Īsumā: kas un kad
Grāmatvedības likums nosaka, ka rēķins, ko uzņēmums izsniedz samaksāšanai citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, jānoformē kā strukturēts elektronisks rēķins – XML datne, nevis PDF (Grāmatvedības likuma 11. panta četrpadsmitā daļa). Ar 2025. gada jūnija grozījumiem (publicēti "Latvijas Vēstnesī" 11.06.2025.) obligātais termiņš darījumiem starp uzņēmumiem pārcelts uz 2028. gada 1. janvāri (VID informatīvais materiāls).
| Darījuma puses | E-rēķins obligāts | Dati jānodod VID |
|---|---|---|
| Uzņēmums ↔ valsts vai pašvaldības iestāde (B2G, G2B, G2G) | kopš 01.01.2025. | kopš 01.01.2026. |
| Uzņēmums ↔ uzņēmums Latvijā (B2B) | no 01.01.2028. | līdz 31.12.2027. brīvprātīgi, no 01.01.2028. obligāti |
| Darījums ar ārvalstu uzņēmumu | nav obligāts, var vienoties | vērtē katrā situācijā |
| Darījums ar privātpersonu (B2C) | nav obligāts | nav |
Avots: VID e-rēķinu noformēšanas vadlīnijas (30.09.2026.) un VID lapa "E-rēķini".
Ja internetā redzat 2026. gadu kā B2B termiņu, tā ir novecojusi informācija – tas bija sākotnējais termiņš pirms 2025. gada grozījumiem.
Kas ir un kas nav e-rēķins
Strukturēts e-rēķins ir rēķins, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts mašīnlasāmā formātā, ko informācijas sistēma var apstrādāt automātiski. VID vadlīnijās noteiktas tehniskās prasības:
- datnes formāts – XML;
- struktūra atbilst UBL 2.1 un Peppol BIS Billing 3.0 specifikācijai;
- saturs atbilst Eiropas standartam LVS EN 16931-1:2017.
Nav e-rēķins: PDF, Word vai Excel datne, skenēts vai nofotografēts rēķins, rēķins e-pasta tekstā. VID uzsver, ka Word vai PDF dokuments, lai arī satur visus rekvizītus, gadījumos, kad likums prasa e-rēķinu, nav uzskatāms par attaisnojuma dokumentu samaksai.
Uz ko pienākums attiecas
Uz visiem Grāmatvedības likuma 3. pantā minētajiem subjektiem: komersantiem (SIA, AS, IK), kooperatīvajām sabiedrībām, biedrībām un nodibinājumiem, ārvalstu komersantu filiālēm, reliģiskajām organizācijām, arodbiedrībām, iestādēm un fiziskajām personām, kas veic saimniecisko darbību. Tātad arī pašnodarbinātajiem.
Izņēmumi, kad e-rēķins nav jāizraksta (VID semināra materiāls, 2025):
- darījumi, kurus apliecina kases čeks, VID reģistrēta kvīts vai e-kvīts, biļete;
- rēķini, kas ģenerēti Nacionālā veselības dienesta vai Nodarbinātības valsts aģentūras sistēmās;
- darījumi, kas saistīti ar valsts noslēpuma objektiem;
- rēķini fiziskajām personām, kas neveic saimniecisko darbību.
Avansa rēķins nav obligāti jānoformē kā e-rēķins, jo tas pēc būtības ir maksājuma pieprasījums (VID par grozījumiem MK noteikumos Nr. 877). Sīkāk: avansa rēķins.
Kā e-rēķins nonāk pie klienta
MK noteikumi Nr. 749 (9.12.2025.) nosaka e-rēķinu aprites kārtību. Puses pašas vienojas par piegādes kanālu vai vairākiem kanāliem:
| Kanāls | Kā strādā | Kas jāņem vērā |
|---|---|---|
| E-adrese (Latvija.gov.lv) | Bezmaksas valsts risinājums. Rēķinu var izveidot formā vai augšupielādēt XML. | Kopija VID tiek nodota automātiski. Ērti dažiem rēķiniem mēnesī. |
| Operators (e-rēķinu pakalpojuma sniedzējs) | Maksas pakalpojums, bieži ar Peppol piekļuves punktu. | Operators, kas integrēts ar VID, var nodot datus VID jūsu vietā. |
| Cits pušu izvēlēts veids | Grāmatvedības programmu integrācija, e-pasts ar XML pielikumu u. c. | Datus VID jānodod pašiem – caur EDS API vai augšupielādējot EDS. |
Sīkāks salīdzinājums: Peppol un e-adrese. VID uztur arī e-rēķinu pakalpojuma sniedzēju sarakstu.
