Īsā atbilde
- Peppol ir starptautisks tīkls un noteikumu kopums e-rēķinu apmaiņai. Uzņēmums tam pievienojas caur sertificētu piekļuves punktu (operatoru), un katram dalībniekam ir Peppol ID.
- E-adrese ir Latvijas valsts oficiālā elektroniskā adrese portālā Latvija.gov.lv. Tajā var bez maksas izveidot, nosūtīt un saņemt e-rēķinus, un kopija automātiski nonāk VID.
- Abi ceļi pārvadā vienu un to pašu formātu – Peppol BIS Billing 3.0 XML (VID: E-rēķini). Kanālu puses izvēlas, savstarpēji vienojoties (MK noteikumi Nr. 749).
Formāts un kanāls – divas dažādas lietas
Bieži jauc divus jautājumus: kas tiek sūtīts un pa kādu ceļu.
Formāts Latvijā ir viens: XML pēc UBL 2.1, kas atbilst Peppol BIS Billing 3.0 specifikācijai un standartam EN 16931 (VID e-rēķinu noformēšanas vadlīnijas). Tātad "Peppol rēķins" un "e-adreses rēķins" pēc satura ir viens un tas pats.
Kanāls var būt jebkurš no trim, ko paredz MK noteikumi Nr. 749:
- oficiālā elektroniskā adrese (e-adrese);
- pakalpojumu sniedzēja jeb operatora piegādes kanāls (parasti – Peppol);
- cits pušu individuāli izvēlēts veids – programmu integrācija, e-pasts ar XML pielikumu u. c.
Kas ir Peppol
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) sākotnēji tika radīts publiskajiem iepirkumiem, bet tagad to izmanto e-rēķinu apmaiņai daudzās valstīs. Tīkls darbojas pēc tā sauktā četru stūru modeļa:
- jūs izrakstāt rēķinu savā programmā;
- jūsu piekļuves punkts (Access Point) pārbauda XML un nosūta to tīklā;
- saņēmēja piekļuves punkts rēķinu pieņem;
- saņēmējs rēķinu redz savā programmā.
Lai sūtītājs zinātu, kur rēķins jānogādā, katrs dalībnieks ir reģistrēts tīkla adrešu grāmatā (SMP), un publiski meklējamie dalībnieki redzami Peppol Directory. Jums nav jāpievienojas visiem – pietiek ar vienu piekļuves punktu, un jūs sasniedzat visus tīkla dalībniekus neatkarīgi no viņu operatora.
Kas ir Peppol ID
Peppol ID (dalībnieka identifikators) ir jūsu "adrese" Peppol tīklā. Tā formāts ir shēmas kods : identifikators. Latvijai Peppol kodu sarakstā (Peppol EAS code list) ir divas shēmas:
| Shēmas kods | Nozīme | Piemērs |
|---|---|---|
| 0218 | Vienotais reģistrācijas numurs (Uzņēmumu reģistrs) | 0218:40003123456 |
| 9939 | Latvijas PVN numurs | 9939:LV40003123456 |
Kuru shēmu izmanto jūsu uzņēmumam, nosaka piekļuves punkts, kurā reģistrējāties. Ja neesat PVN maksātājs, PVN shēma jums nederēs. Pirms sūtāt rēķinu jaunam partnerim, pārbaudiet viņa ID Peppol Directory vai pajautājiet tieši.
Kas ir e-adrese
E-adrese ir valsts nodrošināts drošas elektroniskās saziņas kanāls starp iedzīvotājiem, uzņēmumiem un iestādēm, kas pieejams portālā Latvija.gov.lv. Saskaņā ar Oficiālās elektroniskās adreses likumu juridiskajām personām e-adreses lietošana ir obligāta kopš 2023. gada 1. janvāra – tas gan nav saistīts ar e-rēķinu ieviešanu (VID semināra materiāls, 2025).
E-adresē ir sadaļa "E-Rēķini", kur var:
- aizpildīt e-rēķina formu (sešas sadaļas: rēķina, piegādātāja, saņēmēja, preču un pakalpojumu, aprēķinu un pielikumu informācija);
- augšupielādēt jau gatavu XML;
- saglabāt melnrakstus un šablonus;
- lejupielādēt e-rēķinu XML vai PDF formā;
- redzēt saņemtos, nosūtītos un dzēstos rēķinus.
