Kā pareizi izrakstīt rēķinu bez PVN

Kad rēķinu drīkst izrakstīt bez PVN

"Rēķins bez PVN" ikdienā apzīmē trīs pilnīgi atšķirīgas situācijas. Pirms rakstāt rēķinu, noskaidrojiet, kura no tām ir jūsu, jo no tā atkarīgs, kas dokumentā jānorāda.

Pirmajā gadījumā PVN vienkārši neeksistē jūsu uzskaitē. Otrajā un trešajā jūs esat PVN maksātājs, bet konkrētajam darījumam nodoklis netiek aprēķināts, un tad rēķinā jāpaskaidro, kāpēc.

Ne-PVN maksātāja rēķins: obligātie rekvizīti

Ja neesat reģistrējušies VID PVN maksātāju reģistrā, jūsu rēķins ir parasts attaisnojuma dokuments. Tam jāatbilst Grāmatvedības likuma 11. panta piektajai daļai, kas nosaka attaisnojuma dokumenta rekvizītus:

• dokumenta nosaukums — piemēram, "Rēķins";
• datums un numurs — numuram jābūt unikālam, lai rēķinu var viennozīmīgi identificēt;
• ziņas par izrakstītāju — nosaukums un reģistrācijas numurs, bet fiziskai personai, kas veic saimniecisko darbību, vārds, uzvārds un nodokļu maksātāja reģistrācijas kods;
• ziņas par saņēmēju — uzņēmumam nosaukums un reģistrācijas numurs, privātpersonai pietiek ar vārdu un uzvārdu;
• darījuma apraksts un summa — preču vai pakalpojumu nosaukums, daudzums, cena un kopsumma eiro vai citā valūtā;
• paraksts, ja vien nav piemērojams kāds no izņēmumiem (par tiem gidā rēķins bez paraksta).

Pilns saraksts ar skaidrojumiem ir gidā rēķina rekvizīti.

Ko nerakstīt ne-PVN maksātāja rēķinā

• Nerakstīt PVN numuru. PVN numurs ir reģistrācijas numurs ar prefiksu LV, un tas tiek piešķirts tikai PVN maksātājiem. Ja to norādīsiet, klients var maldīgi atskaitīt priekšnodokli.
• Nerakstīt rindu "PVN 0 %". Nulles likme ir PVN maksātāja instruments konkrētiem darījumiem (piemēram, eksportam). Ne-PVN maksātājam nav nekādas PVN likmes.
• Nesaukt dokumentu par "PVN rēķinu". PVN rēķins ir nodokļa rēķins Pievienotās vērtības nodokļa likuma izpratnē, un to izraksta tikai PVN maksātājs.

Vai jāraksta "Nav PVN maksātājs"?

Likums šādu frāzi neprasa. Tomēr praksē tā ir noderīga: klienta grāmatvedis uzreiz redz, ka PVN nav aizmirsts, bet netiek piemērots. Ieteicamie formulējumi:

• "Izrakstītājs nav reģistrēts PVN maksātājs."
• "PVN netiek piemērots — izrakstītājs nav PVN maksātājs."

Nav ieteicams rakstīt "atbrīvots no PVN", jo atbrīvojums PVN likumā nozīmē konkrētu darījuma veidu, nevis jūsu statusu.

PVN maksātāja rēķins bez nodokļa: atsauce uz likumu

Ja esat PVN maksātājs, bet darījums nav apliekams ar PVN vai tam piemēro reverso kārtību, rēķinā jāietver arī PVN likumā prasītā informācija. VID metodiskajos materiālos uzsvērts, ka nepareizas vai trūkstošas atsauces var novest pie dubultas aplikšanas, nepamatotas neaplikšanas vai priekšnodokļa tiesību zaudēšanas (VID skaidrojums).

Tipiskas norādes:

Reversā PVN noteikumi detalizēti aprakstīti gidā reversais PVN.

Piemērs: rēķins bez PVN ar skaitļiem

Pašnodarbinātā dizainere, kas nav PVN maksātāja, izstrādā logo Rīgas kafejnīcai.

Zem tabulas: "Summa vārdiem: pieci simti trīsdesmit eiro, 00 centi. Izrakstītāja nav reģistrēta PVN maksātāja." Summu vārdiem var uzģenerēt rīkā summa vārdiem.

Salīdzinājumam — ja tā pati dizainere būtu PVN maksātāja, tai pašai neto cenai būtu jāpieskaita 21 % PVN: 530,00 + 111,30 = 641,30 EUR. Klientam, kas pats ir PVN maksātājs, starpība nav būtiska, jo 111,30 EUR viņš atskaita kā priekšnodokli. Privātpersonai vai ne-PVN maksātājam rēķins bez PVN ir par 111,30 EUR lētāks. Pārrēķinu var pārbaudīt ar PVN kalkulatoru.

Kad rēķins bez PVN vairs nav iespējams

Statuss "nav PVN maksātājs" nav mūžīgs. Saskaņā ar PVN likuma 59. pantu un VID skaidrojumu:

• apgrozījuma slieksnis ir 50 000 EUR kalendāra gadā — kad to pārsniedz, jāreģistrējas PVN maksātāju reģistrā;
• ja slieksni pārsniedz ne vairāk kā par 10 % (līdz 55 000 EUR), reģistrāciju var atlikt līdz nākamā gada 1. janvārim;
• neatkarīgi no apgrozījuma jāreģistrējas, ja sniedz pakalpojumus citas ES valsts PVN maksātājam vai saņem pakalpojumus no ārvalstu uzņēmuma, kuru sniegšanas vieta ir Latvija;
• jāreģistrējas arī tad, ja preču iegāde no citām ES valstīm gadā sasniedz 10 000 EUR.

