Avansa rēķins un PVN rēķins par avansu – nav viens un tas pats
Praksē ar vārdiem "avansa rēķins" apzīmē divus dažādus dokumentus.
1. Avansa rēķins (priekšapmaksas rēķins) – maksājuma pieprasījums, ko sūtāt klientam pirms preču piegādes vai pakalpojuma sniegšanas. VID to raksturo kā informatīvu dokumentu: līdz brīdim, kad samaksa faktiski veikta, tas nerada pārmaiņas uzņēmuma saistībās vai mantas stāvoklī, tāpēc tā saņemšana nav saimniecisks darījums (VID e-rēķinu noformēšanas vadlīnijas).
2. PVN rēķins par saņemto avansu – PVN maksātāja pienākums. PVN likums prasa izrakstīt nodokļa rēķinu par avansa maksājumu, ko saņēmis pirms piegādes (PVN likuma 127. panta pirmās daļas 2. punkts), un to izdarīt ne vēlāk kā 15. dienā no avansa saņemšanas (131. panta pirmā daļa).
Tātad secība ir: avansa rēķins (pieprasījums) → klients samaksā → jūs izrakstāt PVN rēķinu par saņemto summu → piegādājat → izrakstāt gala rēķinu. Daudzi uzņēmumi pirmo dokumentu jau noformē kā pilnu PVN rēķinu; tas ir pieļaujams, bet PVN deklarācijā to iekļauj tikai pēc samaksas saņemšanas.
Gatava forma: avansa rēķina paraugs. Termina skaidrojums: avansa rēķins vārdnīcā.
Kas jāieraksta avansa rēķinā
Avansa rēķinam kā maksājuma pieprasījumam likums neparedz atsevišķu rekvizītu sarakstu, bet, lai klients to varētu apmaksāt un vēlāk sasaistīt ar gala rēķinu, iekļauj:
- nosaukumu "Avansa rēķins" vai "Priekšapmaksas rēķins" un unikālu numuru (bieži atsevišķā sērijā, sk. rēķinu numerācija);
- abu pušu rekvizītus, kā PVN rēķinā;
- atsauci uz līgumu, piedāvājumu vai pasūtījumu;
- avansa apmēru – procentos un summā, ar PVN un bez tā;
- apmaksas termiņu un bankas kontu;
- īsu darījuma aprakstu, lai būtu skaidrs, par ko tiek maksāts.
PVN rēķinam par saņemto avansu jāatbilst visām PVN likuma 125. panta prasībām, un tajā jānorāda datums, kad avanss saņemts, ja tas atšķiras no izrakstīšanas datuma. Pilnu sarakstu skatiet gidā rēķina rekvizīti.
Kad rodas PVN no avansa
PVN par avansu norāda tā taksācijas perioda deklarācijā, kad atlīdzība saņemta saskaņā ar nodokļa rēķinu (PVN likuma 120. panta otrā daļa). Tas nozīmē:
- nav samaksas – nav PVN. Ja klients avansa rēķinu neapmaksā, nodoklis nerodas;
- daļēja samaksa – PVN tikai no samaksātās daļas;
- samaksa saņemta 30. oktobrī – PVN iekļauj oktobra deklarācijā, pat ja PVN rēķinu izrakstāt 5. novembrī.
VID to apstiprina arī e-rēķinu kontekstā: PVN rēķinu strukturētā elektroniskā formā izraksta tikai pēc avansa maksājuma saņemšanas un norāda tā perioda deklarācijā, kad atlīdzība saņemta. EDS, ielasot e-rēķinu datus deklarācijā, brīdina: "PVN deklarācijā jāiekļauj tikai apmaksātus avansa rēķinus".
Izņēmumi
- Avanss par preču piegādi uz citu ES valsti – PVN rēķins par avansu nav jāizraksta (127. panta pirmās daļas 2. punkts).
- Avanss par pakalpojumu ES uzņēmumam ar apgriezto maksāšanu – rēķina termiņš ir nākamā mēneša 15. datums (131. panta otrā daļa), un darījumu deklarē periodā, kad avanss saņemts (120. panta desmitā daļa). Sk. reversais PVN.
