Ko saka likums
PVN likums. PVN rēķinā jānorāda "nodokļa rēķina vienas vai vairāku sēriju kārtas numurs, kas unikāli identificē nodokļa rēķinu" (PVN likuma 125. panta pirmās daļas 2. punkts). Tas pārņem ES prasību par secīgu numuru vienā vai vairākās sērijās (Direktīvas 2006/112/EK 226. panta 2. punkts).
Grāmatvedības likums. Dokumenta numurs ir obligāts rekvizīts jebkuram attaisnojuma dokumentam, arī rēķinam bez PVN (Grāmatvedības likuma 11. panta piektās daļas 3. punkts).
Anulēti rēķini. Ja rēķins anulēts, PVN maksātājs to saglabā grāmatvedībā, "lai pamatotu izrakstīto nodokļa rēķinu kārtas numuru neievērošanu" (129. panta sestā daļa). No šīs normas izriet, ka kārtas numuru secība ir jāievēro un katram robam jābūt izskaidrojumam.
Likums nenosaka konkrētu formātu, numura garumu, prefiksus vai to, vai numerācija jāsāk no jauna katru gadu. To izlem pats uzņēmums – vēlams grāmatvedības politikā.
Trīs pamatprincipi
- Unikalitāte. Nevienam rēķinam nedrīkst būt tāds pats numurs kā citam tajā pašā sērijā – ne šogad, ne nākamgad.
- Secība. Katrā sērijā numuri pieaug bez neizskaidrotiem robiem: 41, 42, 43, nevis 41, 43, 47.
- Izsekojamība. Katram izlaistam vai anulētam numuram jābūt saglabātam dokumentam vai skaidrojumam.
Populāri numuru formāti
| Formāts | Piemērs | Plusi | Mīnusi |
|---|---|---|---|
| Vienkāršs secīgs | 1, 2, 3 … 1042 | Pats vienkāršākais | Klients redz, cik rēķinu izrakstāt |
| Gads + numurs | 2026-0042 | Pārskatāms; katru gadu var sākt no 1 | Jāatceras mainīt gadu janvārī |
| Prefikss + numurs | BL-0042 | Atšķir uzņēmumus vai zīmolus | Jāseko, lai prefikss nemainītos |
| Gads/mēnesis + numurs | 2026/10-007 | Viegli atrast pēc perioda | Garš numurs |
| Datums + kārtas numurs dienā | 2026/10/22-1 | Atbilst datumam | Grūtāk pamanīt robus |
Visi šie formāti ir likumīgi. Arī VID savās e-rēķinu noformēšanas vadlīnijās piemēros izmanto gan vienkāršu numuru (Nr. 1, Nr. 2), gan datumā balstītu (Nr. 2026/07/31-2).
Kā izvēlēties formātu
Formāta izvēle ir vienreizējs lēmums, ko vēlāk mainīt ir neērti, tāpēc padomājiet par četriem jautājumiem:
- Cik rēķinu gadā izrakstāt? Ja līdz simtam, pietiek ar trim cipariem (2026-001). Ja tūkstošiem, rezervējiet četrus vai piecus (2026-00001), lai numuri vienmēr būtu vienāda garuma un pareizi kārtotos sarakstā.
- Vai vajag atšķirt dokumentu veidus? Ja izrakstāt avansa rēķinus un kredītrēķinus, atsevišķas sērijas ar prefiksiem atvieglo darbu jums un grāmatvedim.
- Vai rēķinus izraksta vairākas vietas vai cilvēki? Tad katrai vietai vajag savu prefiksu vai vienu sistēmu, kas numurus piešķir centralizēti.
- Vai klientam jāredz, cik rēķinu jūs izrakstāt? Ja tas šķiet nevēlami, numurs ar gadu vai mēnesi atklāj mazāk nekā viens garš skaitlis kopš uzņēmuma dibināšanas.
Vienkāršākais ieteikums lielākajai daļai mazo uzņēmumu: GADS-NNNN parastajiem rēķiniem un KR-GADS-NNN kredītrēķiniem. Tas ir īss, unikāls, viegli lasāms un katru gadu sākas no jauna.
Vairākas numuru sērijas
PVN likums tieši atļauj vienu vai vairākas sērijas. Biežākie iemesli tās lietot:
- dokumenta veids – parastie rēķini (2026-…), avansa rēķini (AV-2026-…), kredītrēķini (KR-2026-…);
- struktūrvienības vai veikali – RIGA-2026-…, LIEP-2026-…;
- izrakstīšanas kanāli – rēķini no grāmatvedības programmas un rēķini no e-veikala;
- valūta vai valoda – rēķini ārvalstu klientiem atsevišķi.
