Vispirms noskaidrojiet trīs lietas
Pirms rakstāt rēķinu ārzemju klientam, atbildiet uz trim jautājumiem. Tie nosaka, vai rēķinā būs PVN.
- Kur atrodas klients? ES dalībvalstī vai ārpus ES (Lielbritānija, Norvēģija, Šveice, ASV un citas)?
- Vai klients ir uzņēmums ar PVN numuru vai privātpersona? B2B un B2C darījumiem noteikumi atšķiras.
- Ko jūs pārdodat — pakalpojumu vai preci? Pakalpojumiem un precēm ir dažādi sniegšanas vietas noteikumi.
Un vēl viens priekšnosacījums: ja jūs sniedzat pakalpojumus citas ES valsts PVN maksātājam, jums pašiem jābūt reģistrētiem PVN maksātājam Latvijā — pirms pirmā darījuma un neatkarīgi no apgrozījuma (VID par PVN reģistrāciju). Sīkāk — gidā PVN reģistrācija.
ES uzņēmums ar PVN numuru (B2B)
Pārbaudiet PVN numuru VIES
Pirms izrakstāt rēķinu bez Latvijas PVN, pārbaudiet klienta PVN numuru Eiropas Komisijas sistēmā VIES. Ja numurs ir derīgs, saglabājiet pārbaudes rezultātu (ekrānuzņēmumu vai konsultācijas numuru) kopā ar rēķinu. Ja numurs nav derīgs, klients PVN izpratnē ir jāuzskata par privātpersonu, un tad parasti jāaprēķina Latvijas PVN.
Pakalpojumi: reversais PVN
Vispārējais noteikums: pakalpojuma sniegšanas vieta darījumos starp uzņēmumiem ir tur, kur atrodas saņēmējs (PVN likuma 19. panta pirmā daļa). Tātad, ja jūs Latvijā izstrādājat mājaslapu Vācijas uzņēmumam, PVN par šo pakalpojumu Vācijā aprēķina pats klients. To sauc par reverso PVN jeb nodokļa apgriezto maksāšanu.
Rēķinā:
- jūsu PVN numurs (LV…) un klienta PVN numurs (piemēram, DE…);
- summa bez PVN, PVN rinda ar 0 vai bez PVN summas;
- norāde "Nodokļa apgrieztā maksāšana" (angliski parasti "Reverse charge");
- atsauce uz normu, piemēram, "PVN likuma 19. panta pirmā daļa" vai "PVN direktīvas 2006/112/EK 44. pants".
Izņēmumi no vispārējā noteikuma ir, piemēram, pakalpojumiem, kas saistīti ar nekustamo īpašumu, pasažieru pārvadājumiem un pasākumu ieejas maksām — tiem sniegšanas vieta var būt citur. Ja šaubāties, pārbaudiet PVN likuma 19.–26. pantu vai jautājiet VID.
Detalizēti par mehānismu — gidā reversais PVN.
Preces: 0 % likme
Preču piegādei ES PVN maksātājam, ja preces tiek nosūtītas uz citu dalībvalsti, piemēro 0 % PVN likmi. Nosacījumi: klientam ir derīgs PVN numurs VIES un jums ir pierādījumi, ka preces fiziski izvestas no Latvijas (piemēram, CMR pavadzīme, kurjera dokuments, saņēmēja apstiprinājums). Rēķinā norādiet abu pušu PVN numurus un atsauci uz PVN likuma normu, kas paredz 0 % likmi.
Kopsavilkuma pārskats
Par pakalpojumiem un precēm ES PVN maksātājiem PVN maksātājs papildus PVN deklarācijai iesniedz VID kopsavilkuma pārskatu. Klienta PVN numuram pārskatā jāsakrīt ar rēķinā norādīto, tāpēc VIES pārbaude ir tik svarīga.
ES privātpersona (B2C)
Ja pakalpojumu sniedz privātpersonai citā ES valstī, sniegšanas vieta parasti ir Latvija, tāpēc piemēro Latvijas PVN 21 % tāpat kā vietējam klientam. Izņēmumi ir elektroniski sniegti pakalpojumi, telekomunikācijas un preču tālpārdošana — tiem PVN aprēķina pēc pircēja valsts likmes, un to var deklarēt caur vienas pieturas aģentūras (OSS) režīmu.
