Kā pareizi izrakstīt rēķinu: pilns ceļvedis uzņēmējam

Īsā atbilde

Rēķins ir attaisnojuma dokuments, ar kuru jūs prasāt samaksu par precēm vai pakalpojumiem. Lai tas būtu derīgs, tajā jābūt visiem likumā noteiktajiem rekvizītiem: dokumenta nosaukumam, datumam, unikālam numuram, abu pušu datiem, darījuma aprakstam un summai. Ja esat PVN maksātājs, rēķinam jāatbilst arī PVN likuma 125. pantam, un tas jāizraksta ne vēlāk kā 15. dienā pēc darījuma (131. pants).

Ja vajag ātri, atveriet bezmaksas rēķinu ģeneratoru vai sāciet no gatava rēķina parauga. Zemāk ir viss process soli pa solim.

1. solis: noskaidrojiet, kāds rēķins jums jāizraksta

Pirms aizpildāt laukus, atbildiet uz diviem jautājumiem.

Vai esat reģistrēts PVN maksātājs? Ja jā, jums jāizraksta PVN rēķins (likumā to sauc par nodokļa rēķinu) ar visiem 125. panta rekvizītiem. Ja nē, pietiek ar parastu rēķinu, kas atbilst Grāmatvedības likuma 11. panta piektajai daļai, un PVN tajā nerēķiniet. Latvijas uzņēmums var nereģistrēties PVN maksātāju reģistrā, kamēr tā darījumu vērtība kalendāra gadā nepārsniedz 50 000 eiro (PVN likuma 59. pants). Sīkāk par šo gadījumu lasiet gidā rēķins bez PVN.

Kas ir jūsu klients? Valsts vai pašvaldības iestādei rēķins jau tagad jānoformē kā strukturēts e-rēķins (XML). Darījumos starp uzņēmumiem e-rēķins kļūs obligāts no 2028. gada 1. janvāra (VID: E-rēķini). Privātpersonai pietiek ar PDF vai papīra rēķinu.

2. solis: sagatavojiet savus rekvizītus

Rēķina augšdaļā norādiet sevi kā dokumenta autoru:

• uzņēmuma nosaukums (komersantam – firma) vai saimnieciskās darbības veicēja vārds un uzvārds;
• reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods;
• juridiskā adrese (fiziskajai personai – deklarētā dzīvesvieta);
• PVN numurs, ja esat PVN maksātājs (piemēram, LV40003123456).

Bankas konts nav likumā noteikts obligāts rekvizīts, taču bez tā klients nezinās, kur maksāt, tāpēc praksē to norāda vienmēr.

3. solis: pievienojiet klienta datus

Klientam norādiet to pašu: nosaukumu, reģistrācijas numuru, juridisko adresi un, ja klients ir PVN maksātājs, tā PVN numuru. Ja klients ir citas ES valsts uzņēmums, pārbaudiet tā PVN numuru Eiropas Komisijas VIES sistēmā – no tā atkarīgs, vai rēķinā drīkst nerēķināt Latvijas PVN.

Ja klients ir privātpersona, pietiek ar vārdu un uzvārdu. Personas kodu norāda tikai pēc personas lūguma vai ja to prasa cits normatīvais akts.

4. solis: piešķiriet rēķinam unikālu numuru

Katram rēķinam vajag kārtas numuru, kas to unikāli identificē. PVN likums atļauj vienu vai vairākas numuru sērijas (125. panta pirmās daļas 2. punkts). Populāri formāti: 2026-0042, BL-118 vai 2026/10/22-1. Galvenais – numurs nedrīkst atkārtoties, un sērijā nedrīkst rasties neizskaidrojami robi. Visi varianti aprakstīti gidā rēķinu numerācija.

5. solis: ierakstiet datumus

Rēķinā ir vismaz viens datums, bieži trīs:

• izrakstīšanas datums – obligāts vienmēr;
• piegādes vai pakalpojuma sniegšanas datums – PVN rēķinā obligāts, ja tas atšķiras no izrakstīšanas datuma (125. panta pirmās daļas 7. punkts);
• apmaksas termiņš – likums to nepieprasa, bet tas ir jūsu galvenais rīks naudas plūsmas kontrolei. Sīkāk: apmaksas termiņš.