Datu nodošana VID: 5 darbdienas
E-rēķina izsniedzējs (vai tā izvēlētais operators) iesniedz e-rēķinu VID vienu reizi, ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc tā nosūtīšanas dienas (MK noteikumu Nr. 749 14. punkts, citēts VID vadlīnijās). Piecas darbdienas skaita no nākamās darbdienas pēc nosūtīšanas.
Iesniegšanas veidi:
- automātiski caur e-adresi – ja rēķinu sūtāt no e-adreses vai programmas, kas integrēta ar e-adresi;
- caur operatoru, kas integrēts ar VID EDS API;
- paši caur EDS API no savas grāmatvedības programmas;
- manuāli EDS – augšupielādējot XML datnes pa vienai. Augšupielādēt drīkst tikai paraksttiesīgās personas un pilnvarotie.
Ja termiņu nevar ievērot sistēmas traucējumu dēļ, MK noteikumu Nr. 749 15.–17. punkts paredz kārtību: par savas sistēmas traucējumu paziņo EDS sadaļā "Sarakste ar VID" ne vēlāk kā nākamajā darbdienā pēc termiņa un rēķinus iesniedz 3 darbdienu laikā pēc darbības atjaunošanas; citu iemeslu dēļ neiesniegtus rēķinus iesniedz 30 kalendāra dienu laikā no konstatēšanas.
VID pārbauda katru XML: antivīrusa, XSD shēmas un Schematron validācija. Neatbilstošie rēķini nonāk EDS sadaļās "Izsniegtie noraidītie" un "Saņemtie noraidītie".
Kas notiek, ja neievēro prasības
Ja rēķins, kam jābūt e-rēķinam, sagatavots PDF formātā, Grāmatvedības likuma prasības nav izpildītas. Par attaisnojuma dokumentu noformēšanas kārtības neievērošanu var piemērot brīdinājumu vai naudas sodu līdz 86 naudas soda vienībām (Grāmatvedības likuma 43. pants, kā norādīts VID semināra materiālā).
Kontrolsaraksts: 12 soļi līdz 2028. gadam
Sagatavošanās (2026. gads)
- Saskaitiet, cik rēķinu izrakstāt un saņemat mēnesī. Desmit rēķiniem pietiks ar e-adresi, simtiem vajadzēs automatizāciju.
- Sadaliet klientus: iestādes (e-rēķins jau obligāts), Latvijas uzņēmumi (no 2028), ārvalstu uzņēmumi un privātpersonas (nav obligāts).
- Aktivizējiet sava uzņēmuma e-adresi portālā Latvija.gov.lv. Juridiskajām personām e-adreses lietošana ir obligāta kopš 2023. gada, tāpēc konts, visticamāk, jau ir – pārbaudiet, kurš tam piekļūst.
- Pārbaudiet savu rēķinu programmu: vai tā eksportē Peppol BIS Billing 3.0 XML, vai prot nosūtīt caur Peppol vai e-adresi un vai nodod datus VID.
- Sakārtojiet klientu datus: reģistrācijas numuri, PVN numuri un juridiskās adreses. E-rēķinā tukšs obligātais lauks nozīmē noraidītu rēķinu.
Pārbaude (2027. gads)
- Izvēlieties piegādes kanālu un vienojieties ar galvenajiem klientiem un piegādātājiem, kur viņi gaida rēķinus.
- Uzrakstiet iekšējo kārtību: kas izraksta, kas nosūta, kas pārbauda VID statusu, kā labo kļūdas. Iekļaujiet to grāmatvedības politikā.
- Izmēģiniet brīvprātīgi. Kopš 2026. gada B2B e-rēķinu datus VID var iesniegt brīvprātīgi – tā ir labākā iespēja atrast kļūdas bez riska.
- Validējiet XML pirms sūtīšanas. VID iesaka Eiropas Komisijas validatoru; saņemtos XML varat atvērt mūsu e-rēķina skatītājā.
- Sagatavojiet saņemšanu: kur nonāks ienākošie XML rēķini, kas tos apstiprinās un kā tie nonāks grāmatvedībā.
Pāreja (2027. gada beigas)
- Pārskatiet kļūdu labošanas kārtību. E-rēķinu nevar izdzēst – to atsauc vai labo ar kredītrēķinu, norādot atsauci uz sākotnējā rēķina numuru (MK noteikumu Nr. 877 25.¹ punkts).
- Pārbaudiet numerāciju. VID dublikātus nosaka pēc identiskas XML datnes, tāpēc katram rēķinam vajag unikālu numuru – sīkāk gidā par rēķinu numerāciju.
