Kuri noteikumi attiecas uz jūsu rēķinu
Latvijā rēķina saturu nosaka divi likumi, un tas, kurš no tiem ir noteicošais, atkarīgs no jūsu statusa:
- Grāmatvedības likums – attiecas uz visiem uzņēmumiem. Tā 11. panta piektā daļa nosaka rekvizītus jebkuram attaisnojuma dokumentam, arī rēķinam.
- Pievienotās vērtības nodokļa likums – attiecas uz reģistrētiem PVN maksātājiem. 125. pants nosaka pilnā PVN rēķina saturu, 126. pants – vienkāršotā rēķina saturu.
VID skaidro, ka PVN maksātājs Grāmatvedības likuma prasības piemēro tiktāl, ciktāl PVN likumā nav noteiktas prasības PVN rēķinam (VID metodiskais materiāls par kases čekiem un rēķiniem). Praksē PVN rēķinā jāievēro abi likumi.
Obligātie rekvizīti PVN rēķinā (PVN likuma 125. pants)
PVN maksātāja rēķinā jābūt šādai informācijai (125. panta pirmā daļa):
| Nr. | Rekvizīts | Piezīme |
|---|---|---|
| 1 | Izrakstīšanas datums | Vienmēr |
| 2 | Kārtas numurs vienā vai vairākās sērijās | Numuram jāidentificē rēķins unikāli |
| 3 | Piegādātāja nosaukums un juridiskā adrese | Fiziskajai personai – vārds, uzvārds un deklarētā dzīvesvieta |
| 4 | Piegādātāja PVN reģistrācijas numurs | Piemēram, LV40003123456 |
| 5 | Saņēmēja nosaukums un juridiskā adrese | Fiziskajai personai – vārds, uzvārds un deklarētā dzīvesvieta |
| 6 | Saņēmēja PVN reģistrācijas numurs | Ja saņēmējam tāds piešķirts Latvijā vai citā ES valstī |
| 7 | Piegādes vai pakalpojuma sniegšanas datums | Ja atšķiras no izrakstīšanas datuma; avansa rēķinā – avansa saņemšanas datums |
| 8 | Preces vai pakalpojuma nosaukums, daudzums, mērvienība | |
| 9 | Vienības cena bez PVN | |
| 10 | Atlaides | Ja tās nav atskaitītas no vienības cenas |
| 11 | PVN likme | 21 %, 12 %, 5 % vai 0 % |
| 12 | PVN summa | Eiro |
| 13 | Kopsumma bez PVN | Summa, kurai piemēro PVN vai atbrīvojumu |
Īpašos gadījumos jāpievieno vēl kāda no šīm norādēm (14.–23. punkts):
- "pašaprēķins" – ja rēķinu izraksta pats pircējs (130. pants);
- atsauce uz PVN likuma vai Direktīvas 2006/112/EK pantu – ja piemēro 0 % likmi vai atbrīvojumu;
- "nodokļa apgrieztā maksāšana" – ja PVN maksā saņēmējs (sk. reversais PVN);
- norāde par jaunu transportlīdzekli un informācija, kas to pierāda;
- "naudas līdzekļu uzskaite" – ja piemēro 137. panta īpašo kārtību;
- "peļņas daļas režīms ceļojumu aģentūrām", "peļņas daļas režīms lietotām precēm", "peļņas daļas režīms mākslas darbiem" vai "peļņas daļas režīms kolekciju priekšmetiem un senlietām";
- pilnvarotās personas vai fiskālā pārstāvja dati, ja PVN maksā tie.
Svarīgs izņēmums: ja piemēro iekšzemes apgriezto maksāšanu (būvniecība, kokmateriāli, metāllūžņi u. c.), rēķinā nenorāda PVN likmi un PVN summu (129. panta trešā daļa).
Rekvizīti rēķinā bez PVN (Grāmatvedības likuma 11. pants)
Ja neesat PVN maksātājs, rēķinam jāatbilst Grāmatvedības likuma 11. panta piektajai daļai. VID to apkopo šādi:
- dokumenta veida nosaukums (piemēram, "Rēķins");
- dokumenta datums;
- dokumenta numurs;
- ziņas par dokumenta autoru – nosaukums (komersantam – firma) un reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods; saimnieciskās darbības veicējam – vārds, uzvārds un nodokļu maksātāja reģistrācijas kods;
- tādas pašas ziņas par citiem darījuma dalībniekiem, ja tādi ir;
- ja otra puse ir fiziskā persona, kas neveic saimniecisko darbību, – vārds un uzvārds (personas kodu norāda tikai pēc personas pieprasījuma vai ja to prasa cits normatīvais akts);
- darījuma apraksts un vērtība naudas izteiksmē, ja nepieciešams, arī daudzums un mērvienība;
- citi rekvizīti, ko konkrētam dokumenta veidam nosaka citi normatīvie akti;
- atbildīgās personas paraksts, izņemot 11. panta sestajā, septītajā un astotajā daļā minētos gadījumus.