Noteikums: katrai sērijai jābūt atšķiramai (ar prefiksu vai citu pazīmi), un katrā sērijā numuri iet secīgi. Divas sērijas ar vienādiem numuriem bez prefiksa (divi rēķini Nr. 15) nav pieļaujamas, jo numurs vairs neidentificē rēķinu unikāli.
Vai katru gadu var sākt no jauna?
Jā, ja numurs paliek unikāls. Visdrošāk to panākt, iekļaujot numurā gadu: 2026-0001, 2027-0001. Ja izmantojat tikai skaitli bez gada, pēc 31. decembra turpiniet secību (1043, 1044 …), citādi 2027. gadā atkal parādīsies rēķins Nr. 1.
Tāpat varat mainīt formātu, piemēram, no 1. janvāra pāriet uz jaunu prefiksu. Fiksējiet maiņu grāmatvedības politikā, lai pārbaudes gadījumā varētu parādīt, kur beidzas viena sērija un sākas otra.
Ko darīt ar kļūdām numerācijā
Rēķins izveidots, bet nav nosūtīts. To anulē un saglabā (ar atzīmi "Anulēts"). Numuru atkārtoti neizmanto.
Rēķins nosūtīts ar kļūdu. To nelabojiet un neizdzēsiet – izrakstiet kredītrēķinu ar atsauci uz kļūdaino rēķinu un jaunu rēķinu ar nākamo brīvo numuru.
Izlaists numurs. Ja kāds numurs palicis neizmantots (piemēram, programmas kļūmes dēļ), pievienojiet iekšēju skaidrojumu, kāpēc tā nav. Vēlāk ar šo numuru rēķinu neizrakstiet.
Divi rēķini ar vienādu numuru. Vienu no tiem atsauciet ar kredītrēķinu un izrakstiet no jauna ar unikālu numuru.
Piemērs: viena gada numerācija ar trim sērijām
SIA "Ozols" grāmatvedības politikā nosaka:
- rēķini: 2026-0001, 2026-0002 …
- avansa rēķini: AV-2026-001 …
- kredītrēķini: KR-2026-001 …
Oktobrī "Ozols" izraksta:
| Numurs | Datums | Saturs | Summa bez PVN | PVN 21 % | Kopā |
|---|---|---|---|---|---|
| AV-2026-014 | 01.10. | Avanss mēbelēm | 1500,00 € | 315,00 € | 1815,00 € |
| 2026-0061 | 05.10. | Biroja krēsli | 1000,00 € | 210,00 € | 1210,00 € |
| 2026-0062 | 12.10. | Anulēts (dubults ieraksts), saglabāts | – | – | – |
| 2026-0063 | 20.10. | Dizaina pakalpojums | 600,00 € | 126,00 € | 726,00 € |
| KR-2026-003 | 28.10. | 10 % atlaide rēķinam 2026-0061 | −100,00 € | −21,00 € | −121,00 € |
Secība katrā sērijā ir nepārtraukta, anulētais 2026-0062 saglabāts, kredītrēķins norāda uz konkrētu rēķinu. Šāda tabula ir arī ērts pārbaudes rīks – to varat izveidot no jebkuras rēķinu programmas.
Labas un sliktas prakses piemēri
| Situācija | Vai der? | Kāpēc |
|---|---|---|
| 2026-0001, 2026-0002, 2026-0003 | Jā | Secīgi un unikāli |
| 2026-0001 un 2027-0001 | Jā | Gads padara numurus unikālus |
| 1, 2, 3 … un no 1. janvāra atkal 1, 2, 3 | Nē | Divi rēķini Nr. 1 – numurs vairs nav unikāls |
| 2026-0010, 2026-0012 (0011 nav) | Tikai ar skaidrojumu | Robs jāpamato ar anulētu dokumentu |
| A-2026-001 un B-2026-001 | Jā | Dažādas sērijas ar atšķirīgu prefiksu |
| Kļūdains rēķins pārrakstīts ar to pašu numuru | Nē | Jāizraksta kredītrēķins un jauns rēķins |
| Numurs ar klienta saīsinājumu: KLAVA-005 | Jā, ja unikāls | Sērija katram klientam ir pieļaujama, bet grūtāk kontrolējama |
Numerācija un e-rēķini
Strukturētā e-rēķinā numurs ir obligāts lauks (EN 16931 modelī – rēķina identifikators), un tam jābūt unikālam. Ar e-rēķiniem numerācijas disciplīna kļūst vēl svarīgāka:
- e-rēķinu nevar izdzēst – kļūdas labo tikai ar kredītrēķinu ar atsauci uz labojamā rēķina numuru (MK noteikumu Nr. 877 25.¹ punkts, VID skaidrojums);
- VID šobrīd atpazīst dublikātus tikai pēc identiskas XML datnes. Ja to pašu rēķinu nosūtāt atkārtoti ar nelielām izmaiņām (pat vienu atstarpi), VID to neatpazīs kā dublikātu, un jums var parādīties divi rēķini ar vienu numuru (VID vadlīnijas);
- ja vienlaikus izrakstāt rēķinus no vairākām sistēmām, katrai vajag savu sēriju, lai numuri nekad nesakristu.
