Šī politika skaidro, kā SIA „Billy” apstrādā fizisko personu datus, kad jūs apmeklējat vietni billy.lv, izmantojat Billy programmu, tās API vai MCP serveri, sazināties ar mums vai kad jūsu dati ir publiski pieejamos uzņēmumu reģistra datos, ko rādām Billy. Tā sagatavota saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas (ES) 2016/679 („VDAR”) 13. un 14. pantu un Fizisko personu datu apstrādes likumu.
Īsumā: mēs apstrādājam tikai tos datus, kas vajadzīgi, lai Billy darbotos, būtu drošs un kļūtu labāks. Mēs datus nepārdodam, nerādām reklāmas un neizmantojam reklāmas sīkdatnes. Datus, ko jūsu uzņēmums ievada Billy (rēķinus, klientus, darbiniekus, braucienus), mēs apstrādājam tikai uzņēmuma uzdevumā saskaņā ar Datu apstrādes noteikumiem.
1. Pārzinis un saziņa
Personas datu pārzinis ir SIA „Billy”, reģistrācijas Nr. 40203676674, PVN Nr. LV40203676674, juridiskā adrese: Ulbrokas iela 23, Rīga, LV-1021, Latvija („Billy”, „mēs”).
Jautājumus par personas datiem un pieprasījumus īstenot savas tiesības sūtiet uz [email protected] ar norādi „Personas dati” vai pa pastu uz iepriekš minēto adresi. Tālrunis: +371 27 870 820.
Mēs neesam iecēluši datu aizsardzības speciālistu, jo VDAR 37. pants mums to neprasa. Par datu aizsardzību atbild SIA „Billy” valde.
2. Kad mēs esam pārzinis un kad — apstrādātājs
Mēs esam pārzinis datiem, par kuru apstrādes mērķiem lemjam paši: lietotāju kontiem, saziņai ar mums, vietnes un programmas drošībai un analītikai, norēķiniem ar mūsu klientiem un uzņēmumu reģistra datiem, ko rādām Billy. Uz šiem datiem attiecas šī politika.
Mēs esam apstrādātājs datiem, ko organizācija (uzņēmums, pašnodarbinātais vai grāmatvedis, kas lieto Billy) ievada vai saņem Billy savas darbības vajadzībām, piemēram, rēķinos norādītās kontaktpersonas, klientu un piegādātāju dati, darbinieku un šoferu dati ceļazīmēs un braucienu uzskaitē, organizācijas Billy e-pasta adresē saņemtās vēstules un augšupielādētie dokumenti. Šo datu pārzinis ir attiecīgā organizācija. Mēs tos apstrādājam tikai tās uzdevumā saskaņā ar Datu apstrādes noteikumiem. Ja jūsu dati Billy nonākuši šādā veidā (piemēram, jums izrakstīts rēķins ar Billy), ar jautājumiem un pieprasījumiem vispirms vērsieties pie organizācijas, kas jūsu datus apstrādā; mēs tai palīdzēsim pieprasījumu izpildīt.
3. Kādus datus apstrādājam, kāpēc un uz kāda pamata
| Mērķis | Dati | Tiesiskais pamats (VDAR 6. panta 1. punkts) | Glabāšanas termiņš |
|---|---|---|---|
| Konta izveide un pieslēgšanās | E-pasta adrese, vārds un uzvārds; vienreizējie pieslēgšanās kodi un saites; ja pieslēdzaties ar Google vai Microsoft — konta identifikators, vārds, e-pasts un to apstiprinājuma statuss; ja ar Smart-ID vai eParaksts — vārds, uzvārds, personas kods un valsts; sesiju dati (IP adrese, pārlūka nosaukums) | b) līguma izpilde | Kamēr konts pastāv; pēc konta dzēšanas — 30 dienu laikā. Kodi un saites derīgi 5 minūtes |
| Billy pakalpojuma sniegšana organizācijai | Lietotāja loma organizācijā, uzaicinājumi, iestatījumi, paziņojumi; darbību žurnāls (kurš lietotājs, kad un ko mainīja) | b) līguma izpilde; f) leģitīmās intereses — drošība un izsekojamība | Kamēr organizācija pastāv Billy |
| Servisa e-pasti | E-pasta adrese, vārds, vēstules saturs (pieslēgšanās kodi, uzaicinājumi, paziņojumi par kontu, noteikumu izmaiņām un maksu) | b) līguma izpilde | Kamēr konts pastāv |
