Kas ir rēķinu programma un kāpēc tā vajadzīga
Rēķinu programma ir rīks, kurā jūs sagatavojat, numurējat, nosūtāt un uzglabājat rēķinus, nevis katru reizi kopējat veco Word vai Excel failu. Pirmajā mēnesī atšķirība šķiet maza, bet pēc gada jums ir simtiem dokumentu, un tieši tad parādās klasiskās problēmas: dubulti numuri, aizmirsti PVN numuri, nepareizi klienta nosaukumi un rēķini, kurus nevar atrast, kad grāmatvedis tos prasa.
Laba rēķinu programma atrisina trīs lietas:
- Pareizība — obligātie rekvizīti ir katrā rēķinā, numerācija ir secīga un bez caurumiem, summas un PVN tiek aprēķināti automātiski.
- Ātrums — klienta dati, preces un pakalpojumi tiek ielasīti no saraksta, nevis pārrakstīti.
- Pārskatāmība — vienā vietā redzat, kas ir izrakstīts, kas apmaksāts un kas kavējas.
Ja jums pagaidām vajag tikai vienu rēķinu, izmēģiniet bezmaksas rēķinu ģeneratoru bez reģistrācijas. Ja rēķinus izrakstāt regulāri, programma ietaupīs stundas katru mēnesi.
Ko Billy rēķinu programma dara jūsu vietā
Klienta rekvizīti pēc reģistrācijas numura
Ievadiet klienta reģistrācijas numuru, un Billy pats ielasīs nosaukumu un juridisko adresi no Uzņēmumu reģistra, kā arī pārbaudīs PVN maksātāja statusu VID datubāzē. Tas novērš biežāko kļūdu rēķinos — nepareizi uzrakstītu uzņēmuma nosaukumu vai novecojušu adresi.
Automātiska numerācija
Rēķinu numuri tiek piešķirti secīgi, tāpēc jums nav jāatceras, kurš bija pēdējais. Ja vēlaties saprast, kā numerāciju veidot pareizi, izlasiet gidu par rēķinu numerāciju.
PDF un nosūtīšana pa e-pastu
Katrs rēķins tiek saglabāts kā glīts PDF, ko varat lejupielādēt vai nosūtīt klientam pa e-pastu tieši no Billy. Rēķins, kas sagatavots elektroniski, ir derīgs bez paraksta — paraksts nav obligāts, ja vien neesat par to īpaši vienojušies ar klientu.
Ienākošie rēķini ar AI nolasīšanu
Katrai organizācijai Billy ir sava e-pasta adrese ienākošajiem rēķiniem. Pārsūtiet piegādātāja rēķinu uz šo adresi, un mākslīgais intelekts nolasīs piegādātāju, datumu, summas un PVN. Sīkāk par to lapā ienākošo rēķinu apstrāde.
Projekti, darba laiks un rēķins no stundām
Ja jūs pārdodat savu laiku, varat uzskaitīt darba stundas projektos un izrakstīt rēķinu no nostrādātā laika, nevis pārrēķināt stundas kalkulatorā.
Excel veidne vai rēķinu programma
Daudzi sāk ar Excel veidni, un tas ir saprotami — tā ir bez maksas un pazīstama. Atšķirība parādās, kad rēķinu kļūst vairāk.
| Excel vai Word veidne | Rēķinu programma | |
|---|---|---|
| Rēķina numurs | Jāatceras un jāieraksta pašam | Piešķir automātiski secībā |
| Klienta rekvizīti | Jākopē no iepriekšējā rēķina vai jāmeklē | Pēc reģistrācijas numura no Uzņēmumu reģistra |
| PVN aprēķins | Formulas, kuras var nejauši izdzēst | Aprēķina programma |
| Apmaksas kontrole | Atsevišķa tabula vai nekāda | Redzams pie katra rēķina |
| Piekļuve grāmatvedim | Faili e-pastā | Atsevišķs lietotājs ar savu lomu |
| E-rēķins 2028. gadā | Nav iespējams | Dati jau ir strukturēti |
Veidne ir laba, ja izrakstāt pāris rēķinus gadā. Ja rēķini ir katru nedēļu, programma atmaksājas jau ar to laiku, ko ietaupāt uz kopēšanu un kļūdu labošanu.
Kādiem rekvizītiem jābūt rēķinā
PVN maksātāja rēķina obligātie rekvizīti ir noteikti Pievienotās vērtības nodokļa likuma 125. pantā. Galvenie no tiem:
| Rekvizīts | Piezīme |
|---|---|
| Dokumenta nosaukums, numurs un datums | Numurs — unikāls un secīgs |
| Piegādātāja nosaukums, adrese, PVN numurs | Billy aizpilda no organizācijas profila |
| Saņēmēja nosaukums, adrese, PVN numurs | Billy ielasa pēc reģistrācijas numura |
| Preču vai pakalpojumu apraksts un daudzums | No jūsu preču un pakalpojumu saraksta |
| Piegādes datums, ja atšķiras no rēķina datuma | |
| Summa bez PVN, PVN likme un summa, kopsumma | Aprēķina automātiski |
Pilnu sarakstu ar skaidrojumiem atradīsiet gidā rēķina rekvizīti, bet soli pa solim procesu — rakstā kā izrakstīt rēķinu.