Termiņš rēķina izrakstīšanai. PVN maksātājs izraksta rēķinu ne vēlāk kā 15. dienā no darījuma brīža vai avansa saņemšanas brīža. Par pakalpojumiem citas ES valsts uzņēmumam, kuriem piemēro apgriezto maksāšanu, un par preču piegādi uz citu ES valsti termiņš ir nākamā mēneša 15. datums (131. panta pirmā un otrā daļa).

6. solis: aprakstiet preces vai pakalpojumus

Katrai rindai norādiet:

• nosaukumu, kas ļauj saprast, kas tieši piegādāts (nevis "pakalpojumi", bet "Mājaslapas izstrāde, 1. posms");
• daudzumu un mērvienību (gab., h, mēn., m²);
• vienības cenu bez PVN;
• atlaidi, ja tā nav jau atskaitīta no cenas (125. panta pirmās daļas 10. punkts).

Ja rēķinā ir darījumi ar dažādām PVN likmēm vai neapliekami darījumi, to vērtības jānorāda atsevišķi (129. panta ceturtā daļa).

7. solis: aprēķiniet PVN un kopsummu

Latvijā PVN standartlikme ir 21 %, samazinātās likmes ir 12 % un 5 %, noteiktiem darījumiem – 0 %. PVN rēķinā jābūt likmei, PVN summai un darījuma kopsummai bez PVN. Summas drīkst norādīt jebkurā valūtā, bet PVN summai jābūt arī eiro pēc grāmatvedībā izmantojamā kursa (129. panta piektā daļa).

Piemērs: dizaina pakalpojums ar PVN 21 %

SIA "Ozols" 2026. gada 20. oktobrī izraksta rēķinu Nr. 2026-0042 SIA "Kļava" par logotipa izstrādi un vizītkaršu maketu.

Summa vārdiem: viens tūkstotis divi simti desmit eiro, 00 centi. Summu vārdiem likums nepieprasa, bet to bieži lūdz klienti. PVN pārrēķinam izmantojiet PVN kalkulatoru.

8. solis: pievienojiet obligātās norādes īpašos gadījumos

Dažos darījumos rēķinā jāieraksta konkrēta frāze vai atsauce uz likumu (125. panta pirmās daļas 14.–23. punkts):

• "nodokļa apgrieztā maksāšana" – ja PVN maksā saņēmējs, piemēram, būvniecībā vai par pakalpojumu ES uzņēmumam. Skatiet gidu reversais PVN;
• atsauce uz likuma pantu – ja piemēro 0 % likmi vai atbrīvojumu no PVN;
• "pašaprēķins" – ja rēķinu pēc vienošanās izraksta pats pircējs.

9. solis: nosūtiet rēķinu klientam

PVN likums atļauj elektronisku rēķinu, ja saņēmējs šādu formu atzīst (132. pants). Praksē tas nozīmē: ja klients piekrīt, PDF pa e-pastu ir pilnīgi likumīgs. Jums jānodrošina rēķina izcelsmes autentiskums, nemainīgs saturs un salasāmība visā glabāšanas laikā (125. panta trešā daļa).

Iestādēm rēķins jāsūta kā XML e-rēķins Peppol BIS Billing 3.0 formātā, piemēram, uz e-adresi vai caur operatoru. Kā tas strādā, lasiet gidā Peppol un e-adrese.

10. solis: saglabājiet rēķinu un iegrāmatojiet

PVN rēķini jāglabā piecus gadus no izrakstīšanas dienas (133. panta ceturtā daļa). Ja rēķinu nācās anulēt, arī anulētais eksemplārs jāsaglabā, lai pamatotu robu numerācijā (129. panta sestā daļa). Ja rēķinā atklāj kļūdu, to labo ar kredītrēķinu, nevis labojot jau nosūtīto dokumentu.

Īpaši gadījumi

Rēķins privātpersonai

PVN maksātājam nav pienākuma izrakstīt rēķinu personai, kas nav nodokļa maksātājs – to izraksta pēc šīs personas pieprasījuma (PVN likuma 127. panta trešā daļa). Ja klients samaksā kasē, darījumu parasti apliecina kases čeks. Ja tomēr izrakstāt rēķinu, pircēja PVN numurs nav vajadzīgs, bet PVN aprēķiniet kā parasti. Strukturēts e-rēķins privātpersonai nav obligāts arī pēc 2028. gada.

