Definīcija
Attaisnojuma dokuments ir dokuments papīra vai elektroniskā formā, kas apliecina saimnieciskā darījuma faktu un ir pamats ierakstam grāmatvedībā. Prasības tam nosaka Grāmatvedības likuma 11. pants.
Attaisnojuma dokumentu piemēri
- Rēķins un PVN rēķins.
- Kredītrēķins un avansa rēķins.
- Pavadzīme.
- Kases čeks, bankas konta izraksts.
- Pieņemšanas–nodošanas akts.
- Ceļazīme un avansa norēķins.
Proforma rēķins nav attaisnojuma dokuments, jo tas neapliecina notikušu darījumu.
Obligātie rekvizīti
Grāmatvedības likuma 11. panta piektā daļa prasa, lai attaisnojuma dokumentā būtu vismaz:
| Rekvizīts | Piemērs |
|---|---|
| Dokumenta nosaukums | Rēķins |
| Datums | 2026-10-22 |
| Numurs vai cits identifikators | BL-2026-101 |
| Sastādītāja identifikācija | Nosaukums, reģistrācijas numurs |
| Darījuma partnera identifikācija | Nosaukums, reģistrācijas numurs |
| Darījuma apraksts un vērtība | 10 st. konsultācijas, 600 EUR |
Likums tieši neprasa bankas kontu, taču rēķinā to praktiski vienmēr norāda. Ja dokuments ir arī nodokļa rēķins, tam jāatbilst PVN likuma prasībām.
Ārējie un iekšējie dokumenti
- Ārējie — saņemti no darījuma partneriem (piegādātāja rēķins).
- Iekšējie — sagatavoti uzņēmumā (ceļazīme, inventarizācijas akts).
Ja par vienu darījumu ir abi, priekšroka ir ārējam dokumentam.
Paraksts
Ne katram attaisnojuma dokumentam vajag parakstu. Grāmatvedības likums paredz izņēmumus, īpaši elektroniski sagatavotiem dokumentiem. Kad paraksts nav vajadzīgs, skaidro gids Rēķins bez paraksta.
Glabāšana
Attaisnojuma dokumenti jāglabā Grāmatvedības likumā noteikto laiku. Elektroniski saņemtus dokumentus var glabāt elektroniski — Billy saglabā gan izrakstītos, gan ar AI nolasītos ienākošos rēķinus vienuviet.
Biežākās kļūdas
- Iegrāmatots dokuments bez darījuma partnera identifikācijas (piemēram, čeks bez pircēja datiem lielam pirkumam).
- Apraksts "pakalpojumi" bez perioda un apjoma — pārbaudē grūti pierādīt darījuma saistību ar saimniecisko darbību.
- Proforma iegrāmatota kā rēķins.
- Elektroniski saņemti dokumenti tiek glabāti tikai darbinieka e-pastā, nevis kopējā sistēmā.