Galvenā priekšrocība – ja e-rēķinu sūtāt no e-adreses, tā kopija automātiski tiek nodota VID, un nekas papildus nav jāaugšupielādē (VID vadlīnijas). Ierobežojums – saņēmējam arī jābūt aktīvam e-adreses kontam; ja tā nav, rēķins jānosūta citā veidā, bet XML jāiesniedz VID EDS pašam.
Kā Peppol un e-adrese ir saistīti
E-adreses sistēma ir savienojama ar Peppol tīklu caur operatoriem: e-rēķinu pakalpojuma sniedzējs, kas ir Peppol piekļuves punkts, noslēdz sadarbības līgumu ar Valsts digitālās attīstības aģentūru (VDAA) un izveido savienojumu ar e-adreses sistēmu (VID materiāls par e-rēķinu nosūtīšanas variantiem). Tas ļauj apmainīties ar e-rēķiniem arī starp iestādēm un ārvalstu uzņēmumiem. Detalizēta tehniskā informācija par integrāciju pieejama VDAA vietnē viss.gov.lv.
Salīdzinājums: kuru ceļu izvēlēties
| Kritērijs | E-adrese | Peppol caur operatoru | E-pasts ar XML |
|---|---|---|---|
| Cena | Bez maksas | Maksas pakalpojums | Bez maksas |
| Ātrums lielam apjomam | Lēns (manuāli) | Automatizēts | Atkarīgs no programmas |
| Datu nodošana VID | Automātiski | Ja operators integrēts ar VID | Pašam 5 darbdienu laikā |
| Saņēmējam vajag | Aktīvu e-adresi | Jebkuru Peppol piekļuves punktu | E-pastu un vienošanos |
| Ārvalstu partneri | Ierobežoti | Jā, visā Peppol tīklā | Jā, ja vienojas |
Īss ieteikums:
- līdz ~10 rēķiniem mēnesī – e-adrese ir pilnīgi pietiekama;
- regulāri rēķini vai ārvalstu klienti – izvēlieties programmu ar Peppol piekļuvi;
- e-pasts ar XML – derīgs, ja partneris tam piekrīt, bet atcerieties par datu nodošanu VID.
Piemērs: viens rēķins, trīs ceļi
SIA "Ozols" izraksta SIA "Kļava" rēķinu par 1500,00 € + PVN 21 % 315,00 € = 1815,00 €.
- E-adrese. "Ozols" aizpilda formu Latvija.gov.lv, nosūta uz "Kļavas" e-adresi. VID kopiju saņem automātiski.
- Peppol. "Ozols" programma sagatavo XML un caur operatoru nosūta uz "Kļavas" Peppol ID 0218:40103987654. Ja operators integrēts ar VID EDS API, VID saņem kopiju bez papildu darbībām.
- E-pasts. "Ozols" nosūta XML pielikumā. Tad 5 darbdienu laikā pēc nosūtīšanas pats augšupielādē to VID EDS (obligāti darījumos ar iestādēm, bet B2B – no 2028. gada).
Visos trijos gadījumos XML saturs ir vienāds.
Kā sākt lietot e-adresi e-rēķiniem
- Pieslēdzieties portālam Latvija.gov.lv ar eParakstu, Smart-ID vai internetbanku un atveriet uzņēmuma darba vietu "Mana Latvija.lv".
- Pārbaudiet uzņēmuma e-adreses kontu. Juridiskajām personām tas parasti jau ir aktivizēts; pārliecinieties, kuriem darbiniekiem ir piekļuve un kas saņem paziņojumus.
- Atveriet sadaļu "E-Rēķini" un izvēlieties "Izveidot jaunu e-rēķinu" vai augšupielādējiet XML, ko sagatavojusi jūsu programma.
- Aizpildiet obligātos laukus. Forma pati iezīmē sarkanā krāsā laukus, kuros trūkst datu. Ja esat PVN maksātājs, atzīmējiet "Norādīt PVN maksātāja numuru" un izvēlieties atbilstošo likmi.
- Nosūtiet. Pēc saglabāšanas atveras ziņojuma forma, kur varat norādīt adresātu. Kopija VID tiek nodota automātiski.
Bieži izmantotus klientus un rindas varat saglabāt kā šablonus, lai nākamreiz nav jāraksta viss no jauna.
Kā pievienoties Peppol tīklam
- Izvēlieties operatoru vai programmu ar Peppol piekļuves punktu. VID publicē e-rēķinu pakalpojuma sniedzēju sarakstu.
