Kāpēc ceļazīmes vispār jākārto
Ja uzņēmuma auto degviela un uzturēšana tiek iekļauta izdevumos, grāmatvedībai jāspēj parādīt, ka tie saistīti ar saimniecisko darbību. Grāmatvedības likums prasa, lai katru saimniecisko darījumu pamatotu attaisnojuma dokuments, un transportlīdzekļu izmantošanai tas parasti ir ceļazīme jeb nobraukuma uzskaite: kurš auto, kurā datumā, cik kilometru un kādā nolūkā nobrauca, un cik degvielas iztērēja.
Kā tieši uzņēmums dokumentē transportlīdzekļu izmantošanu, nosaka tā grāmatvedības politika. Billy palīdz šo kārtību ievērot ikdienā, nevis rekonstruēt mēneša beigās.
Ja vēlaties saprast, kā ceļazīme izskatās, apskatiet ceļazīmes paraugu, bet soli pa solim aizpildīšanu — gidā ceļazīmes aizpildīšana. Ko nozīmē saīsinājums UVTN, skaidrots vārdnīcā: UVTN.
Kas parasti tiek norādīts ceļazīmē
Vienota obligāta ceļazīmes veidlapa nav noteikta, tāpēc uzņēmums tās saturu nosaka savā grāmatvedības politikā. Lai ceļazīme pildītu savu uzdevumu — pamatotu degvielas un auto izdevumus —, tajā parasti iekļauj:
- transportlīdzekli — marku, modeli un valsts reģistrācijas numuru;
- periodu — dienu vai mēnesi;
- vadītāju, kurš auto izmantoja;
- odometra rādījumus perioda sākumā un beigās;
- maršrutu un nobraukto attālumu katram braucienam;
- brauciena mērķi — pie kura klienta, uz kuru objektu vai kāpēc;
- degvielas atlikumu sākumā un beigās un uzpildes periodā;
- patēriņa normu un faktisko patēriņu.
Billy mēneša ceļazīmē šie dati tiek salikti automātiski no braucieniem, odometra rādījumiem un uzpildēm.
Divi uzskaites veidi: pilnā un vienkāršotā
Pilnā braucienu uzskaite
Katram braucienam norāda datumu, maršrutu, nobraukto attālumu, odometra rādījumus un brauciena mērķi. Šāda uzskaite vajadzīga kravas transportlīdzekļiem un tiem vieglajiem auto, par kuriem uzņēmums nemaksā uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokli.
Vienkāršotā nobraukuma uzskaite auto ar UVTN
Ja par vieglo auto uzņēmums maksā uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokli (UVTN), Uzņēmumu ienākuma nodokļa likuma 8. panta piektā daļa ļauj degvielas izdevumus noteiktās normas robežās iekļaut saimnieciskās darbības izdevumos. Praksē tas nozīmē, ka degvielu var pamatot ar mēnesī faktiski nobrauktajiem kilometriem (odometrs mēneša sākumā un beigās) un patēriņa normu, kopā ar degvielas čekiem, nevis ar katra brauciena maršrutu.
Billy šo režīmu ieslēdz pie konkrētā transportlīdzekļa: atzīmējiet, ka par auto tiek maksāts UVTN, un ikmēneša ceļazīmē tiks izdrukāts odometra un degvielas uzpilžu kopsavilkums. Kravas auto vienmēr paliek pilnajā braucienu uzskaitē. UVTN likmes atrodamas VID lapā.
Piemērs. Odometrs mēneša sākumā rāda 84 120 km, beigās — 86 460 km, tātad mēnesī nobraukti 2340 km. Ja auto patēriņa norma ir 6,5 l uz 100 km, pamatotais degvielas daudzums ir 2340 × 6,5 / 100 = 152,1 litrs. Degvielas čeki par šo mēnesi tiek salīdzināti ar šo daudzumu, un ceļazīmē redzams gan normatīvais, gan faktiskais patēriņš.
Kuru režīmu izmantot savam uzņēmumam, saskaņojiet ar grāmatvedi un ierakstiet grāmatvedības politikā.
Ko Billy dara ar ceļazīmēm
Autoparka saraksts
Katram transportlīdzeklim saglabā marku, modeli, gadu, valsts numuru, VIN, degvielas veidu, tvertnes tilpumu un oficiālo patēriņu. Markas un modeļi tiek piedāvāti no Latvijā reģistrēto auto atvērtajiem datiem, tāpēc nav jāraksta ar roku. Katram auto varat norādīt bāzes vietu — biroju vai noliktavu.
