Īsā atbilde
- Zīmogs rēķinā nav vajadzīgs. Tas nav Grāmatvedības likumā noteikts attaisnojuma dokumenta rekvizīts.
- Paraksts ir rekvizīts, bet likums paredz izņēmumus. Viens no tiem: rēķins, ko cits uzņēmums izsniedz samaksai, var būt bez paraksta, ja saņēmēja atbildīgā persona darījumu ir apliecinājusi vadītāja noteiktajā kārtībā (Grāmatvedības likuma 11. panta astotās daļas 1. punkts).
- Elektroniski parakstīts rēķins (ar drošu elektronisko parakstu) ir pielīdzināms pašrocīgi parakstītam.
Tātad vairumā ikdienas situāciju PDF rēķins, kas nosūtīts e-pastā bez paraksta, grāmatvedībā der — ja klienta pusē kāds to apstiprina.
Ko saka Grāmatvedības likums
Grāmatvedības likuma 11. panta piektā daļa uzskaita attaisnojuma dokumenta rekvizītus: dokumenta nosaukums, datums, numurs, ziņas par autoru un darījuma partneri, darījuma apraksts un vērtība, kā arī paraksts — izņemot šā panta sestajā, septītajā un astotajā daļā minētos gadījumus. VID šos izņēmumus skaidro savā prezentācijā par attaisnojuma dokumentu un e-dokumentu apriti (12.12.2023.):
| Dokuments | Var būt bez paraksta, ja… | Norma |
|---|---|---|
| Rēķins, ko cits uzņēmums izsniedz samaksai | saņēmēja atbildīgā persona darījumu apliecina vadītāja noteiktajā kārtībā | 11. panta 8. daļas 1. punkts |
| Pieņemšanas-nodošanas akts no cita uzņēmuma | tāpat — saņēmējs apliecina | 11. panta 8. daļas 2. punkts |
| Bankas maksājuma uzdevums, konta izraksts, kases čeks | saņēmēja pusē apliecināti vadītāja noteiktajā kārtībā | 11. panta 8. daļas 3.–5. punkts |
| Iekšējs elektronisks dokuments (avansa norēķins, inventarizācija) | parakstu aizstāj elektronisks apliecinājums, kas identificē personu | 11. panta 6. daļa |
| Skenēta kopija vai izdruka | saņēmējs apliecina darījuma esību noteiktajā kārtībā | 11. panta 10. daļa |
Visi izņēmumi balstās uz vienu principu: ja izrakstītājs neparaksta, darījumu apstiprina saņēmējs. Atbildība pāriet pie klienta grāmatvedības, nevis pazūd.
Kas ir "apliecināšana vadītāja noteiktajā kārtībā"
Katrs uzņēmums savos grāmatvedības organizācijas dokumentos nosaka, kā tiek apstiprināti saņemtie rēķini. Piemēri, ko VID min kā pieņemamus:
- apstiprinājums grāmatvedības vai dokumentu aprites sistēmā, kurā lietotājs pieslēdzas ar savu lietotājvārdu un paroli un nospiež "apstiprināt";
- secīgu darbību kopums lietvedības sistēmā;
- izdrukas apliecināšana ar pašrocīgu parakstu, piemēram, mēneša beigās parakstot saņemto rēķinu sarakstu, ja tāda kārtība noteikta grāmatvedības organizācijas dokumentos.
Jums kā rēķina izrakstītājam tas nozīmē: jūs varat sūtīt neparakstītus rēķinus, bet klients ir tas, kurš tos apstiprina. Ja klients prasa parakstītu rēķinu, tas ir viņa iekšējās kārtības jautājums — parakstiet to elektroniski vai sūtiet e-rēķinu.
Kā sakārtot rēķinu apstiprināšanu savā uzņēmumā
Ja jūs paši saņemat neparakstītus rēķinus no piegādātājiem, jums jābūt noteiktai apliecināšanas kārtībai. Tā nav sarežģīta — pietiek ar dažiem punktiem grāmatvedības organizācijas dokumentos (piemēram, grāmatvedības politikā vai vadītāja rīkojumā):
- Kas apstiprina. Piemēram, valdes loceklis apstiprina visus rēķinus, bet nodaļu vadītāji — savas nodaļas izdevumus līdz noteiktai summai.
- Kā apstiprina. Piemēram, ar atzīmi grāmatvedības programmā, kurā lietotājs pieslēdzies ar savu kontu.
- Kad apstiprina. Piemēram, pirms apmaksas vai līdz mēneša beigām.
- Kur glabā. Piemēram, visi saņemtie rēķini PDF vai XML formātā glabājas grāmatvedības sistēmā kopā ar apstiprinājuma vēsturi.
Svarīgi, lai apstiprinājums ļauj identificēt konkrētu personu — VID uzsver, ka kopējs lietotājs vai anonīma atzīme neder. Ja programmā elektroniska apliecinājuma iespējas nav, var izdrukāt saņemto dokumentu sarakstu un mēneša beigās to parakstīt pašrocīgi, ja tāda kārtība noteikta grāmatvedības organizācijas dokumentos (VID skaidrojums).
Skenēti un fotografēti dokumenti
Grāmatvedības likuma 11. panta desmitā daļa ļauj grāmatvedībā izmantot arī dokumenta atvasinājumu: skenētu kopiju, digitālu fotoattēlu vai elektroniska dokumenta izdruku. Nosacījums — saņēmēja atbildīgā persona vadītāja noteiktajā kārtībā apliecina darījuma esību un informācijas pareizību. Saņēmējam ir tiesības pieprasīt oriģinālu, ja jāpārliecinās par atvasinājuma pareizību.