- Reģistrējiet savu Peppol ID – to parasti izdara operators, izmantojot jūsu reģistrācijas vai PVN numuru.
- Pārbaudiet, vai operators nodod datus VID caur EDS API. Ja nē, jums pašiem būs jāaugšupielādē XML EDS 5 darbdienu laikā pēc nosūtīšanas, kad tas ir obligāti.
- Paziņojiet partneriem savu Peppol ID, lai viņi zinātu, kur sūtīt rēķinus.
- Nosūtiet testa rēķinu draudzīgam partnerim un pārbaudiet, vai tas ir pieņemts un redzams EDS.
Kā atrast partnera adresi
Pirms sūtāt e-rēķinu, noskaidrojiet, kur partneris to gaida:
- jautājiet tieši – vienkāršākais veids, ko daudzi aizmirst. Labi, ja līgumā ir punkts par e-rēķinu piegādes kanālu;
- meklējiet Peppol Directory pēc nosaukuma vai reģistrācijas numura;
- pārbaudiet e-adresi – Latvija.gov.lv e-rēķinu formā redzams, vai adresātam ir aktīvs konts.
VID vadlīnijās aprakstīts gadījums, kad e-rēķinu neizdevās nosūtīt, jo klientam nebija oficiālās e-adreses. Tad rēķins tika nosūtīts pa e-pastu, un XML augšupielādēts VID EDS manuāli. Tas ir likumīgi, ja puses tā vienojas.
Ko VID pārbauda katram e-rēķinam
Neatkarīgi no tā, vai rēķins nonāk VID caur e-adresi, operatoru vai EDS augšupielādi, VID katram XML veic trīs pārbaudes (VID par grozījumiem MK noteikumos Nr. 877):
- antivīrusa pārbaudi – vai datnē nav kaitīga satura;
- XSD shēmas pārbaudi – vai XML struktūra un datu formāti ir pareizi;
- Schematron validāciju – vai saturs atbilst Peppol biznesa noteikumiem, piemēram, vai summas sakrīt un vai aizpildīti obligātie lauki.
Rēķini, kas pārbaudi neiztur, nonāk EDS sadaļā "Izsniegtie noraidītie" (sūtītājam) vai "Saņemtie noraidītie" (saņēmējam), un pie tiem redzams detalizēts kļūdas apraksts. Ja noraidītais rēķins jau iegrāmatots, tas jāatsauc ar kredītrēķinu un jāizraksta jauns, korekts e-rēķins. VID iesaka pirms sūtīšanas pārbaudīt XML ar Eiropas Komisijas validatoru – tā kļūdas atradīsiet agrāk nekā klients.
Biežākās kļūdas
- PDF tiek uzskatīts par e-rēķinu. Tikai XML pēc Peppol BIS Billing 3.0 ir e-rēķins.
- Rēķins nosūtīts, bet nav nodots VID, jo izvēlētais kanāls to nedara automātiski.
- Nepareizs Peppol ID – sajaukta shēma (0218 un 9939) vai PVN numurs bez prefiksa LV.
- Viens rēķins nosūtīts pa diviem kanāliem – klients to var iegrāmatot divreiz. Vienojieties par vienu galveno kanālu.
Kā pārbaudīt saņemto e-rēķinu
XML datni bez speciālas programmas izlasīt grūti. Atveriet to mūsu bezmaksas e-rēķina skatītājā – tas parāda rēķinu cilvēkam saprotamā formā un ļauj to izdrukāt vai saglabāt PDF. Tehnisko atbilstību VID iesaka pārbaudīt ar Eiropas Komisijas validatoru; VID katram saņemtajam rēķinam veic XSD un Schematron pārbaudi un nepieņem neatbilstošus.
Kā Billy strādā ar Peppol
Billy un bezmaksas rēķinu ģenerators jau tagad katram rēķinam sagatavo Peppol UBL XML, ko varat augšupielādēt e-adresē vai nosūtīt pa e-pastu. Tieša nosūtīšana uz e-adresi un Peppol tīklu no Billy būs pieejama drīzumā. Ienākošos rēķinus Billy nolasa ar AI, lai tie nebūtu jāpārraksta ar roku. Billy maksā 9 € + PVN mēnesī par organizāciju, pirmās 14 dienas bez maksas. Pilnu ieviešanas plānu atradīsiet gidā e-rēķinu ieviešana un lapā e-rēķini.