Rēķinu programma un e-rēķini no 2028. gada
Saskaņā ar Grāmatvedības likuma grozījumiem, no 2028. gada 1. janvāra darījumos starp Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem rēķini būs jāizraksta kā strukturēti elektroniskie rēķini. Darījumos ar budžeta iestādēm šī prasība ir spēkā jau kopš 2025. gada 1. janvāra. PDF fails pa e-pastu vairs neskaitīsies par e-rēķinu — vajadzīgs mašīnlasāms formāts atbilstoši Eiropas standartam EN 16931 (Latvijā — Peppol BIS Billing 3.0), ko nosūta caur e-adresi vai Peppol piekļuves punktu. Aktuālā informācija ir VID e-rēķinu sadaļā.
Ko tas nozīmē rēķinu programmas izvēlē:
- Programmai jāprot sagatavot rēķinu UBL XML formātā, nevis tikai PDF.
- Datiem jābūt strukturētiem jau rēķina sagatavošanas brīdī — klienta reģistrācijas numurs, PVN numurs un rindas ar mērvienībām.
- Vajadzīgs kanāls e-rēķinu nosūtīšanai un saņemšanai.
Billy rēķina dati jau tagad tiek glabāti strukturēti, un mūsu bezmaksas ģenerators prot izveidot e-rēķina XML. Ja jums atsūtīja XML failu, to varat atvērt un izdrukāt ar e-rēķina skatītāju. E-rēķinu nosūtīšana tieši no Billy uz e-adresi vai Peppol tīklu ir drīzumā — mēs to ieviešam krietni pirms 2028. gada termiņa. Vairāk lasiet pīlāra lapā e-rēķini 2028.
Kā izvēlēties rēķinu programmu
Pirms izvēlaties, pārbaudiet šos punktus — tie atšķir ērtu rīku no tāda, kuru pēc gada nāksies mainīt:
- Vai programma zina Latvijas uzņēmumus? Klienta datu ielasīšana no Uzņēmumu reģistra un PVN statusa pārbaude ietaupa laiku katrā rēķinā.
- Vai cena ir atkarīga no rēķinu vai lietotāju skaita? Ja jā, rēķins par programmu augs kopā ar jūsu biznesu.
- Vai programma ir gatava e-rēķiniem? Līdz 2028. gada 1. janvārim palicis nedaudz vairāk par gadu, un pāreja būs vieglāka, ja dati jau tagad ir strukturēti.
- Vai tajā var apstrādāt arī ienākošos rēķinus? Citādi piegādātāju rēķini paliek e-pastā un tabulās.
- Kur glabājas dati? Uzņēmuma finanšu datiem vajadzētu atrasties Eiropas Savienībā.
- Vai var izmēģināt bez bankas kartes? Labs rīks ļauj pārliecināties pirms maksāšanas.
Billy atbilst visiem sešiem punktiem.
Kam piemērota Billy rēķinu programma
- Pašnodarbinātajiem, kuri izraksta dažus rēķinus mēnesī un grib, lai tie izskatītos profesionāli un būtu sakārtoti gada ienākumu deklarācijai.
- Mazajiem uzņēmumiem un SIA, kurām vajag vairākus lietotājus ar dažādām tiesībām un pārskatu par neapmaksātajiem rēķiniem.
- Grāmatvežiem, kas apkalpo vairākus klientus — katrs uzņēmums ir atsevišķa organizācija ar savām lomām un piekļuvēm.
- Uzņēmumiem ar autoparku — Billy ir arī ceļazīmes un nobraukuma uzskaite.
Drošība un pieslēgšanās
Billy varat pieslēgties ar Smart-ID vai eParakstu. Pēc pieslēgšanās Billy automātiski atrod Uzņēmumu reģistrā uzņēmumus, kuros jūs esat amatpersona, tāpēc organizāciju nav jāveido ar roku. Kolēģiem un grāmatvedim varat piešķirt atsevišķas lomas un piekļuves. Dati tiek glabāti serveros Eiropas Savienībā atbilstoši GDPR.
Cena: viena, vienkārša
Billy maksā €9 + PVN mēnesī par organizāciju. Tajā ietilpst neierobežots rēķinu skaits un neierobežots lietotāju skaits — nav jāskaita, cik dokumentu esat izrakstījuši vai cik kolēģu pievienojuši. Pirmās 14 dienas ir bez maksas, un bankas karte reģistrējoties nav vajadzīga.
Kā sākt
- Pieslēdzieties ar Smart-ID vai eParakstu.
- Izvēlieties savu uzņēmumu no Uzņēmumu reģistra saraksta.
- Pievienojiet logotipu un bankas kontu.
- Ievadiet klienta reģistrācijas numuru un izrakstiet pirmo rēķinu.
Viss kopā aizņem dažas minūtes, un pirmais rēķins var būt pie klienta vēl šodien.