Gatavu formu atradīsiet lapā rēķina paraugs bez PVN.
Vienkāršotais PVN rēķins (126. pants)
Par iekšzemes darījumu, kura vērtība bez PVN ir mazāka par 150 eiro, PVN maksātājs drīkst izrakstīt vienkāršoto rēķinu (126. panta otrā daļa). Tajā pietiek ar:
- izrakstīšanas datumu;
- piegādātāja nosaukumu, adresi un PVN numuru;
- saņēmēja nosaukumu, adresi un PVN numuru;
- preces nosaukumu vai pakalpojuma veidu un daudzumu;
- cenu un kopsummu (ar PVN vai bez tā);
- PVN likmi un PVN summu.
Kases čeku bez pircēja datiem var izmantot kā vienkāršoto rēķinu, ja darījuma vērtība bez PVN ir mazāka par 30 eiro (126. panta ceturtā daļa). Vienkāršoto rēķinu drīkst izmantot arī tad, ja ar to groza iepriekš izrakstītu rēķinu; tad tajā norāda sākotnējā rēķina datumu, numuru un konkrētos grozāmos datus.
Kas rēķinā NAV obligāts
Daudzi uzskata, ka bez šiem laukiem rēķins nav derīgs. Likumā tie nav prasīti:
- Bankas konts. VID savās e-rēķinu noformēšanas vadlīnijās tieši norāda, ka bankas konts nav obligāts rekvizīts ne pēc Grāmatvedības likuma, ne pēc PVN likuma. Tomēr norādiet to – citādi klients nevarēs samaksāt.
- Apmaksas termiņš. Likums to neprasa, bet bez tā grūti pierādīt kavējumu un aprēķināt nokavējuma procentus.
- Summa vārdiem. Nav obligāta, bet bieži tiek prasīta iekšējās kontroles dēļ.
- Zīmogs. Nav prasīts nevienā no likumiem.
- Paraksts PVN rēķinā. PVN likuma 125. pants parakstu nemin; tā vietā jums jānodrošina rēķina izcelsmes autentiskums, nemainīgs saturs un salasāmība (125. panta trešā daļa). Paraksta prasību nosaka Grāmatvedības likums, un tam ir izņēmumi. Sīkāk: rēķins bez paraksta.
Piemērs: pilns PVN rēķins
| Lauks | Vērtība |
|---|---|
| Dokuments | Rēķins Nr. 2026-0057 |
| Izrakstīts | 2026. gada 22. oktobrī |
| Pakalpojums sniegts | 2026. gada 15. oktobrī |
| Piegādātājs | SIA "Ozols", reģ. Nr. 40003123456, PVN Nr. LV40003123456, Brīvības iela 1, Rīga, LV-1010 |
| Saņēmējs | SIA "Kļava", reģ. Nr. 40103987654, PVN Nr. LV40103987654, Lāčplēša iela 2, Rīga, LV-1011 |
| Pozīcija | Grāmatvedības konsultācija, 8 h × 62,50 € |
| Summa bez PVN | 500,00 € |
| PVN 21 % | 105,00 € |
| Kopā | 605,00 € |
| Apmaksas termiņš | 2026. gada 5. novembris |
Pārbaudiet PVN summu: 500,00 × 0,21 = 105,00 €. Ja zināt tikai kopsummu ar PVN, summu bez PVN iegūsiet, dalot ar 1,21: 605,00 / 1,21 = 500,00 €. To pašu aprēķinu veic PVN kalkulators.
E-rēķina rekvizīti
Strukturētam e-rēķinam saturs ir tas pats – VID vadlīnijās norādīts, ka e-rēķinā obligāti jāiekļauj Grāmatvedības likuma 11. panta piektajā daļā noteiktie rekvizīti, bet PVN e-rēķinā arī PVN likuma 125. vai 126. pantā prasītā informācija. Atšķiras forma: dati tiek ievietoti XML laukos pēc standarta EN 16931 un Peppol BIS Billing 3.0. Piemēram, PVN likmei atbilst PVN kategorijas kods (S – standarta, AE – apgrieztā maksāšana, E – atbrīvots), bet atsauce uz sākotnējo rēķinu kredītrēķinā tiek ievietota atsevišķā laukā. Kā sagatavoties, lasiet gidā e-rēķinu ieviešana.