Praktiski tas nozīmē:
- darbinieks var nofotografēt degvielas čeku vai viesnīcas rēķinu un iesniegt to atmaksai, ja uzņēmumā noteikts, kā šādus attēlus apliecina;
- e-pastā saņemtu PDF rēķinu grāmatvede var izdrukāt, un izdruka der ierakstiem, ja darījumu apliecina atbildīgā persona;
Iekšējie dokumenti
Uzņēmuma iekšējos attaisnojuma dokumentos — avansa norēķinos, inventarizācijas sarakstos, pamatlīdzekļu sarakstos — paraksts nav obligāts, ja tie sagatavoti elektroniski un parakstu aizstāj elektronisks apliecinājums (Grāmatvedības likuma 11. panta sestā daļa). Tas var būt apstiprinājums datorsistēmā ar konkrēta lietotāja kontu, pielikumi ar noteiktu saturu vai secīgu darbību kopums lietvedības sistēmā. Šo kārtību nosaka uzņēmuma vadītājs.
Ceļazīmes arī ir iekšējs dokuments, un tās var apstiprināt elektroniski — skat. ceļazīmes aizpildīšana.
Elektroniskais paraksts
Elektronisko dokumentu likuma 3. pants nosaka, ka elektronisks dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir:
- drošs elektroniskais paraksts (piemēram, eParaksts vai Smart-ID kvalificētais paraksts), vai
- cits elektroniskais paraksts, ja puses par tā izmantošanu ir rakstveidā vienojušās.
Ar drošu elektronisko parakstu parakstīts rēķins ir derīgs bez jebkādiem nosacījumiem par saņēmēja apliecinājumu. Tas ir labākais variants, ja rēķins var nonākt strīdā vai tiesā.
Svarīga nianse: "der ierakstiem" nenozīmē "ir juridisks spēks"
VID skaidrojumā uzsvērts: neparakstīts, bet saņēmēja apliecināts rēķins der ierakstiem grāmatvedībā, taču tam nav juridiska spēka Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē. Praktiski:
- grāmatvedībai un nodokļu aprēķinam ar to pietiek;
- strīdā par parādu jums būs jāpierāda darījums ar citiem pierādījumiem — līgumu, e-pasta saraksti, pieņemšanas aktu, maksājumiem.
Ja strādājat ar jaunu klientu vai lielu summu, parakstiet līgumu vai rēķinu ar drošu elektronisko parakstu. Vairāk par to, kā rīkoties, ja klients nemaksā, — gidā neapmaksāts rēķins.
Frāze "derīgs bez paraksta"
Daudzi rēķini satur frāzi "Dokuments sagatavots elektroniski un ir derīgs bez paraksta". Šī frāze pati par sevi nepadara rēķinu derīgu — tas ir derīgs tāpēc, ka likums paredz izņēmumu un saņēmējs to apliecina. Frāze ir noderīga kā paskaidrojums klienta grāmatvedim, bet nav obligāta.
Strukturēts e-rēķins
Strukturēts elektronisks rēķins ir rēķins, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts mašīnlasāmā formātā atbilstoši Ministru kabineta noteiktajam standartam — Latvijā tas ir Peppol BIS Billing 3.0 (Grāmatvedības likuma 1. panta pirmās daļas 9. punkts). PDF, skenēts papīra rēķins vai attēls nav strukturēts e-rēķins. Termins skaidrots arī vārdnīcā: strukturēts e-rēķins.
E-rēķinam ar parakstu jautājums praktiski neeksistē: to saņem klienta grāmatvedības sistēma, kurā apstiprināšana notiek automātiski kā daļa no dokumentu aprites. No 2028. gada 1. janvāra strukturēti e-rēķini būs obligāti darījumos starp Latvijas uzņēmumiem, bet valsts iestādēm tie jāsūta jau kopš 2025. gada 1. janvāra. Vairāk — lapā e-rēķini un gidā e-rēķinu ieviešana.
Pavadzīmes — stingrāki noteikumi
Preču piegādes dokumentiem (pavadzīmēm) noteikumi ir stingrāki. Papīra pavadzīmei nepieciešams pašrocīgs abu pušu paraksts; elektroniskai — elektroniskais paraksts vai apliecināšana sistēmā, par ko puses vienojušās (MK noteikumu Nr. 877 42. punkts). Sīkāk — gidā pavadzīme vai rēķins.
Piemērs no prakses
SIA "Mārketings" katru mēnesi sūta klientam PDF rēķinu par 1500 EUR + PVN = 1815 EUR bez paraksta. Klienta grāmatvede rēķinu ielādē grāmatvedības programmā, valdes loceklis to apstiprina ar savu lietotāju, un apmaksa notiek. Šis rēķins ir derīgs attaisnojuma dokuments: izrakstītājs nav parakstījis, bet saņēmējs ir apliecinājis darījumu vadītāja noteiktajā kārtībā.
Ja klients nesamaksātu un lieta nonāktu tiesā, SIA "Mārketings" pierādījumi būtu līgums, e-pasta sarakste par padarīto darbu un iepriekšējie maksājumi.
Kas tad rēķinā ir obligāts
Paraksts un zīmogs nav lielākā problēma. Daudz biežāk rēķinus noraida trūkstošu rekvizītu dēļ — nav klienta reģistrācijas numura, nepareizs nosaukums, nav numura. Pārbaudiet sarakstu gidā rēķina rekvizīti vai izmantojiet veidni rēķina paraugs.
Bezmaksas rēķinu ģenerators izveido PDF un Peppol UBL e-rēķina XML bez reģistrācijas, ar summu vārdiem. Billy (9 EUR + PVN mēnesī, 14 dienas bez maksas) ielasa klienta rekvizītus no Uzņēmumu reģistra pēc reģistrācijas numura un numurē rēķinus automātiski.