Kas transporta uzņēmumā sarežģī uzskaiti
Pārvadājumu uzņēmuma grāmatvedība atšķiras no biroja uzņēmuma ar vienu lietu — tā lielākā izdevumu pozīcija ir degviela un transportlīdzekļi, un tie jāpamato ar dokumentiem. Tipiskās sāpes:
- Ceļazīmes katram auto katru mēnesi. Kravas transportlīdzekļiem vienmēr jāved pilna braucienu uzskaite ar maršrutiem un odometra rādījumiem.
- Degvielas kartes no vairākiem tīkliem. Mēneša rēķinos ir simtiem uzpilžu, kas jāsadala pa auto.
- Odometrs, kas nesakrīt. Mēneša sākuma rādījums neatbilst iepriekšējā mēneša beigām, un kilometri "pazūd".
- Patēriņš, kas jāskaidro. Ja faktiskais patēriņš būtiski pārsniedz normu, grāmatvedis un pārbaudītājs jautās, kāpēc.
- Rēķini klientiem par reisiem, bieži ārvalstu uzņēmumiem un angļu valodā.
Autoparks Billy
Katram transportlīdzeklim sava kartīte
Pievienojiet vieglos auto un kravas transportlīdzekļus ar marku, modeli, gadu, valsts numuru, VIN, degvielas veidu, tvertnes tilpumu un oficiālo patēriņu. Katram auto norādiet bāzes vietu — bāzi, noliktavu vai biroju —, no kuras sākas braucieni.
Braucieni ar maršruta distanci automātiski
Ievadiet maršrutu, un distance tiek aprēķināta automātiski. Braucienus varat ierakstīt arī brīvā tekstā, piemēram, "vakar Rīga - Liepāja, šodien Jelgava", un Billy tos sadalīs pa dienām. Katram braucienam norādiet brauciena mērķi — piemēram, klienta nosaukumu vai pasūtījuma numuru —, lai vēlāk to varētu sasaistīt ar rēķinu. Kravas transportlīdzekļiem Billy vienmēr izmanto pilno braucienu uzskaiti.
Degvielas karšu rēķini pa auto
Augšupielādējiet degvielas kartes mēneša rēķinu vai pārsūtiet to uz organizācijas e-pasta adresi. Lielāko Latvijas degvielas tīklu karšu rēķini tiek nolasīti pēc to formāta un pārbaudīti pret kopsummām; uzpildes tiek sagrupētas pa kartēm un piesaistītas transportlīdzeklim. Atsevišķus čekus, arī no ārvalstu stacijām, nolasa AI. Čeki, kas vēl jāpārbauda, ir redzami atsevišķi.
Mēneša ceļazīme ar kopsavilkumu
Katram auto katru mēnesi Billy izveido ceļazīmi: braucienu saraksts, odometrs sākumā un beigās, nobrauktie kilometri, degvielas atlikums, uzpildes, izlietotā degviela un faktiskais patēriņš. Sākuma rādījumi tiek pārņemti no iepriekšējā mēneša. Ceļazīmi var izdrukāt vai saglabāt PDF. Kā ceļazīmi aizpildīt pareizi — gidā ceļazīmes aizpildīšana, un paraugs ir lapā ceļazīmes paraugs.
Biežākās kļūdas autoparka uzskaitē
| Kļūda | Kāpēc tā ir problēma | Kā no tās izvairīties |
|---|---|---|
| Ceļazīmes aizpilda mēneša beigās pēc atmiņas | Maršruti neatbilst uzpilžu vietām un laikiem | Braucienus ievada tajā pašā dienā, arī no telefona |
| Uzpildes ar vienu karti vairākiem auto | Degviela nav attiecināma uz konkrētu auto | Uzpildes tiek piesaistītas transportlīdzeklim pa kartēm |
| Odometrs nesakrīt starp mēnešiem | Kilometri bez paskaidrojuma | Sākuma rādījumi tiek pārņemti no iepriekšējā mēneša |
| Nav brauciena mērķa | Grūti pierādīt saistību ar saimniecisko darbību | Mērķis ir katra brauciena lauks |
| Degvielas kartes rēķins nonāk pie grāmatveža pēc mēneša | Ceļazīmes tiek slēgtas bez uzpildēm | Rēķins tiek pārsūtīts uz organizācijas e-pasta adresi |
Par piegādātāju rēķiniem — remontiem, riepām, apdrošināšanu, nomu — vairāk lapā ienākošo rēķinu apstrāde.
Vieglie auto ar UVTN
Ja uzņēmumam ir arī vieglie auto vadībai vai ekspeditoriem, un par tiem tiek maksāts uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodoklis, tiem var ieslēgt vienkāršoto nobraukuma uzskaiti. Uzņēmumu ienākuma nodokļa likuma 8. panta piektā daļa ļauj šādu auto degvielas izdevumus normas robežās attiecināt uz saimniecisko darbību, tāpēc pietiek ar odometru mēneša sākumā un beigās, degvielas čekiem un patēriņa normu. UVTN likmes ir VID lapā. Kuru režīmu izmantot, saskaņojiet ar grāmatvedi.
| Transportlīdzeklis | Uzskaite Billy |
|---|---|
| Kravas auto, vilcējs, furgons | Pilna braucienu uzskaite ar maršrutiem |
| Vieglais auto, par kuru maksā UVTN | Vienkāršotā: odometrs + degvielas čeki |
| Vieglais auto bez UVTN | Pilna braucienu uzskaite ar maršrutiem |
Rēķini klientiem par pārvadājumiem
Tajā pašā sistēmā izrakstāt rēķinus klientiem. Latvijas klientu rekvizīti tiek ielasīti no Uzņēmumu reģistra pēc reģistrācijas numura, PVN statuss tiek pārbaudīts VID datubāzē, numerācija ir automātiska, un PDF tiek nosūtīts pa e-pastu.
Ja pārvadājumus veicat ārvalstu uzņēmumiem, rēķins parasti jāizraksta angļu valodā un jāizvērtē, kur ir pakalpojuma sniegšanas vieta PVN vajadzībām. Sīkāk — gidā rēķins ārvalstu klientam un PVN likumā.
No 2028. gada 1. janvāra rēķini Latvijas uzņēmumiem būs jāizraksta kā strukturēti e-rēķini. Billy dati jau ir strukturēti, un e-rēķinu nosūtīšana uz e-adresi vai Peppol tīklu ir drīzumā — skat. e-rēķini 2028.
Komandējumi un vadītāji
Ja vadītāji dodas reisos uz ārzemēm, dienas naudu un izdevumus varat aprēķināt ar komandējuma kalkulatoru. Vadītājus varat pievienot kā lietotājus ar ierobežotu lomu, lai viņi ievada savus braucienus un čekus no telefona, bet neredz finanšu datus.
Cena neatkarīgi no autoparka lieluma
Billy maksā €9 + PVN mēnesī par organizāciju — neatkarīgi no auto, braucienu, rēķinu vai lietotāju skaita. Pirmās 14 dienas ir bez maksas, bankas karte nav vajadzīga. Dati tiek glabāti ES serveros atbilstoši GDPR. Sāciet ar vienu vai diviem auto: pievienojiet tos, ievadiet sākuma odometru un degvielas atlikumu, augšupielādējiet pagājušā mēneša degvielas kartes rēķinu un salīdziniet, cik ātri tiek sagatavota mēneša ceļazīme.