| Informatīvie e-pasti par Billy funkcijām (nodokļu termiņu atgādinājumi, PVN sliekšņa brīdinājumi, klientu datu izmaiņas reģistros, atkārtojošo rēķinu ziņas) | E-pasta adrese, vārds, attiecīgās organizācijas dati | b) līguma izpilde | Kamēr konts pastāv; katru veidu var atslēgt |
| Ievada e-pasti jauniem lietotājiem | E-pasta adrese, vārds, reģistrācijas datums, vai izrakstīts pirmais rēķins | f) leģitīmās intereses — palīdzēt sākt lietot Billy un uzzināt, kas traucē | Daži e-pasti pirmajās divās nedēļās pēc reģistrācijas; atzīme par nosūtīšanu glabājas, kamēr konts pastāv |
| E-pastu iestatījumi | Kurus neobligātos e-pastus esat atslēguši | c) juridisks pienākums ievērot jūsu izvēli; f) leģitīmās intereses | Kamēr konts pastāv |
| Saziņa un atbalsts | Vārds, e-pasts, tālrunis, uzņēmums, ziņas saturs un sarakste | f) leģitīmās intereses — atbildēt uz jautājumiem; b) — ja jautājums attiecas uz līgumu | 2 gadi pēc pēdējās saziņas |
| Norēķini par Billy | Maksātāja organizācijas rekvizīti, kontaktpersona, rēķini un maksājumi | b) līguma izpilde; c) juridisks pienākums (Grāmatvedības likums, likums „Par nodokļiem un nodevām”) | Grāmatvedības un nodokļu likumos noteiktajā termiņā |
| Produkta analītika un aptaujas | Publiskajā vietnē — skatītās lapas, novirzītājs, pārlūks, ierīces tips, aptuvenā valsts, bez sīkdatnēm un bez jūsu identificēšanas. Programmā — lietotāja identifikators, e-pasts, vārds, reģistrācijas datums, apmeklētās lapas, galvenās darbības (piem., „rēķins izveidots”) un aptauju atbildes | f) leģitīmās intereses — saprast, kā Billy tiek lietots, un to uzlabot | Līdz 24 mēnešiem |
| Drošība un ļaunprātīgas izmantošanas novēršana | IP adrese, pieprasījuma laiks un adrese, pārlūka nosaukums, kļūdu dati; pieprasījumu skaits no IP adreses; uzņēmumu personu datu skatījumu žurnāls (sk. 5. sadaļu) | f) leģitīmās intereses — aizsargāt pakalpojumu, lietotājus un trešās personas; c) juridisks pienākums (VDAR 32. pants) | Tehniskie žurnāli — līdz 6 mēnešiem, ja tie nav vajadzīgi incidenta izmeklēšanai; skatījumu žurnāls — 2 gadi |
| Uzņēmumu informācija un darījumu partneru pārbaude | Uzņēmumu reģistra dati par amatpersonām, dalībniekiem un patiesajiem labuma guvējiem (sk. 5. sadaļu) | f) leģitīmās intereses — darījumu partneru pārbaude | Kamēr dati ir publicēti reģistra atvērtajos datos |
| Tiesību aizsardzība un likumu izpilde | Dati, kas vajadzīgi konkrētajam gadījumam | c) juridisks pienākums; f) leģitīmās intereses — celt, īstenot vai aizstāvēt prasības | Līdz prasījuma noilgumam vai lietas izbeigšanai |
Ja pamats ir leģitīmās intereses, mēs esam izvērtējuši, ka tās nav svarīgākas par jūsu interesēm un tiesībām. Ar izvērtējumu varat iepazīties, rakstot uz [email protected].
Konta datu sniegšana ir līguma noslēgšanas priekšnoteikums: bez e-pasta adreses vai elektroniskās identifikācijas mēs nevaram izveidot kontu.
Bezmaksas rīki
Billy bezmaksas rīki (piemēram, rēķina ģenerators, e-rēķina skatītājs un kalkulatori) darbojas jūsu pārlūkā: ievadītos datus mēs nesaņemam un nesaglabājam. Daži rīki saglabā jūsu ievadīto informāciju jūsu pārlūka krātuvē, lai tā nepazustu, pārlādējot lapu (sk. Sīkdatņu politiku). Rēķina ģenerators pēc reģistrācijas numura ielādē uzņēmuma rekvizītus no mūsu servera, un ECB kursa kalkulators ielādē kursus tieši no Eiropas Centrālās bankas vietnes, kas tādējādi saņem jūsu IP adresi.