Klients ārpus ES
Pakalpojumi uzņēmumam
Arī te darbojas vispārējais noteikums: B2B pakalpojuma sniegšanas vieta ir saņēmēja valsts. Tādēļ rēķinam ASV vai Lielbritānijas uzņēmumam par programmēšanu, konsultācijām vai dizainu Latvijas PVN parasti neaprēķina. Rēķinā rakstiet, piemēram: "Bez PVN — pakalpojuma sniegšanas vieta ārpus Latvijas, PVN likuma 19. panta pirmā daļa". VIES pārbaude te nav iespējama, tāpēc saglabājiet citu apliecinājumu, ka klients ir uzņēmums: reģistrācijas izrakstu, līgumu vai klienta nodokļu numuru.
Preces: eksports
Preču eksportam ārpus ES piemēro 0 % PVN likmi, bet pierādījums ir muitas eksporta deklarācija, kas apliecina, ka preces izvestas no ES. Bez tās 0 % likme nav pamatota.
Kopsavilkums tabulā
| Klients | Pakalpojums | Prece |
|---|---|---|
| ES uzņēmums ar derīgu PVN numuru | Reversais PVN, "Nodokļa apgrieztā maksāšana" | 0 %, ja preces izvestas uz citu ES valsti |
| ES privātpersona | Parasti Latvijas PVN 21 % (izņemot e-pakalpojumus) | Latvijas PVN vai tālpārdošanas noteikumi |
| Uzņēmums ārpus ES | Parasti bez Latvijas PVN | 0 %, ar muitas eksporta deklarāciju |
| Privātpersona ārpus ES | Atkarīgs no pakalpojuma veida | 0 %, ar muitas eksporta deklarāciju |
Rēķins citā valūtā
Rēķinu drīkst izrakstīt ārvalstu valūtā, piemēram, USD vai GBP. VID skaidro, ka darījuma vērtību attaisnojuma dokumentā var norādīt citā valūtā, bet grāmatvedības reģistros summa jāpārrēķina eiro (VID par attaisnojuma dokumentiem). Pārrēķinam izmanto Eiropas Centrālās bankas publicēto euro atsauces kursu.
Piemērs. Rēķins ASV klientam par 2400 USD. Ja ECB kurss rēķina datumā ir 1 EUR = 1,0800 USD, grāmatvedībā ieņēmumi ir 2400 / 1,08 = 2222,22 EUR. Ja klients samaksā vēlāk, kad kurss ir 1,1000, kontā ienāk 2181,82 EUR, un starpība 40,40 EUR ir valūtas kursa zaudējumi.
Kursu konkrētajā datumā varat aprēķināt ar ECB kursa kalkulatoru. Ieteikums: rēķinā norādiet summu valūtā un, ja vēlaties, arī informatīvi eiro, minot izmantoto kursu un datumu.
Valoda
Ārvalstu klientam rēķinu parasti raksta angļu valodā vai divās valodās (latviski un angliski). Divvalodu rēķins ir praktiskākais: klients saprot saturu, bet jūsu grāmatvedim un VID nav jālūdz tulkojums. Galvenie termini:
| Latviski | Angliski |
|---|---|
| Rēķins | Invoice |
| Apmaksas termiņš | Due date |
| Pakalpojuma apraksts | Description |
| Summa bez PVN | Net amount |
| Nodokļa apgrieztā maksāšana | Reverse charge |
| Kopā apmaksai | Total due |
Gatava divvalodu veidne ir lapā rēķina paraugs angļu valodā.
Pilns piemērs: IT pakalpojums Vācijas uzņēmumam
SIA "Kods" (LV40000000000) izraksta rēķinu Example GmbH (DE123456789) par 60 programmēšanas stundām pa 55 EUR.
| Pozīcija | Daudzums | Cena | Summa |
|---|---|---|---|
| Software development, October 2026 | 60 h | 55,00 EUR | 3300,00 EUR |
| PVN / VAT | 0,00 EUR | ||
| Kopā / Total due | 3300,00 EUR |
Piezīme rēķinā: "Nodokļa apgrieztā maksāšana / Reverse charge — PVN likuma 19. panta pirmā daļa, Directive 2006/112/EC art. 44." Pie rēķina saglabāts VIES pārbaudes rezultāts.