Rēķins ārvalstu klientam

Ja klients ir citas ES valsts uzņēmums un jūs sniedzat pakalpojumu, parasti PVN Latvijā neaprēķināt, bet rakstāt "nodokļa apgrieztā maksāšana" jeb "Reverse charge". Ja klients ir ārpus ES, pakalpojuma sniegšanas vieta arī parasti ir klienta valsts. Rēķinu var sagatavot angļu valodā vai divās valodās – sk. rēķina paraugs angļu valodā un gidu rēķins ārvalstu klientam.

Viens rēķins par visu mēnesi

Ja vienam klientam mēneša laikā veic vairākas atsevišķas piegādes, drīkst izrakstīt vienu pārskata rēķinu par visām kalendāra mēneša piegādēm (129. panta pirmā daļa). Tas ir ērti, piemēram, kurjera, uzkopšanas vai IT atbalsta pakalpojumiem. Katrai piegādei rēķinā tomēr jābūt redzamai ar datumu un apjomu.

Abonements un ilgstoši pakalpojumi

Ja pakalpojumu sniedz nepārtraukti (noma, abonements, apkalpošanas līgums), rēķinu izraksta par noteiktu periodu – parasti mēnesi. Likums nosaka, ka šādā gadījumā periods nedrīkst būt ilgāks par vienu mēnesi, sešiem mēnešiem vai vienu kalendāra gadu atkarībā no darījuma veida (129. panta devītā daļa). Rēķinā norādiet perioda sākuma un beigu datumu, piemēram, "Hostinga pakalpojums 01.10.2026.–31.10.2026.".

Avanss pirms darba

Ja klients maksā pirms darba sākuma, vispirms nosūtiet avansa rēķinu kā maksājuma pieprasījumu. Kad nauda saņemta, PVN maksātājs 15 dienu laikā izraksta PVN rēķinu par saņemto avansu, bet pēc darba pabeigšanas – gala rēķinu, kurā avanss ieskaitīts.

Pārbaude pirms nosūtīšanas

Pirms spiežat "Sūtīt", pārbaudiet piecas lietas:

1. Klienta reģistrācijas un PVN numurs – vai sakrīt ar Uzņēmumu reģistra un VID datiem.
2. Datumi – izrakstīšanas datums nav vēlāks par 15 dienām pēc darījuma, piegādes datums norādīts.
3. Aritmētika – summa bez PVN × likme = PVN, un PVN + summa bez PVN = kopsumma.
4. Numurs – nākamais secībā, neatkārtojas.
5. Īpašās norādes – apgrieztā maksāšana, 0 % pamatojums vai atbrīvojuma atsauce, ja tādas vajag.

Biežākās kļūdas

• Nav piegādes datuma, lai gan pakalpojums sniegts citā mēnesī nekā izrakstīts rēķins.
• Kļūdains klienta PVN numurs – klients var zaudēt tiesības atskaitīt priekšnodokli.
• Rēķins izrakstīts par vēlu – PVN tik un tā jādeklarē periodā, kurā iestājās 15 dienu termiņš (120. panta ceturtā daļa).
• Nosūtīts rēķins labots un nosūtīts vēlreiz ar to pašu numuru – pareizi ir izrakstīt kredītrēķinu.
• Aizmirsta norāde par apgriezto maksāšanu būvniecībā vai ES pakalpojumos.

Kā rēķinu izrakstīt ar Billy

Billy piešķir rēķinu numurus automātiski, pēc reģistrācijas numura ielādē klienta rekvizītus no Uzņēmumu reģistra un pārbauda PVN maksātāja statusu VID datos. Rēķinu var lejupielādēt PDF un Peppol UBL XML formātā. Vienreizējam rēķinam izmantojiet bezmaksas rēķinu ģeneratoru bez reģistrācijas. Ja rēķinus izrakstāt regulāri, Billy maksā 9 € + PVN mēnesī par organizāciju, un pirmās 14 dienas ir bez maksas. Tieša e-rēķinu nosūtīšana uz e-adresi un Peppol no Billy būs pieejama drīzumā.