Definīcija
Strukturēts e-rēķins ir rēķins, kura dati (pārdevējs, pircējs, rindas, summas, PVN) ir saglabāti noteiktā mašīnlasāmā struktūrā, parasti XML datnē, kas atbilst Eiropas standartam EN 16931. Latvijā izmanto Peppol BIS Billing 3.0 specifikāciju UBL formātā.
Kāpēc "strukturēts"
PDF rēķinā cilvēks redz tabulu, bet datoram tas ir tikai teksts un līnijas. Strukturētā e-rēķinā katrai vērtībai ir sava vieta: piemēram, PVN summa vienmēr ir konkrētā XML elementā. Tāpēc saņēmēja sistēma rēķinu var iegrāmatot bez pārrakstīšanas un kļūdām.
| Pazīme | Strukturēts e-rēķins | |
|---|---|---|
| Mašīnlasāms | Nē | Jā |
| Standarts | Nav | EN 16931 |
| Automātiska iegrāmatošana | Tikai ar teksta atpazīšanu | Jā |
| Atbilst 2028. gada prasībām | Nē | Jā |
Kad tas ir obligāts
Saskaņā ar Grāmatvedības likuma grozījumiem strukturēti e-rēķini:
- kopš 2025. gada 1. janvāra obligāti darījumos ar budžeta iestādēm;
- no 2028. gada 1. janvāra obligāti arī darījumos starp uzņēmumiem.
Pārejas posmā uzņēmumi tos var izmantot brīvprātīgi. Sīkāk — lapā E-rēķini.
Kā izskatās strukturēts e-rēķins
Vienkāršots fragments no UBL XML:
- elementā cbc:ID — rēķina numurs;
- cac:AccountingSupplierParty — pārdevēja dati;
- cac:InvoiceLine — katra rēķina rinda;
- cac:TaxTotal — PVN kopsumma.
Cilvēkam lasāmā formā šādu datni varat atvērt e-rēķina skatītājā.
Kā to izveidot
- Izrakstiet rēķinu programmā, kas atbalsta EN 16931 (piemēram, Billy) vai bezmaksas rēķinu ģeneratorā.
- Lejupielādējiet UBL XML datni.
- Nosūtiet to caur e-adresi vai Peppol tīklu.
Billy ģenerators XML lejupielādi atbalsta jau tagad; tieša sūtīšana no Billy uz e-adresi un Peppol būs pieejama drīzumā.
Biežākās kļūdas pārejā uz e-rēķiniem
- Uzskatīt, ka PDF e-pastā jau ir e-rēķins.
- Atstāt ieviešanu uz 2027. gada beigām — pārbaudiet jau tagad, vai jūsu programma prot veidot un saņemt UBL XML.
- Nepārbaudīt klientu rekvizītus: e-rēķinā kļūdains reģistrācijas vai PVN numurs nozīmē, ka rēķins nenonāk pie īstā saņēmēja.
Saistītie termini
E-rēķins, UBL, Peppol, EN 16931. Ieviešanas soļi — gidā E-rēķinu ieviešana.