Kas jābūt rēķinā ārvalstu klientam: kontrolsaraksts
Ārvalstu rēķins balstās uz tiem pašiem rēķina rekvizītiem, ko prasa Grāmatvedības likums, plus dažas lietas, kas svarīgas pārrobežu darījumā:
- pilns klienta juridiskais nosaukums un adrese, ieskaitot valsti — tieši tā, kā reģistrēts klienta valstī;
- klienta PVN numurs ar valsts prefiksu (ES klientam) vai nodokļu identifikācijas numurs (ārpus ES, ja klients to izmanto);
- jūsu PVN numurs ar prefiksu LV;
- pakalpojuma periods vai piegādes datums — PVN izpratnē tas nosaka, kurā periodā darījums jādeklarē;
- valūta pie katras summas, ja tā nav eiro;
- PVN paskaidrojums — "Nodokļa apgrieztā maksāšana / Reverse charge" vai "Bez PVN" ar atsauci uz normu;
- bankas rekvizīti: IBAN un BIC/SWIFT kods, lai maksājums no ārzemēm nonāktu bez aiztures;
- apmaksas termiņš konkrēta datuma formā, piemēram, "Due date: 15.11.2026".
Apmaksa no ārzemēm
ES iekšienē eiro maksājumi notiek SEPA pārskaitījumā, un parasti pietiek ar IBAN. Maksājumos no valstīm ārpus SEPA zonas vai citā valūtā bankas izmanto SWIFT, un ceļā var tikt ieturētas starpniekbanku komisijas. Lai saņemtā summa sakristu ar rēķinu, līgumā vai rēķinā vienojieties, kurš sedz komisijas, — praksē izmanto norādi "All bank charges are paid by the payer" vai "Shared charges".
Ja klients samaksā mazāk komisiju dēļ, starpību grāmatvedībā uzskaita kā bankas izdevumus, nevis kā klienta parādu — ja vien līgumā nav noteikts, ka komisijas sedz klients.
Biežākās kļūdas
- Nav pārbaudīts VIES. Klients iedod PVN numuru e-pastā, bet tas nav aktīvs. Bez derīga numura reversais PVN nav pamatots, un PVN var nākties samaksāt pašam.
- Reversais PVN bez savas reģistrācijas. Ja jūs neesat PVN maksātājs, jūs nevarat piemērot reverso PVN ES uzņēmumam — vispirms jāreģistrējas.
- 0 % precēm bez pārvadājuma dokumentiem. Ja nav pierādījumu, ka preces izvestas no Latvijas, 0 % likme var tikt apšaubīta.
- Kurss "no interneta". Izmantojiet ECB publicēto kursu, nevis bankas vai valūtas maiņas punkta kursu, un uzglabājiet informāciju par to, kura datuma kurss izmantots.
- Tikai angliski bez skaidra PVN paskaidrojuma. Ja rakstāt tikai "VAT 0 %", jūsu grāmatvedim un VID nav skaidrs, kāpēc. Pievienojiet pamatojumu.
- Rēķins ar Latvijas PVN ES uzņēmumam, kas sniedzis derīgu PVN numuru. Klients nevarēs šo PVN atgūt savā valstī un, visticamāk, lūgs rēķinu pārrakstīt. Tad izrakstiet kredītrēķinu un jaunu rēķinu.
No 2028. gada — e-rēķini
No 2028. gada 1. janvāra strukturēti e-rēķini būs obligāti darījumos starp Latvijas uzņēmumiem. Ārvalstu klientam formāts paliek atkarīgs no viņa valsts prasībām, bet daudzas ES valstis jau pieņem Peppol e-rēķinus. Vairāk — gidā Peppol un e-adrese.
Kā izrakstīt rēķinu ātri
Bezmaksas rēķinu ģenerators bez reģistrācijas izveido PDF un Peppol UBL e-rēķina XML. Billy (9 EUR + PVN mēnesī, 14 dienas bez maksas) pārbauda klienta PVN statusu un uztur automātisku rēķinu numerāciju, lai iekšzemes un ārvalstu rēķini būtu vienā secībā.