Kas ir e-rēķins un kas tas nav
Strukturēts e-rēķins ir rēķins, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts mašīnlasāmā formātā, lai saņēmēja grāmatvedības sistēma to var apstrādāt automātiski, bez pārrakstīšanas. Praktiski tas ir XML fails ar noteiktu struktūru, nevis attēls vai PDF.
Svarīga atšķirība:
| Dokuments | Vai tas ir strukturēts e-rēķins? |
|---|---|
| PDF rēķins pa e-pastu | Nē — tas ir elektronisks dokuments, bet nav mašīnlasāms |
| Skenēts papīra rēķins | Nē |
| Excel vai Word fails | Nē |
| UBL XML pēc Peppol BIS Billing 3.0, nosūtīts caur e-adresi vai Peppol | Jā |
Vairāk par jēdzieniem vārdnīcā: strukturēts e-rēķins un Peppol.
E-rēķinu termiņi Latvijā
E-rēķinu prasības nosaka Grāmatvedības likums un tā pārejas noteikumi.
| Darījuma veids | No kura laika obligāti |
|---|---|
| Rēķini valsts un pašvaldību budžeta iestādēm (B2G) | 2025. gada 1. janvāris |
| Rēķini starp Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem (B2B) | 2028. gada 1. janvāris |
Sākotnēji B2B termiņš bija 2026. gads, taču 2025. gada jūnijā Saeima to pārcēla. Grozījumi Grāmatvedības likumā izsludināti 11.06.2025., un tie nosaka, ka uzņēmumu savstarpējos darījumos e-rēķini kļūst obligāti no 2028. gada 1. janvāra. Ja kādā avotā vēl redzat 2026. gadu kā B2B termiņu — tā ir novecojusi informācija.
Līdz 2028. gadam e-rēķinus uzņēmumu starpā varat izmantot brīvprātīgi, ja abas puses tam ir gatavas. Aktuālos skaidrojumus publicē VID e-rēķinu sadaļā.
Formāts: EN 16931 un Peppol BIS Billing 3.0
Eiropā e-rēķina saturu nosaka standarts EN 16931. Tas definē, kādi dati rēķinā ir obligāti un kā tie saucas — piegādātājs, pircējs, rindas, PVN sadalījums, apmaksas nosacījumi. Latvijā izmanto šī standarta specifikāciju Peppol BIS Billing 3.0, kas tehniski tiek ierakstīta UBL XML failā.
Jums nav jāmāk rakstīt XML. Rēķinu programma to izveido no tiem pašiem datiem, ko jau tagad ievadāt rēķinā. Bet tas nozīmē, ka datiem jābūt precīziem: pareizs reģistrācijas un PVN numurs, mērvienības, PVN kategorijas un apmaksas informācija.
Kādi dati vajadzīgi e-rēķinā
E-rēķinā ir tie paši rekvizīti, ko jau tagad prasa PVN likums, bet tiem jābūt precīzākiem un katram savā laukā. Biežākās vietas, kur papīra rēķina paradumi rada problēmas:
| Lauks | Kas jāņem vērā |
|---|---|
| Pircēja identifikators | Reģistrācijas numurs un PVN numurs bez atstarpēm un kļūdām |
| Rēķina rindas | Katrai rindai daudzums, mērvienība un cena, nevis viena kopsumma tekstā |
| PVN kategorija | Katrai rindai likme vai atbrīvojuma iemesls (piemēram, reversā maksāšana) |
| Apmaksas informācija | Konts un maksājuma termiņš kā dati, nevis tikai teksts kājenē |
| Pircēja atsauce | Pasūtījuma vai līguma numurs, ja klients to prasa |
Ja šie dati jūsu rēķinu programmā jau tagad ir atsevišķos laukos, pāreja uz e-rēķiniem būs vienkārša. Ja rēķini tiek rakstīti brīvā tekstā Word failā, tie būs jāpārveido.
Kā e-rēķins nonāk pie saņēmēja
E-rēķinu nesūta kā pielikumu parastā e-pastā. Galvenie kanāli ir:
- E-adrese — valsts oficiālā elektroniskā adrese drošai saziņai ar valsti un citiem uzņēmumiem. Par to vairāk latvija.gov.lv.
- Peppol piekļuves punkts — starptautiska e-rēķinu apmaiņas tīkla pakalpojumu sniedzējs. Jūs pieslēdzaties vienam piekļuves punktam un varat sūtīt rēķinus jebkuram tīkla dalībniekam, arī ārvalstīs.