Rekvizīti īpašos darījumos
Dažos darījumos parastajam sarakstam jāpievieno kaut kas vairāk vai, gluži otrādi, kaut ko drīkst nenorādīt.
| Darījums | Kas jāievēro rēķinā | Pamats |
|---|---|---|
| Pakalpojums citas ES valsts uzņēmumam | Klienta ES PVN numurs, summa bez PVN, norāde "nodokļa apgrieztā maksāšana" / "Reverse charge" | PVN likuma 125. panta pirmās daļas 6. un 16. punkts |
| Preču piegāde uz citu ES valsti | Klienta ES PVN numurs, 0 % likme un atsauce uz likuma pantu | 125. panta pirmās daļas 15. punkts, 43. panta ceturtā daļa |
| Iekšzemes apgrieztā maksāšana | Norāde "nodokļa apgrieztā maksāšana", bez PVN likmes un summas | 125. panta pirmās daļas 16. punkts, 129. panta trešā daļa |
| Atbrīvots darījums (piem., izglītība, medicīna) | Atsauce uz atbrīvojuma pantu | 125. panta pirmās daļas 15. punkts |
| Darījums ārvalstu valūtā | PVN summa eiro pēc grāmatvedības kursa darījuma dienas sākumā | 129. panta piektā daļa |
| Vairākas PVN likmes vienā rēķinā | Katras likmes un neapliekamo darījumu vērtības atsevišķi | 129. panta ceturtā daļa |
| Pārskata rēķins par mēnesi | Visi rekvizīti par katru piegādi mēneša laikā | 129. panta pirmā daļa |
| Avansa saņemšana | Avansa saņemšanas datums, ja tas atšķiras no izrakstīšanas datuma | 125. panta pirmās daļas 7. punkts |
Ja nezināt, kura atsauce ir pareiza, apskatiet VID metodiskos materiālus – tajos ir tabula ar biežāk lietotajām norādēm. Atcerieties, ka arī maza kļūda atsaucē var novest pie nepareiza PVN apmēra vai pircēja priekšnodokļa zaudēšanas.
Kā pārbaudīt klienta rekvizītus
Visbiežāk kļūdas rodas nevis jūsu, bet klienta datos. Pirms pirmā rēķina jaunam klientam:
- reģistrācijas numuru un juridisko adresi pārbaudiet Uzņēmumu reģistra datos – nosaukums rēķinā jāraksta tieši tā, kā reģistrēts, ar uzņēmējdarbības formu (SIA, AS, IK);
- PVN numuru pārbaudiet VID PVN maksātāju reģistrā; Latvijas PVN numurs sastāv no prefiksa LV un 11 cipariem;
- ES klienta PVN numuru pārbaudiet Eiropas Komisijas VIES sistēmā un saglabājiet pārbaudes rezultātu;
- privātpersonai pietiek ar vārdu un uzvārdu – personas kodu neprasiet bez vajadzības.
Ja klients maina nosaukumu vai juridisko adresi, atjaunojiet datus pirms nākamā rēķina – vecajā adresē izrakstīts rēķins ir neprecīzs.
Biežākās kļūdas rekvizītos
- Saņēmēja PVN numura nav vai tas ir kļūdains. Tas apdraud pircēja tiesības atskaitīt priekšnodokli.
- Faktiskā adrese juridiskās vietā. Likums prasa juridisko adresi.
- Pakalpojums aprakstīts pārāk vispārīgi. "Pakalpojumi saskaņā ar līgumu" bez perioda vai apjoma VID var neatzīt.
- Nav piegādes datuma, lai gan darbs pabeigts iepriekšējā mēnesī.
- PVN 0 % bez atsauces uz pantu. Ja piemēro 0 % likmi vai atbrīvojumu, atsauce uz pamatojumu ir obligāta.
Kā Billy aizpilda rekvizītus
Billy pēc reģistrācijas numura ielādē klienta nosaukumu un juridisko adresi no Uzņēmumu reģistra un PVN statusu no VID, bet rēķina numuru piešķir automātiski. Tā lielāko daļu kļūdu no saraksta augstāk nemaz nevar pieļaut. Vienam rēķinam izmantojiet bezmaksas rēķinu ģeneratoru – tas sagatavo PDF un Peppol UBL e-rēķina XML bez reģistrācijas. Pilnā versija maksā 9 € + PVN mēnesī par organizāciju, ar 14 bezmaksas dienām.