Problēma, ko pazīst katrs grāmatvedis
Mēneša sākumā jūs sūtāt klientiem vienu un to pašu e-pastu: "lūdzu, atsūtiet visus pagājušā mēneša rēķinus". Tad sākas:
- daļa rēķinu pienāk PDF, daļa kā telefona foto, daļa vispār nepienāk;
- klienta izrakstītajos rēķinos ir nepareizs pircēja nosaukums vai trūkst PVN numura;
- numerācijā ir caurumi, jo kāds rēķins "tika anulēts", izdzēšot failu;
- degvielas čeki ir, bet ceļazīmju nav, vai tās neatbilst odometram;
- termiņš PVN deklarācijai tuvojas, un jūs gaidāt pēdējo dokumentu.
Tā nav grāmatvedība, tā ir dokumentu medības. Billy mērķis ir, lai klients šos dokumentus sakārtotu ikdienā, bet jūs tos vienkārši atvērtu.
Kā Billy palīdz grāmatvedim
Piekļuve klienta organizācijai bez failu sūtīšanas
Katrs klienta uzņēmums Billy ir atsevišķa organizācija. Klients jūs pievieno kā lietotāju ar atbilstošu lomu, un jūs redzat viņa izejošos un ienākošos rēķinus, kad jums ērti. Lietotāju skaits nav ierobežots, tāpēc par jūsu piekļuvi klientam nav jāmaksā papildus. Ja apkalpojat vairākus klientus, katrs no viņiem ir sava organizācija ar saviem datiem.
Pareizi rekvizīti izejošajos rēķinos
Kad klients izraksta rēķinu Billy, pircēja nosaukums un adrese tiek ielasīti no Uzņēmumu reģistra pēc reģistrācijas numura, un PVN statuss tiek pārbaudīts VID datubāzē. Numerācija ir automātiska un secīga. Kļūdas tiek labotas ar kredītrēķinu, nevis dzēšot dokumentu, tāpēc vēsture paliek pilnīga. Ja klientam jāpaskaidro, kas rēķinā obligāti jānorāda, nosūtiet viņam gidu rēķina rekvizīti.
Piegādātāju rēķini vienā vietā
Katrai organizācijai ir sava e-pasta adrese ienākošajiem rēķiniem. Klienta darbinieki pārsūta uz to piegādātāju rēķinus, un AI nolasa piegādātāju, numuru, datumu, termiņu un summu. Papīra čekus var nofotografēt. Jūs redzat visus saņemtos rēķinus sarakstā kopā ar oriģinālajiem failiem. Vairāk lapā ienākošo rēķinu apstrāde.
Ceļazīmes, kas sakrīt ar odometru
Klientiem ar auto Billy ved braucienu uzskaiti, sasaista degvielas čekus ar transportlīdzekli un izveido ikmēneša ceļazīmi. Mēneša sākuma odometrs tiek pārņemts no iepriekšējā mēneša beigām. Vieglajiem auto, par kuriem maksā UVTN, var ieslēgt vienkāršoto nobraukuma uzskaiti — odometrs mēneša sākumā un beigās, degvielas čeki un patēriņa norma —, kas atbilst Uzņēmumu ienākuma nodokļa likuma 8. panta piektajā daļā paredzētajai degvielas izdevumu attiecināšanai. Sīkāk — lapā ceļazīmes.
Rēķini jūsu grāmatvedības programmā
Klienta rēķini nav jāpārraksta. Izrakstītos un saņemtos rēķinus par izvēlēto periodu var lejupielādēt XML failā, ko ielādē Jumī, izrakstītos rēķinus arī Zalkša formātā ar kontējumu, vai Excel tabulā jebkurai citai programmai.
Ja klients rēķinus jau izraksta Jumis mākonī, Billy var tos ielādēt no turienes: realizācijas dokumenti kļūst par izrakstītajiem rēķiniem, iepirkuma dokumenti par saņemtajiem. Billy Jumī tikai lasa un neko nemaina, bet rēķinus, kas Billy jau ir, atpazīst un otrreiz nepievieno. Visas savienojamās sistēmas ir lapā integrācijas.