Abu kanālu atšķirības un izvēle izskaidrota gidā Peppol un e-adrese.
Pārejas noteikumi paredz arī e-rēķinu datu nodošanu VID, tāpēc e-rēķins kļūst ne tikai par dokumentu partnerim, bet arī par datu avotu nodokļu administrācijai.
Ko darīt jau tagad: plāns 5 soļos
1. Saprotiet, cik rēķinu tas skar
Saskaitiet, cik rēķinu mēnesī izrakstāt un saņemat no Latvijas uzņēmumiem. Ja tie ir daži, pietiks ar rēķinu programmu, kas prot e-rēķinus. Ja simti, padomājiet par automātisku importu grāmatvedībā.
2. Sakārtojiet klientu datus
Katram klientam vajadzīgs pareizs reģistrācijas numurs un, ja ir, PVN numurs. Billy tos ielasa no Uzņēmumu reģistra un VID datubāzes automātiski, kad ievadāt reģistrācijas numuru.
3. Izvēlieties programmu, kas prot UBL XML
Pārbaudiet, vai jūsu rēķinu programma var izveidot rēķinu Peppol BIS Billing 3.0 formātā. Varat to izmēģināt bez maksas ar mūsu rēķinu ģeneratoru, kas izveido gan PDF, gan e-rēķina XML.
4. Iemācieties saņemt un atvērt e-rēķinus
Ja kāds jau tagad jums atsūta XML failu, atveriet to bezmaksas e-rēķina skatītājā — tas parāda rēķinu cilvēkam saprotamā veidā un ļauj to izdrukāt vai saglabāt PDF.
5. Izvēlieties nosūtīšanas kanālu
Izlemiet, vai izmantosiet e-adresi, Peppol piekļuves punktu vai abus. Detalizēts ieviešanas plāns ir gidā e-rēķinu ieviešana.
Kā Billy palīdz ar e-rēķiniem
Jau tagad:
- Rēķinu dati tiek glabāti strukturēti — klients, reģistrācijas un PVN numurs, rindas, PVN likmes.
- Klienta rekvizīti tiek ielasīti no Uzņēmumu reģistra un VID PVN statuss tiek pārbaudīts automātiski.
- Rēķinu ģenerators bez reģistrācijas izveido e-rēķina XML (Peppol BIS Billing 3.0).
- E-rēķina skatītājs atver Peppol/UBL XML failu un ļauj to izdrukāt kā PDF.
- Ienākošie rēķini nonāk organizācijas e-pasta adresē, un AI nolasa to datus.
Drīzumā:
- E-rēķinu nosūtīšana tieši no Billy uz saņēmēja e-adresi vai Peppol tīklu.
- E-rēķinu saņemšana Billy no šiem kanāliem.
Mēs to ieviešam ar rezervi pirms 2028. gada 1. janvāra, lai jums būtu laiks pārbaudīt plūsmu ar saviem klientiem.
Pārejas posms: PDF un e-rēķini paralēli
Nākamajos mēnešos situācija būs jaukta. Daļa klientu jau būs gatavi saņemt e-rēķinus, daļa vēl gaidīs PDF. Ārvalstu klienti, kas nav Peppol tīklā, PDF rēķinus var turpināt saņemt arī pēc 2028. gada, jo Latvijas prasība attiecas uz darījumiem starp Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem.
Tāpēc praktiski vajadzīga programma, kas no viena un tā paša rēķina var izveidot gan PDF cilvēkam, gan XML datiem. Billy rēķins jau tagad tiek saglabāts kā strukturēti dati, no kuriem tiek ģenerēts PDF, — XML ir nākamais formāts no tiem pašiem datiem.
Ieguvumi, ne tikai pienākums
E-rēķins nav tikai jauna birokrātija. Ja rēķins nonāk pie saņēmēja strukturēti, viņa grāmatvedim tas nav jāpārraksta, tāpēc mazāk kļūdu un ātrāka apstrāde. Rēķins nevar "pazust" kāda pastkastē, un jums ir pierādījums, ka tas piegādāts. Ilgtermiņā tas nozīmē ātrāku apmaksu un mazāk darba ar saskaņošanu.
Ja vēl izrakstāt rēķinus Excel failos, pāreja uz rēķinu programmu tagad ir vienkāršākais veids, kā 2028. gadā nesteigties. Sāciet ar rēķinu programmu — Billy maksā €9 + PVN mēnesī par organizāciju, un pirmās 14 dienas ir bez maksas.