Ienākošie e-rēķini: nepiemirstiet otru pusi
Lielākā daļa sarunu ir par rēķinu izrakstīšanu, bet no 2028. gada jūs arī saņemsiet XML rēķinus no saviem piegādātājiem. Tam vajag sagatavoties tikpat rūpīgi:
- kur rēķini nonāks – e-adresē, operatora sistēmā vai grāmatvedības programmā. Paziņojiet piegādātājiem, kuru kanālu izmantojat;
- kas tos apstiprinās – vadītājs, projektu vadītājs, grāmatvedis;
- kā tie nonāks uzskaitē – automātiska ielāde vai manuāla ievade;
- kā rīkoties ar nepareizu rēķinu – EDS sadaļā "Saņemtie" rēķinu var atzīmēt kā neatbilstošu, norādot pamatojumu (piemēram, darījums ar šo piegādātāju nav noticis). Tad piegādātājam tas jāanulē ar kredītrēķinu.
Grāmatvedības likums prasa e-rēķinu attēlot cilvēklasāmā formā un nodrošināt iespēju to izdrukāt (MK noteikumu Nr. 877 31.¹ punkts, kas izriet no Grāmatvedības likuma 6. panta piektās daļas). Ja jūsu programma to nedara, XML varat atvērt e-rēķina skatītājā.
Kas nemainās
E-rēķini maina rēķina formu, nevis nodokļu un grāmatvedības noteikumus. VID vadlīnijās tas uzsvērts vairākkārt:
- rēķina rekvizīti paliek tie paši – Grāmatvedības likuma 11. panta piektā daļa un PVN likuma 125. vai 126. pants (sk. rēķina rekvizīti);
- PVN deklarācijas aizpildīšanas kārtība paliek nemainīga – to joprojām nosaka MK noteikumi Nr. 40;
- rēķinu labošanas principi paliek tie paši, mainās tikai tas, ka labojums arī jānoformē kā e-rēķins;
- izrakstīšanas termiņi – PVN maksātājam joprojām 15 dienas pēc darījuma (PVN likuma 131. pants);
- glabāšana – PVN rēķini joprojām jāglabā 5 gadus (PVN likuma 133. pants). VID centralizētā sistēma nenozīmē, ka jums pašiem rēķini vairs nav jāglabā.
Ko darīt dažādās lomās
Pašnodarbinātais vai mikrouzņēmums ar dažiem rēķiniem mēnesī. Pietiek ar e-adresi vai rēķinu programmu, kas izveido XML. Svarīgākais – saprast, kuri klienti ir iestādes (jau tagad obligāti) un kuri uzņēmumi (no 2028).
Mazs uzņēmums ar regulāriem rēķiniem. Izvēlieties programmu, kas pati izveido XML un nodod datus VID. Pārbaudiet, kā tā apstrādā kredītrēķinus un avansa rēķinus.
Ārpakalpojuma grāmatvedis. Pārliecinieties, ka katram klientam ir skaidrs piegādes kanāls un ka jums ir piekļuve EDS sadaļai "E-rēķini", lai redzētu noraidītos rēķinus. Iesakiet klientiem sākt brīvprātīgi jau 2027. gadā.
Ieguvums: PVN deklarācija no e-rēķiniem
EDS PVN deklarācijas pielikumos PVN 1-I un PVN 1-III ir poga "Ielasīt e-rēķinu datus", kas aizpilda rindas no VID rīcībā esošajiem PVN e-rēķiniem. Rindas var labot vai dzēst, un funkcijas izmantošana nav obligāta. Ielāde notiek pēc e-rēķina izrakstīšanas datuma, un deklarācijā jāiekļauj tikai apmaksātie avansa rēķini.
Piemērs: cik izmaksā kļūda
SIA "Ozols" 2028. gada februārī izraksta SIA "Kļava" rēķinu par 2000,00 € + PVN 21 % 420,00 € = 2420,00 € un nosūta to tikai PDF formātā. Pircējam šāds dokuments neatbilst Grāmatvedības likuma prasībām, tāpēc tam nav pareiza pamata maksājumam. Lai situāciju labotu, "Ozols" izraksta e-rēķinu XML formātā un 5 darbdienu laikā pēc nosūtīšanas nodod to VID. Rezultāts – nokavēts maksājums, papildu darbs abām pusēm un risks saņemt sodu par attaisnojuma dokumentu noformēšanas kārtības neievērošanu.
Kā Billy palīdz sagatavoties
Billy jau tagad katram rēķinam sagatavo Peppol UBL XML blakus PDF, un to pašu dara bezmaksas rēķinu ģenerators bez reģistrācijas. Saņemtos XML rēķinus varat atvērt un izdrukāt e-rēķina skatītājā, bet ienākošos rēķinus Billy nolasa ar AI. Tieša nosūtīšana uz e-adresi un Peppol no Billy būs pieejama drīzumā. Billy maksā 9 € + PVN mēnesī par organizāciju, pirmās 14 dienas bez maksas.