- Neesat PVN maksātājs – PVN neaprēķiniet; avansa rēķins jums ir tikai maksājuma pieprasījums.
Kā aprēķināt PVN no avansa
Klients parasti samaksā summu ar PVN. PVN no tās aprēķina pēc formulas:
PVN = saņemtā summa × 21 / 121 (standartlikmei)
Summa bez PVN = saņemtā summa / 1,21. Samazinātajām likmēm attiecīgi 12/112 un 5/105. Ātri to izdarīsiet ar PVN kalkulatoru.
Piemērs: 30 % avanss un gala rēķins
SIA "Ozols" noslēdz līgumu ar SIA "Kļava" par mēbeļu izgatavošanu: 5000,00 € + PVN 21 % = 6050,00 €. Līgums paredz 30 % avansu.
1. Avansa rēķins (pieprasījums), 1. oktobris
| Summa | |
|---|---|
| Avanss 30 % no līguma, bez PVN | 1500,00 € |
| PVN 21 % | 315,00 € |
| Apmaksai | 1815,00 € |
2. Klients samaksā 1815,00 € 7. oktobrī. "Ozols" līdz 22. oktobrim (15. diena no saņemšanas) izraksta PVN rēķinu par saņemto avansu ar norādi par avansa saņemšanas datumu (125. panta pirmās daļas 7. punkts). Oktobra PVN deklarācijā – 315,00 € PVN.
3. Mēbeles piegādātas 18. novembrī. Gala rēķins:
| Pozīcija | Summa |
|---|---|
| Mēbeļu izgatavošana, summa bez PVN | 5000,00 € |
| PVN 21 % | 1050,00 € |
| Kopā | 6050,00 € |
| Ieskaitīts avanss (PVN rēķins Nr. AV-2026-014, 7.10.2026.) | −1815,00 € |
| Jāmaksā | 4235,00 € |
Novembra deklarācijā "Ozols" norāda PVN tikai par vēl nedeklarēto daļu: 1050,00 − 315,00 = 735,00 €. Pārbaude: 4235,00 × 21 / 121 = 735,00 €.
Gala rēķinā noteikti norādiet atsauci uz avansa rēķina numuru – VID to prasa e-rēķiniem, un tas atvieglo pārbaudi arī PDF rēķiniem.
Avanss vairākos maksājumos
Ja līgums paredz vairākus avansa maksājumus (piemēram, 30 % pirms darba, 40 % pusceļā un 30 % pēc pabeigšanas), katram saņemtajam maksājumam PVN maksātājs izraksta atsevišķu PVN rēķinu 15 dienu laikā no tā saņemšanas un deklarē PVN periodā, kad nauda saņemta. Gala rēķinā atskaitiet visus iepriekšējos avansus, katram norādot rēķina numuru un datumu. Tabulā tas izskatās tā:
| Maksājums | Saņemts | Bez PVN | PVN 21 % | Kopā |
|---|---|---|---|---|
| 1. avanss (30 %) | 7.10. | 1500,00 € | 315,00 € | 1815,00 € |
| 2. avanss (40 %) | 4.11. | 2000,00 € | 420,00 € | 2420,00 € |
| Gala maksājums (30 %) | pēc piegādes | 1500,00 € | 315,00 € | 1815,00 € |
| Kopā | 5000,00 € | 1050,00 € | 6050,00 € |
Ja klients samaksā vairāk vai mazāk nekā pieprasīts, PVN rēķinu izrakstiet par faktiski saņemto summu, nevis par pieprasīto.
Avanss ārvalstu valūtā
Ja avanss saņemts, piemēram, ASV dolāros, PVN summa jānorāda eiro pēc grāmatvedībā izmantojamā kursa, kas ir spēkā avansa maksājuma saņemšanas dienas sākumā (PVN likuma 129. panta piektā daļa). Grāmatvedībā parasti izmanto Eiropas Centrālās bankas publicēto eiro atsauces kursu.
Pircēja puse: priekšnodoklis no avansa
Ja jūs maksājat avansu piegādātājam, kas ir PVN maksātājs, priekšnodokli varat atskaitīt tajā taksācijas periodā, kad atlīdzība samaksāta pirms preču vai pakalpojumu saņemšanas un saņemts nodokļa rēķins, bet ne vēlāk kā nākamajā periodā (PVN likuma 97. panta pirmā daļa). Avansa rēķins-pieprasījums vien vēl nav pamats priekšnodoklim – vajag PVN rēķinu par samaksāto avansu. Saņemot gala rēķinu, atskaitiet tikai to PVN daļu, kas vēl nav atskaitīta.