Avoti
Lielāko daļu datu saņemam no jums. Citi avoti: Google vai Microsoft (ja pieslēdzaties ar to kontu), Smart-ID un eParaksts identifikācijas pakalpojumi (ja pieslēdzaties ar tiem), organizācijas, kas jūs uzaicina pievienoties, un publiskie reģistri (sk. 5. sadaļu).
4. Mākslīgais intelekts
Billy izmanto mākslīgo intelektu („MI”), lai nolasītu augšupielādētos vai e-pastā saņemtos rēķinus, čekus un odometra fotoattēlus, kā arī lai saprastu brīvā tekstā aprakstītus braucienus. Šim nolūkam dokumenta vai teksta saturs tiek nosūtīts Anthropic (Claude modeļi). Saskaņā ar Anthropic komerciālajiem noteikumiem šie dati netiek izmantoti modeļu apmācībai. Citiem MI pakalpojumu sniedzējiem dati netiek nodoti.
MI rezultāts ir priekšlikums, ko lietotājs pārbauda un apstiprina pirms saglabāšanas. Mēs neizmantojam jūsu vai jūsu organizācijas datus savu MI modeļu apmācībai, un MI nepieņem lēmumus, kam būtu juridiskas sekas jums.
5. Uzņēmumu reģistra dati par fiziskām personām
Šī sadaļa ir paredzēta personām, kuru dati ir publiski pieejamos uzņēmumu reģistra datos (VDAR 14. pants).
Avots. Uzņēmumu reģistra un Valsts ieņēmumu dienesta atvērtie dati portālā data.gov.lv, kā arī Uzņēmumu reģistra dati, kas saņemti caur valsts informācijas sistēmu savietotāju (VISS).
Dati. Valdes un padomes locekļu, prokūristu, dalībnieku un patieso labuma guvēju vārds un uzvārds, amats vai loma, pārstāvības tiesības, kapitāla daļu apmērs, dzīvesvietas valsts un attiecīgie datumi. Mēs nekad nerādām personas kodus (arī daļēji) un dzimšanas datus.
Mērķis un pamats. Lai Billy lietotāji varētu pārbaudīt darījumu partnerus pirms rēķina izrakstīšanas vai darījuma (piemēram, kas ir tiesīgs pārstāvēt uzņēmumu), — VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts (Billy un tā lietotāju leģitīmās intereses).
Ierobežojumi.
- Publiskajās uzņēmumu lapās (billy.lv/uznemumi) fizisko personu vārdi netiek rādīti: amatpersonas redzamas tikai pēc amata, dalībnieki — kā „fiziska persona” ar daļu apmēru, patiesie labuma guvēji — kā skaits un valsts.
- Vārdus redz tikai Billy reģistrēti lietotāji, un katrs šāds skatījums tiek ierakstīts žurnālā (organizācija, lietotājs, uzņēmums, laiks), lai varētu atklāt un novērst ļaunprātīgu izmantošanu.
- Meklēšana pēc personas vārda nav pieejama, un mēs neveidojam personu profilus.
Saņēmēji. Billy reģistrētie lietotāji un mūsu apstrādātāji (sk. 6. sadaļu).
Glabāšana. Datus atjaunojam no reģistra; kad reģistrs tos vairs nepublicē, tos dzēšam ar nākamo atjaunināšanu. Skatījumu žurnālu glabājam 2 gadus.
Jūsu tiesības. Jūs varat iebilst pret šo apstrādi (VDAR 21. pants), rakstot uz [email protected]. Datus labo pats reģistrs: ja tie ir neprecīzi, vērsieties Uzņēmumu reģistrā; pēc labojuma reģistrā tie tiks laboti arī Billy.
6. Kam mēs nododam datus
Mēs datus nepārdodam un nenododam reklāmdevējiem. Datus saņem tikai:
Mūsu apstrādātāji, kas sniedz mums pakalpojumus un drīkst datus izmantot tikai mūsu norādītajiem mērķiem saskaņā ar līgumu (VDAR 28. pants):
| Apstrādātājs | Pakalpojums | Datu atrašanās vieta |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH (Vācija) | Serveri un datubāze | ES |
| Amazon Web Services EMEA SARL (Luksemburga) | E-pasta sūtīšana un saņemšana, rezerves kopijas | ES (Īrija) |
| Cloudflare, Inc. (ASV) | Vietnes piegāde, aizsardzība pret uzbrukumiem, šifrēts savienojums | Globāls tīkls, tostarp ārpus EEZ |
| PostHog Inc. (ASV) | Produkta analītika un aptaujas | ES |
| Anthropic (ASV) | Dokumentu nolasīšana ar MI | ASV |
| Google Ireland Limited (Īrija) | Attālumu aprēķins braucienu uzskaitē (saņem braucienā norādītās adreses) | ES un ārpus EEZ |
| OpenStreetMap Foundation (Apvienotā Karaliste) un Project OSRM | Adrešu atrašana kartē un maršruta attāluma aprēķins braucienu uzskaitē (saņem braucienā norādītās adreses) | Apvienotā Karaliste un ES |
Eiropas Komisija ir atzinusi, ka Apvienotajā Karalistē ir pietiekams datu aizsardzības līmenis.