Svarīgi: kopš 2025. gada slieksni skaita kalendāra gadā, nevis pēdējos 12 mēnešos, un aprēķinā ieskaita arī dažus ar PVN neapliekamus darījumus. Sīkāk — gidā PVN reģistrācija.

Kad esat reģistrēti, visiem apliekamajiem darījumiem jāizraksta rēķini ar PVN, un rēķins bez PVN paliek tikai atbrīvotiem vai reversiem darījumiem.

Biežākās kļūdas

1. Vecas veidnes ar PVN rindu. Ja lejupielādējat paraugu, kas paredzēts PVN maksātājam, izdzēsiet PVN numura lauku un PVN rindu, nevis atstājiet "0,00".
2. "Bez PVN" pie cenas, bet PVN maksātājs. Ja esat reģistrēti, frāze "cena bez PVN" nozīmē neto cenu, pie kuras PVN vēl jāpieskaita. Nerakstiet to kā gala summu.
3. Nav reģistrācijas koda. Pašnodarbinātajam jānorāda nodokļu maksātāja reģistrācijas kods — bez tā klienta grāmatvedība rēķinu var neatzīt.
4. Novēlota reģistrācija. Ja slieksnis jau pārsniegts, bet turpināt izrakstīt rēķinus bez PVN, nodoklis par šiem darījumiem tik un tā var būt jāsamaksā no jūsu kabatas.

Rēķins bez PVN dažādiem klientiem

Ne-PVN maksātāja rēķins izskatās vienādi neatkarīgi no klienta, bet klienta vajadzības atšķiras. Der zināt, kam pievērst uzmanību.

Privātpersona

Privātpersonai PVN nav atskaitāms, tāpēc jūsu cena bez PVN viņai ir tīrs ieguvums. Rēķinā pietiek ar klienta vārdu un uzvārdu. Personas kodu norādiet tikai tad, ja klients to lūdz vai to prasa cits normatīvais akts (VID skaidrojums).

Uzņēmums, kas ir PVN maksātājs

PVN maksātājam rēķins bez PVN ir derīgs izdevumu dokuments, bet priekšnodokli viņš atskaitīt nevar. Daži lielāki klienti pārbauda, vai jūs tiešām neesat PVN maksātājs, — VID publiskajā datubāzē vai VIES. Ja jūsu statuss mainās, uzreiz informējiet klientus, citādi viņu grāmatvedība var gaidīt rēķinus ar PVN.

Valsts vai pašvaldības iestāde

Kopš 2025. gada 1. janvāra rēķini valsts un pašvaldību iestādēm jāsūta kā strukturēti e-rēķini. Tas attiecas arī uz ne-PVN maksātājiem. Strukturētajā e-rēķinā PVN statuss tiek norādīts ar PVN kategorijas kodu: ja PVN netiek piemērots, kopā ar kodu pievieno arī paskaidrojuma tekstu, piemēram, "Izrakstītājs nav PVN maksātājs".

No 2028. gada 1. janvāra strukturēti e-rēķini būs obligāti arī darījumos starp uzņēmumiem, tāpēc PDF rēķins bez PVN pakāpeniski tiks aizstāts ar e-rēķinu bez PVN.

Ko darīt, ja rēķins izrakstīts kļūdaini

Gadās, ka rēķinā bez PVN nejauši ielikta PVN rinda vai, otrādi, PVN maksātājs aizmirsis pieskaitīt nodokli. Nerakstiet jaunu rēķinu ar to pašu numuru un nelabojiet nosūtīto PDF. Pareizā secība:

1. Izrakstiet kredītrēķinu, kas anulē kļūdaino rēķinu vai tā daļu.
2. Izrakstiet jaunu, pareizu rēķinu ar nākamo numuru.
3. Paskaidrojiet klientam, kas mainījies, lai viņa grāmatvedība abus dokumentus iegrāmato kopā.

Ja kļūda ir tikai tekstā (piemēram, nepareiza adrese), daudzi uzņēmumi izmanto arī labojuma rēķinu, kas atsaucas uz sākotnējo rēķinu. Galvenais — lai uzskaitē būtu redzama visa dokumentu secība.

Ne-PVN maksātājs un iepirkumi ar PVN

Viena lieta, ko jaunie uzņēmēji bieži aizmirst: ja neesat PVN maksātājs, PVN, ko samaksājat par saviem iepirkumiem (dators, programmatūra, degviela), jums ir izmaksas, nevis atgūstams nodoklis. Piemēram, klēpjdators par 1210 EUR ar PVN jūsu uzskaitē ir izdevumi 1210 EUR, kamēr PVN maksātājam tie būtu 1000 EUR, jo 210 EUR viņš atgūst kā priekšnodokli. Ja plānojat lielas investīcijas, aprēķiniet, vai brīvprātīga PVN reģistrācija nebūtu izdevīgāka. Brīvprātīgā reģistrācija ir aprakstīta iepriekš minētajā PVN reģistrācijas gidā.

Kā ātri izrakstīt rēķinu bez PVN

Gatavu veidni atradīsiet lapā rēķina paraugs bez PVN. Ja gribat uzreiz PDF, izmantojiet bezmaksas rēķinu ģeneratoru: izvēlieties "Neesmu PVN maksātājs", un PVN netiek aprēķināts, bet summa vārdiem tiek pievienota automātiski. Ģenerators bez reģistrācijas izveido arī e-rēķina XML Peppol UBL formātā.

Ja rēķinus rakstāt regulāri, Billy (9 EUR + PVN mēnesī par organizāciju, pirmās 14 dienas bez maksas) numurē rēķinus automātiski, pēc reģistrācijas numura ielasa klienta rekvizītus no Uzņēmumu reģistra un pārbauda klienta PVN statusu VID datos.