Gala rēķins – vai vienmēr vajag?
Avansa rēķins un tā samaksa pierāda, ka nauda samaksāta, bet ne to, ka prece vai pakalpojums saņemts. Darījuma noslēgšanai vajag gala rēķinu vai citu darījumu apliecinošu dokumentu, piemēram, preču piegādes dokumentu (VID vadlīnijas).
Kopš 2025. gada 26. septembra MK noteikumu Nr. 877 34.¹ punkts ļauj gala rēķinu nesagatavot, ja avansa rēķins apmaksāts pilnā apmērā. Tad piegādi apliecina preču piegādes dokuments vai cits dokuments, no kura nepārprotami redzama pilnā samaksa pēc avansa rēķina. Darījumos starp uzņēmumiem šis atvieglojums attiecas tikai uz gadījumiem, kad avansa rēķins sākotnēji izrakstīts kā e-rēķins (VID par grozījumiem MK noteikumos Nr. 877).
Vai avansa rēķinam jābūt e-rēķinam
Nav obligāti. Grozījumi MK noteikumos Nr. 877 skaidro, ka avansa rēķins nav obligāti jāizraksta strukturēta e-rēķina veidā, jo tas ir maksājuma pieprasījums. Uzņēmums pats izvērtē, vai un kad to noformēt kā e-rēķinu. Ir divi iemesli, kāpēc tomēr to darīt:
- budžeta iestādes bieži apmaksā tikai e-rēķinus;
- e-rēķina formā izrakstītam un pilnībā apmaksātam avansam varat neizrakstīt gala rēķinu.
Peppol BIS Billing 3.0 formātā avansa rēķinam ir atsevišķs tips (kods 386), un EDS šādus rēķinus rāda sadaļā "Avansa". Gala rēķinā jau samaksātā summa tiek norādīta laukā "samaksātā summa", lai maksājamā summa sakristu ar faktisko. Vairāk: e-rēķinu ieviešana.
Avansa rēķins, ja neesat PVN maksātājs
PVN nemaksātājam avansa rēķins ir vienkāršs maksājuma pieprasījums bez PVN. Pēc samaksas saņemšanas PVN rēķins nav jāizraksta, bet saņemtā nauda jāuzskaita kā avanss, līdz darbs pabeigts. Gala rēķinā tāpat norādiet kopējo summu un ieskaitīto avansu ar atsauci uz avansa rēķina numuru. Sīkāk: rēķins bez PVN un PVN reģistrācija.
Ja darījums atcelts un avanss atmaksāts
Ja avanss jāatdod, izrakstiet kredītrēķinu ar atsauci uz avansa rēķinu un samaziniet aprēķināto PVN. VID vadlīnijās dots piemērs: avansa e-rēķins par 100 € atcelts → izrakstīts kredītrēķins par 100 € ar obligātu atsauci uz avansa rēķina numuru.
Biežākās kļūdas
- PVN deklarēts no neapmaksāta avansa rēķina. Nodoklis rodas tikai pēc samaksas.
- Gala rēķinā PVN aprēķināts no visas summas un deklarēts vēlreiz, neatskaitot jau deklarēto avansa PVN.
- Gala rēķinā nav atsauces uz avansa rēķinu.
- Nokavēts 15 dienu termiņš pēc avansa saņemšanas.
Avansa rēķini Billy
Billy rēķinu numurus piešķir automātiski, klienta rekvizītus ielādē no Uzņēmumu reģistra pēc reģistrācijas numura, bet PVN maksātāja statusu pārbauda VID datos – tā avansa un gala rēķinā rekvizīti vienmēr sakritīs. Vienreizējam avansa rēķinam izmantojiet bezmaksas rēķinu ģeneratoru – tas sagatavo PDF un Peppol UBL XML bez reģistrācijas. Billy maksā 9 € + PVN mēnesī, pirmās 14 dienas bez maksas.