Neatkarīgi pārziņi, kas datus apstrādā saviem mērķiem un saskaņā ar savām privātuma politikām: elektroniskās identifikācijas pakalpojumu sniedzēji (Smart-ID un identifikācijas starpniekpakalpojums Authentigate — SK ID Solutions AS, Igaunija; eParaksts — VAS „Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs”), Google un Microsoft, ja pieslēdzaties ar to kontu, kā arī bankas un maksājumu pakalpojumu sniedzēji, kad maksājat par Billy.
Pēc jūsu vai jūsu organizācijas norādījuma: rēķinu un atgādinājumu saņēmēji, kuriem organizācija sūta dokumentus no Billy; personas, kurām nododat rēķina koplietošanas saiti; sistēmas, ko pieslēdzat Billy (piemēram, grāmatvedības programma Jumis vai MI asistents, kam atļaujat piekļuvi caur API vai MCP).
Valsts iestādes, ja tas ir mūsu juridisks pienākums (piemēram, pēc tiesas, policijas vai Valsts ieņēmumu dienesta likumīga pieprasījuma), un mūsu profesionālie konsultanti (juristi, revidenti, grāmatveži), kam ir konfidencialitātes pienākums.
Uzņēmuma pārņēmējs, ja Billy uzņēmējdarbība vai tās daļa tiek pārdota vai reorganizēta; šādā gadījumā jūs iepriekš informēsim, un datu aizsardzības līmenis nemainīsies.
7. Datu nosūtīšana ārpus Eiropas Ekonomikas zonas
Galvenā datubāze un faili tiek glabāti ES. Daži apstrādātāji (sk. 6. sadaļu) atrodas vai var piekļūt datiem ārpus Eiropas Ekonomikas zonas, galvenokārt ASV. Šādos gadījumos datus nosūtām tikai, ja:
- Eiropas Komisija ir atzinusi, ka valstī vai uzņēmumā ir pietiekams aizsardzības līmenis (VDAR 45. pants), piemēram, ASV uzņēmumam, kas sertificēts saskaņā ar ES un ASV datu privātuma regulējumu; vai
- ar saņēmēju ir noslēgtas Eiropas Komisijas apstiprinātās standarta līguma klauzulas un vajadzības gadījumā piemēroti papildu pasākumi (VDAR 46. panta 2. punkta c) apakšpunkts).
Informāciju par konkrētajam saņēmējam piemērotajām garantijām un to kopiju varat saņemt, rakstot uz [email protected].
8. Cik ilgi glabājam datus
Datus glabājam tikai tik ilgi, cik vajadzīgs 3. sadaļā norādītajiem mērķiem un termiņos. Pēc tam tos dzēšam vai neatgriezeniski anonimizējam. Ja jūs dzēšat kontu, jūsu konta dati tiek dzēsti 30 dienu laikā, izņemot datus, kas mums jāglabā likumā noteiktā kārtā vai tiesību aizsardzībai. Rezerves kopijās dati var saglabāties līdz to kārtējai pārrakstīšanai, bet tās netiek izmantotas citiem mērķiem.
Organizācijas ievadīto datu glabāšanu nosaka Datu apstrādes noteikumi un Lietošanas noteikumi.
9. Kā mēs aizsargājam datus
Mēs izmantojam samērīgus tehniskos un organizatoriskos pasākumus (VDAR 32. pants), tostarp:
- šifrētu savienojumu (HTTPS) visai saziņai ar Billy;
- pieslēgšanos bez parolēm — ar vienreizēju kodu e-pastā, Google, Microsoft, Smart-ID vai eParaksts, tāpēc Billy neglabā lietotāju paroles;
- piekļuves nošķiršanu pa organizācijām un lomām, darbību žurnālu un uzņēmumu personu datu skatījumu žurnālu;
- pieslēgto sistēmu paroļu šifrēšanu (AES-256-GCM);
- datubāzes un failu šifrēšanu miera stāvoklī un ikdienas šifrētas rezerves kopijas ES;
- piekļuvi produkcijas sistēmām tikai pilnvarotām personām, kurām ir konfidencialitātes pienākums;
- pieprasījumu skaita ierobežošanu un aizsardzību pret automatizētiem uzbrukumiem.
