Tipiskās mazas SIA problēmas ar rēķiniem
Uzņēmumā ar 2–20 darbiniekiem parasti nav atsevišķa finanšu nodaļas. Rēķinus izraksta valdes loceklis vai projektu vadītājs, grāmatvedība ir ārpakalpojumā, un informācija starp viņiem ceļo pa e-pastu. Tas noved pie ļoti konkrētām problēmām:
- Kurš rēķins jau izrakstīts? Divi darbinieki izraksta rēķinus no saviem datoriem, un numerācija sajūk.
- Kas nav apmaksāts? Debitoru saraksts tiek veidots mēneša beigās, salīdzinot bankas izrakstu ar mapi ar PDF failiem.
- Kur ir piegādātāja rēķins? Grāmatvedis prasa dokumentus, un tos meklē darbinieku pastkastēs.
- Kurš ko drīkst redzēt? Ne visiem darbiniekiem vajag piekļuvi visiem finanšu datiem.
Kā Billy to sakārto
Viena numerācija visam uzņēmumam
Visi rēķini tiek izrakstīti vienā organizācijā ar automātisku, secīgu numerāciju — neatkarīgi no tā, kurš darbinieks rēķinu izveidoja. Ja vēlaties numerāciju ar prefiksiem vai sadalīt pa virzieniem, izlasiet gidu rēķinu numerācija.
PVN rēķini ar pareiziem rekvizītiem
Lielākā daļa SIA ir PVN maksātājas, un to rēķinos jābūt visiem PVN likuma 125. pantā noteiktajiem rekvizītiem. Billy klienta nosaukumu un adresi ielasa no Uzņēmumu reģistra pēc reģistrācijas numura un pārbauda klienta PVN statusu VID datubāzē, tāpēc PVN numurs rēķinā ir pareizs. Pilns rekvizītu saraksts ir gidā rēķina rekvizīti.
Kredītrēķini un avansa maksājumi
Mazajā biznesā bieži prasa priekšapmaksu — par materiāliem, rezervāciju vai projekta sākumu. Avansa rēķinu varat sagatavot ar bezmaksas rēķinu ģeneratoru, bet kļūdas vai atlaides jau izrakstītā rēķinā Billy labo ar kredītrēķinu, nevis pārrakstot nosūtītu dokumentu. Tā rēķinu vēsture paliek pilnīga, un grāmatvedim ir skaidrs, kas mainīts.
Neapmaksātie rēķini vienā skatā
Rēķinu sarakstā redzat, kuri rēķini ir nokavēti un kuriem tuvojas termiņš. Kad klients kavē, rīkojieties pēc gida neapmaksāts rēķins.
Ienākošie rēķini vienā adresē
Katrai organizācijai ir sava e-pasta adrese ienākošajiem rēķiniem. Darbinieki pārsūta uz to piegādātāju rēķinus, un AI nolasa piegādātāju, numuru, datumu, termiņu un summu. Grāmatvedis tos redz bez e-pasta sarakstes. Vairāk lapā ienākošo rēķinu apstrāde.
Komanda un piekļuves
Billy lietotāju skaits nav ierobežots, un katram varat piešķirt lomu un piekļuves. Tipisks sadalījums mazā uzņēmumā:
| Kas | Ko parasti vajag |
|---|---|
| Valdes loceklis | Pilna piekļuve, iestatījumi, lietotāju pārvaldība |
| Projektu vadītājs vai pārdevējs | Rēķinu izrakstīšana saviem klientiem |
| Ārpakalpojuma grāmatvedis | Visu izejošo un ienākošo rēķinu skatīšana |
| Darbinieks ar dienesta auto | Braucienu un degvielas čeku ievadīšana |
Pieslēgšanās notiek ar Smart-ID vai eParakstu. Valdes loceklim pat nav jāveido uzņēmums ar roku — Billy pēc pieslēgšanās atrod Uzņēmumu reģistrā uzņēmumus, kuros jūs esat amatpersona. Ja jums ir vairāki uzņēmumi, katrs ir atsevišķa organizācija ar saviem datiem.
Vairāk nekā rēķini
Mazam uzņēmumam nav jēgas maksāt par piecām dažādām programmām. Billy tajā pašā cenā ir:
- projekti, darba laika uzskaite un kanban dēlis — un rēķins no projekta nostrādātajām stundām;
- autoparks un ceļazīmes — braucieni, degvielas čeki un ikmēneša ceļazīme, arī vienkāršotā uzskaite auto, par kuriem maksā UVTN (skat. ceļazīmes);
- klientu un preču saraksts, ko izmanto visa komanda.
Tas nozīmē, ka viens un tas pats klients ir redzams gan rēķinos, gan projektos, un darba stundas, kas uzskaitītas projektā, nonāk rēķinā bez pārrakstīšanas. Darbinieks, kurš brauc pie klienta ar dienesta auto, ieraksta braucienu tajā pašā sistēmā, kur vēlāk tiks izrakstīts rēķins par šo darbu. Mazam uzņēmumam tas aizstāj vairākas atsevišķas tabulas un abonementus.
Kā izskatās mēnesis ar Billy
Ikdienā. Projektu vadītājs pēc darba nodošanas izraksta rēķinu klientam — klients jau ir sarakstā, rekvizīti pareizi, PDF aiziet pa e-pastu. Darbinieki pārsūta piegādātāju rēķinus uz organizācijas adresi tajā pašā dienā, kad tos saņem.
Reizi nedēļā. Valdes loceklis atver rēķinu sarakstu un redz, kuri klienti kavē maksājumu, un atgādina viņiem, kamēr summa vēl nav kļuvusi par problēmu.
Mēneša beigās. Grāmatvedis pats atver Billy un redz visus mēneša izejošos un ienākošos rēķinus, kā arī auto ceļazīmes. Nav jāsūta mapes ar failiem un jāatbild uz jautājumiem par trūkstošiem dokumentiem.
Gada beigās. Visi dokumenti ir vienā vietā, sakārtoti pa datumiem un klientiem, gatavi gada pārskatam.
Gatavojieties e-rēķiniem jau tagad
Ja jūsu SIA strādā ar valsts vai pašvaldību iestādēm, e-rēķini jums ir obligāti jau kopš 2025. gada. Darījumos ar citiem Latvijas uzņēmumiem tie kļūs obligāti no 2028. gada 1. janvāra, kā noteikts Grāmatvedības likuma grozījumos. Billy rēķinu dati jau tagad ir strukturēti, un nosūtīšana uz e-adresi vai Peppol tīklu ir drīzumā. Detalizēti — lapā e-rēķini 2028.
Cena, kas neaug kopā ar komandu
Billy maksā €9 + PVN mēnesī par organizāciju. Rēķinu un lietotāju skaits nav ierobežots, tāpēc, pievienojot piekto darbinieku vai izrakstot simto rēķinu mēnesī, cena nemainās. Pirmās 14 dienas ir bez maksas, bankas karte nav vajadzīga. Dati tiek glabāti ES serveros atbilstoši GDPR.