Braucieni ar maršruta distanci automātiski
Ievadiet maršrutu, un Billy aprēķinās distanci automātiski. Varat pat ierakstīt braucienus brīvā tekstā, piemēram, "vakar Liepāja - Valmiera, šodien Cēsis", un tie tiks sadalīti pa dienām kā braucieni turp un atpakaļ no bāzes vietas. Katram braucienam pievienojiet brauciena mērķi.
Odometrs, kas sākas pareizi
Mēneša ceļazīmes odometra un degvielas atlikuma sākuma rādījumi tiek pārņemti no iepriekšējā mēneša beigām, tāpēc starp mēnešiem nerodas "pazuduši" kilometri.
Degvielas čeki
Augšupielādējiet degvielas čeka foto vai degvielas kartes mēneša rēķinu. Lielāko Latvijas degvielas tīklu karšu rēķini tiek nolasīti pēc to formāta un pārbaudīti pret kopsummām, uzpildes tiek sagrupētas pa kartēm. Pārējos čekus nolasa AI. Uzpildes tiek piesaistītas transportlīdzeklim, un čekus, kas vēl jāpārbauda, redzat atsevišķi.
Ikmēneša ceļazīme ar kopsavilkumu
Mēneša beigās Billy izveido ceļazīmi ar braucienu sarakstu (vai vienkāršotās uzskaites kopsavilkumu), nobraukto kilometru, izlietotās degvielas, faktiskā patēriņa un uzpilžu kopsavilkumu. To varat izdrukāt vai saglabāt PDF un nodot grāmatvedim.
Biežākās kļūdas ceļazīmju uzskaitē
| Kļūda | Sekas | Kā Billy palīdz |
|---|---|---|
| Ceļazīmes aizpildītas pēc atmiņas mēneša beigās | Nobraukums neatbilst odometram | Braucienus ievada tajā pašā dienā, arī no telefona |
| Odometrs mēneša sākumā neatbilst iepriekšējā mēneša beigām | Kilometru "caurumi" | Sākuma rādījumi tiek pārņemti automātiski |
| Degvielas čeki nav piesaistīti auto | Nevar pamatot izdevumus | Uzpildes piesaistītas transportlīdzeklim |
| Faktiskais patēriņš krietni pārsniedz normu | Jautājumi pārbaudē | Faktiskais patēriņš redzams ceļazīmē |
| Nav norādīts brauciena mērķis | Grūti pierādīt saistību ar darbu | Mērķis ir brauciena lauks |
Autoparka uzskaite kopā ar rēķiniem
Billy nav atsevišķa ceļazīmju programma — tā ir daļa no tās pašas sistēmas, kurā izrakstāt rēķinus un saņemat piegādātāju rēķinus. Degvielas kartes rēķins, kas pienāk uz jūsu Billy e-pasta adresi, nonāk vienā vietā ar ienākošajiem rēķiniem, bet braucieni un uzpildes — pie attiecīgā auto.
Tas īpaši noder:
- transporta un loģistikas uzņēmumiem — skat. risinājumu transporta uzņēmumiem;
- būvniecības uzņēmumiem, kur auto brauc starp objektiem — skat. risinājumu būvniecībai;
- pakalpojumu sniedzējiem, kuri brauc pie klientiem — skat. risinājumu pakalpojumu sniedzējiem.
Ja darbinieks brauc komandējumā, dienas naudu un izdevumus varat aprēķināt ar komandējuma kalkulatoru.
Kā sākt ceļazīmju uzskaiti Billy
- Pievienojiet transportlīdzekli — izvēlieties marku un modeli no saraksta, ierakstiet valsts numuru, degvielas veidu un oficiālo patēriņu.
- Atzīmējiet, vai par auto maksā UVTN — tas noteiks, vai tiek kārtota vienkāršotā vai pilnā uzskaite.
- Norādiet bāzes vietu — biroju, noliktavu vai citu adresi, no kuras parasti sākat braucienus.
- Ievadiet sākuma odometru un degvielas atlikumu pirmajam mēnesim.
- Ierakstiet braucienus katru dienu vai pāris reizes nedēļā — arī brīvā tekstā.
- Pievienojiet degvielas čekus vai degvielas kartes mēneša rēķinu.
- Mēneša beigās izdrukājiet ceļazīmi vai saglabājiet to PDF un nododiet grāmatvedim.
Nākamajā mēnesī sākuma rādījumi jau būs aizpildīti.
Cena
Autoparks un ceļazīmes ir iekļauti Billy cenā: €9 + PVN mēnesī par organizāciju — neatkarīgi no auto, rēķinu vai lietotāju skaita. Pirmās 14 dienas ir bez maksas, bankas karte nav vajadzīga. Pieslēdzieties ar Smart-ID vai eParakstu, pievienojiet pirmo auto un ierakstiet šodienas braucienu.