Kas mainās jūsu darbā
| Agrāk | Ar Billy |
|---|---|
| Atgādinājumu e-pasti klientiem par dokumentiem | Dokumenti ir organizācijā, kad tie rodas |
| Pircēja rekvizītu pārbaude katrā rēķinā | Rekvizīti no UR un VID datubāzes |
| Jautājumi par trūkstošiem numuriem | Secīga numerācija, labojumi ar kredītrēķinu |
| Degvielas čeki bez ceļazīmēm | Uzpildes piesaistītas auto, mēneša ceļazīme PDF |
| Faili dažādos formātos un mapēs | Viens saraksts ar oriģinālajiem failiem |
| Rēķinu pārrakstīšana grāmatvedības programmā | XML imports Jumī vai Zalktī, vai Excel tabula |
Sagatavojiet klientus e-rēķiniem 2028
No 2028. gada 1. janvāra Latvijas uzņēmumi savstarpējos darījumos izrakstīs strukturētus e-rēķinus, kā noteikts Grāmatvedības likuma grozījumos. Darījumos ar budžeta iestādēm tas ir obligāti jau kopš 2025. gada. Daudzi jūsu klienti vēl izraksta rēķinus Word vai Excel failos, un tieši jums viņi jautās, ko darīt.
Billy klientam palīdz pāriet pakāpeniski: rēķinu dati jau tagad tiek glabāti strukturēti (pircēja identifikators, rindas, PVN likmes), un e-rēķinu nosūtīšana uz e-adresi vai Peppol tīklu ir drīzumā. Ja klients jau saņem XML e-rēķinus un nevar tos atvērt, iesakiet bezmaksas e-rēķina skatītāju. Pārejas plāns ir aprakstīts gidā e-rēķinu ieviešana.
Kā ieviest Billy klientam
Pāreja klientam aizņem vienu sarunu un dažas minūtes:
- Klients pieslēdzas ar Smart-ID vai eParakstu. Billy atrod Uzņēmumu reģistrā uzņēmumus, kuros viņš ir amatpersona, tāpēc organizācija tiek izveidota ar pareiziem rekvizītiem.
- Klients pievieno jūs kā lietotāju ar lomu, kas ļauj redzēt rēķinus un dokumentus.
- Klients iedod piegādātājiem organizācijas Billy e-pasta adresi vai iestata pārsūtīšanu no savas pastkastes.
- Ja ir auto, klients tos pievieno autoparkā un norāda, par kuriem maksā UVTN.
- Vienojieties par ritmu — piemēram, klients ievada braucienus un pārsūta rēķinus nedēļas laikā, bet jūs dokumentus pārskatāt pēc mēneša beigām.
Pirmajā mēnesī parasti vēl ir daži dokumenti, kas atnāk pa veco ceļu. No otrā mēneša lielākā daļa jau ir Billy, un atgādinājumu e-pastu kļūst krietni mazāk.
Kam Billy īpaši der
- Grāmatvedības birojiem, kas apkalpo daudzus mazos klientus — SIA, individuālos komersantus, pašnodarbinātos.
- Klientiem ar autoparku, kuriem jākārto ceļazīmes un degvielas uzskaite.
- Klientiem ar daudziem piegādātāju rēķiniem, kas pašlaik pienāk dažādu darbinieku pastkastēs.
Ja klients vēl tikai izvēlas, kur izrakstīt rēķinus, iedodiet viņam saiti uz lapu rēķinu programma.
Billy neaizstāj jūsu grāmatvedības programmu — tā ir vieta, kur klients sagatavo un savāc dokumentus, lai jūs tos saņemtu pilnīgus un pareizus un ielādētu savā programmā.
Cena klientam
Klients maksā €9 + PVN mēnesī par organizāciju — ar neierobežotu rēķinu un lietotāju skaitu. Pirmās 14 dienas ir bez maksas, bankas karte nav vajadzīga. Pieslēgšanās notiek ar Smart-ID vai eParakstu, un dati tiek glabāti ES serveros atbilstoši GDPR.