Vairāk par pāreju: e-rēķinu ieviešana.
Praktiskas situācijas
Vairāki cilvēki izraksta rēķinus
Ja rēķinus izraksta vairāki darbinieki vai vairākas filiāles, kopīga manuāla numerācija (piemēram, Excel tabulā) gandrīz vienmēr beidzas ar dublikātiem. Ir divi droši risinājumi: viena programma, kas numurus piešķir automātiski, vai atsevišķa sērija katram izrakstītājam (piemēram, A-2026-…, B-2026-…). Otrais variants ir likumīgs, jo PVN likums atļauj vairākas sērijas.
Pāreja uz jaunu programmu
Mainot rēķinu programmu gada vidū, numurs nedrīkst sākties no 1 tajā pašā sērijā. Varat:
- turpināt to pašu secību jaunajā programmā (pēdējais vecajā – 2026-0087, pirmais jaunajā – 2026-0088);
- vai sākt jaunu sēriju ar citu prefiksu un pierakstīt grāmatvedības politikā, no kura datuma tā lietota.
Vecās programmas rēķinus saglabājiet un nodrošiniet, ka tos var atrast – arī PVN rēķiniem glabāšanas termiņš ir 5 gadi (PVN likuma 133. panta ceturtā daļa).
Numuri un datumi
Likums tieši neprasa, lai lielāks numurs vienmēr būtu ar vēlāku datumu. Tomēr, ja rēķins Nr. 2026-0050 datēts 10. oktobrī, bet Nr. 2026-0049 – 25. oktobrī, pārbaudes laikā tas raisīs jautājumus. Labā prakse – izrakstīt rēķinus hronoloģiskā secībā un rēķinu ar agrāku datumu nevis "iespraust" vecā numurā, bet izrakstīt ar nākamo brīvo numuru.
Rēķinu numurs un apmaksa
Rēķina numurs ir arī galvenā atsauce maksājumā. Lūdziet klientam maksājuma mērķī norādīt rēķina numuru – tā vieglāk sasaistīt maksājumu ar rēķinu un pamanīt neapmaksātos rēķinus. Īsi, viegli pārrakstāmi numuri (2026-0042) šeit ir labāki par gariem (2026/10/22-INV-RIGA-0042).
PVN nemaksātāja rēķini
Ja neesat PVN maksātājs, numerācijas prasību nosaka Grāmatvedības likums – dokumenta numurs ir obligāts rekvizīts. Principi ir tie paši: unikāls numurs, secība, saglabāti anulētie dokumenti. Ja kļūstat par PVN maksātāju gada vidū, numerāciju var turpināt, bet ērtāk ir sākt jaunu sēriju no reģistrācijas dienas. Sk. arī rēķins bez PVN.
Kontrolsaraksts jūsu numerācijai
- Formāts un sērijas aprakstīti grāmatvedības politikā.
- Katrai sērijai ir unikāls prefikss.
- Gada maiņā numurs paliek unikāls (gads numurā vai turpināta secība).
- Anulētie rēķini tiek saglabāti, nevis dzēsti.
- Kļūdas labo ar kredītrēķinu, nevis pārrakstot numuru.
- Ir viena vieta, kur redzēt visus izrakstītos numurus.
Automātiska numerācija Billy
Billy piešķir rēķinu numurus automātiski, tāpēc nav jāatceras pēdējais izmantotais numurs un nav jāuztraucas par nejaušiem dublikātiem. Klienta rekvizīti tiek ielādēti no Uzņēmumu reģistra, PVN statuss – no VID. Ja vajag tikai vienu rēķinu, izmantojiet bezmaksas rēķinu ģeneratoru vai sāciet no rēķina parauga. Billy maksā 9 € + PVN mēnesī par organizāciju, pirmās 14 dienas bez maksas.