Ja notiks personas datu aizsardzības pārkāpums, mēs rīkosimies saskaņā ar VDAR 33. un 34. pantu: ziņosim Datu valsts inspekcijai 72 stundu laikā un, ja pārkāpums var radīt augstu risku jūsu tiesībām, informēsim arī jūs.
10. Jūsu tiesības
Jums ir tiesības:
- piekļūt saviem datiem un saņemt to kopiju (VDAR 15. pants);
- labot neprecīzus datus (16. pants) — lielāko daļu konta datu varat labot paši Billy iestatījumos;
- dzēst datus (17. pants);
- ierobežot apstrādi (18. pants);
- pārnest datus, ko esat mums snieguši, strukturētā, mašīnlasāmā formātā (20. pants);
- iebilst pret apstrādi, kuras pamats ir leģitīmās intereses (21. pants), tostarp pret analītiku un ievada e-pastiem;
- atsaukt piekrišanu, ja apstrāde balstīta uz to; tas neietekmē iepriekšējās apstrādes likumību.
Neobligātos e-pastus (ievada e-pastus, atgādinājumus un ziņas par Billy funkcijām) varat atslēgt pa veidiem vai visus uzreiz konta iestatījumu sadaļā E-pasti, kā arī ar atteikšanās saiti katra šāda e-pasta beigās, nepieslēdzoties Billy. Pieslēgšanās kodi, uzaicinājumi un paziņojumi par kontu, drošību, norēķiniem un noteikumu izmaiņām ir nepieciešami pakalpojuma sniegšanai, un tos atslēgt nevar.
Pieprasījumu sūtiet uz [email protected] no e-pasta adreses, kas piesaistīta jūsu kontam, vai citā veidā, kas ļauj mums pārliecināties par jūsu identitāti. Atbildēsim bez maksas viena mēneša laikā; sarežģītos gadījumos šo termiņu varam pagarināt vēl par diviem mēnešiem, par to jūs informējot (VDAR 12. pants). Ja pieprasījums ir acīmredzami nepamatots vai pārmērīgs, mēs varam atteikties to izpildīt vai pieprasīt saprātīgu samaksu.
Tiesības var būt ierobežotas, ja mums dati jāglabā likumā noteiktā kārtā (piemēram, grāmatvedības dokumenti) vai tie vajadzīgi tiesību aizsardzībai.
11. Sūdzības
Ja uzskatāt, ka jūsu dati tiek apstrādāti nelikumīgi, lūdzam vispirms rakstīt mums — mēs centīsimies situāciju atrisināt. Jums ir tiesības jebkurā laikā iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā (Elijas iela 17, Rīga, LV-1050, www.dvi.gov.lv) vai citā ES dalībvalsts uzraudzības iestādē savā dzīvesvietā vai darba vietā.
12. Sīkdatnes
Mēs izmantojam tikai darbībai nepieciešamās sīkdatnes un neizmantojam reklāmas vai izsekošanas sīkdatnes. Sīkāk — Sīkdatņu politikā.
13. Automatizēta lēmumu pieņemšana
Mēs nepieņemam lēmumus, kas balstīti tikai uz automatizētu apstrādi un rada jums juridiskas sekas vai līdzīgi būtiski ietekmē jūs (VDAR 22. pants). Riska brīdinājumi par darījumu partneriem (piemēram, likvidācija vai PVN statuss) attiecas uz uzņēmumiem un ir tikai informatīvi.
14. Bērni
Billy ir paredzēts uzņēmējdarbībai un pilngadīgām personām. Mēs apzināti neapstrādājam par 18 gadiem jaunāku personu datus. Ja uzzināsim par šādu kontu, to dzēsīsim.
15. Izmaiņas šajā politikā
Mēs varam šo politiku atjaunināt, piemēram, ja mainās Billy funkcijas, apstrādātāji vai normatīvie akti. Spēkā esošā redakcija vienmēr ir publicēta šajā lapā ar atjaunināšanas datumu. Par būtiskām izmaiņām reģistrētos lietotājus informēsim e-pastā vai Billy programmā vismaz 30 dienas iepriekš, ja vien izmaiņas nav jāievieš ātrāk likuma prasību dēļ.