Kāpēc ienākošo rēķinu apstrāde aizņem tik daudz laika
Izejošos rēķinus jūs izrakstāt paši, tāpēc tie ir vienā sistēmā. Ienākošie rēķini nāk no desmitiem piegādātāju — telekomunikāciju operators, degvielas uzpilde, programmatūras abonementi, apakšuzņēmēji, noma. Tie pienāk dažādu darbinieku e-pastos, daži kā PDF, daži kā saite uz portālu, daži uz papīra.
Tipiska mēneša beigu aina:
- grāmatvedis prasa "atsūtiet visus rēķinus", un jūs meklējat tos pastkastē;
- kāds rēķins palicis kolēģa e-pastā, kurš ir atvaļinājumā;
- dati no PDF tiek pārrakstīti grāmatvedības programmā ar roku;
- kļūda summā vai PVN numurā atklājas tikai deklarācijas sagatavošanas laikā.
Rēķinu digitalizācija nozīmē, ka katrs rēķins nonāk vienā vietā, tā dati tiek nolasīti automātiski un jūs redzat, kas ir saņemts, kad jāmaksā un kas jau apmaksāts.
Kā ienākošo rēķinu apstrāde darbojas Billy
1. Sava e-pasta adrese katrai organizācijai
Katrai organizācijai Billy ir unikāla e-pasta adrese ienākošajiem rēķiniem. Varat to:
- iedot piegādātājiem kā rēķinu saņemšanas adresi;
- pievienot kā pārsūtīšanas noteikumu savā pastkastē;
- vienkārši pārsūtīt uz to rēķinu, kas jums pienāca.
Visi rēķini nonāk vienā sarakstā neatkarīgi no tā, kurš darbinieks tos saņēma.
2. AI nolasa rēķina datus
PDF un attēlu pielikumi tiek atpazīti automātiski, un mākslīgais intelekts nolasa galvenos datus: piegādātāju, rēķina numuru, rēķina datumu, apmaksas termiņu un summu. No tiem uzreiz tiek izveidots saņemtais rēķins. Jums nav jāpārraksta skaitļi — tikai jāpārbauda. Ja rēķins jums ir uz papīra vai telefonā, augšupielādējiet PDF, JPG, PNG vai WebP failu ar roku.
3. Pārbaudiet un atzīmējiet apmaksu
Saņemto rēķinu sarakstā redzat piegādātāju, numuru, datumu, termiņu un summu. Ja kaut kas nolasīts neprecīzi, izlabojiet lauku. Oriģinālais fails paliek saglabāts pie rēķina, un, kad rēķins samaksāts, atzīmējiet to kā apmaksātu — tā vienmēr zināt, kas vēl jāmaksā.
4. Grāmatvedis redz visu
Pievienojiet grāmatvedi kā lietotāju ar atbilstošu lomu, un viņš redzēs visus ienākošos rēķinus bez e-pasta sarakstes. Lietotāju skaits Billy nav ierobežots.
Ko pārbaudīt ienākošajā rēķinā
Automātiska nolasīšana ietaupa laiku, bet atbildība par to, vai rēķins ir derīgs attaisnojuma dokuments, paliek jums un jūsu grāmatvedim. Īpaši svarīgi tas ir, ja gribat atskaitīt priekšnodokli.
| Ko pārbaudīt | Kāpēc |
|---|---|
| Vai rēķins adresēts jūsu uzņēmumam ar pareizu nosaukumu un PVN numuru | Rēķins uz cita nosaukuma nav derīgs jūsu grāmatvedībai |
| Vai piegādātājs ir PVN maksātājs | Tikai tad rēķinā drīkst būt PVN |
| Vai PVN likme un summa ir pareiza | Kļūda ietekmē PVN deklarāciju |
| Vai preces vai pakalpojumi atbilst saņemtajam | Rēķins apliecina reālu darījumu |
| Vai nav dubults | Viens rēķins var pienākt gan pa e-pastu, gan portālā |
PVN maksātāja rēķina obligātos rekvizītus nosaka PVN likuma 125. pants. Pilns saraksts ar skaidrojumiem ir gidā rēķina rekvizīti. Ja rēķinā redzat norādi "nodokļa apgrieztā maksāšana", izlasiet gidu par reverso PVN.
Apmaksas termiņi un naudas plūsma
Kad visi piegādātāju rēķini ir vienā sarakstā ar nolasītiem termiņiem, redzat ne tikai to, kas saņemts, bet arī to, cik naudas un kad būs jāmaksā. Tas palīdz plānot maksājumus un nepalaist garām termiņu, par kuru piegādātājs var aprēķināt nokavējuma procentus. Apmaksātos rēķinus atzīmējiet sarakstā, un neapmaksātie paliek redzami, līdz tie ir nokārtoti. Tāpat vienuviet redzat, kuri piegādātāji izraksta rēķinus regulāri un cik tie izmaksā mēnesī. Tas ir labs sākumpunkts, lai pārskatītu abonementus, par kuriem maksājat, bet vairs neizmantojat.
Kā ieviest rēķinu digitalizāciju uzņēmumā
Tehniski pāreja aizņem dažas minūtes, bet ieradumi mainās lēnāk. Šāda secība strādā labi pat uzņēmumā ar vairākiem darbiniekiem:
- Nosakiet vienu adresi. Paziņojiet darbiniekiem, ka visi piegādātāju rēķini tiek pārsūtīti uz organizācijas Billy adresi — neatkarīgi no tā, kurš iepirkās.
- Nomainiet adresi pie lielākajiem piegādātājiem. Telekomunikācijas, komunālie maksājumi, noma, degvielas kartes un programmatūras abonementi parasti veido lielāko daļu ikmēneša rēķinu. Norādiet Billy adresi viņu klientu portālos.
- Iestatiet pārsūtīšanu savā pastkastē. Ja rēķini pienāk uz kopīgu adresi, piemēram, grāmatvedības pastkasti, iestatiet automātisku pārsūtīšanu.
- Papīra rēķinus nofotografējiet. Ja piegādātājs iedod papīra rēķinu, augšupielādējiet tā foto — dati tiks nolasīti tāpat kā no PDF.
- Vienojieties ar grāmatvedi par ritmu. Piemēram, katras nedēļas beigās pārbaudiet jaunos rēķinus, bet grāmatvedis tos apstrādā pēc mēneša beigām.
Pēc pirmā mēneša parasti vairs nav jāmeklē rēķini pastkastēs — tie visi jau ir sarakstā ar nolasītām summām un termiņiem.
Ienākošie e-rēķini no 2028. gada
Saskaņā ar Grāmatvedības likuma grozījumiem no 2028. gada 1. janvāra Latvijas uzņēmumi savstarpējos darījumos rēķinus izrakstīs kā strukturētus e-rēķinus. Tas nozīmē, ka arī jūs tos saņemsiet XML formātā (Peppol BIS Billing 3.0) caur e-adresi vai Peppol piekļuves punktu.
Strukturētu e-rēķinu nav jānolasa ar AI — dati tajā jau ir mašīnlasāmi. Taču pārejas posmā daļa piegādātāju vēl sūtīs PDF, daļa — XML, un ārvalstu piegādātāji, visticamāk, vēl ilgi sūtīs PDF. Tāpēc praktiski vajadzīga sistēma, kas pieņem abus.
Jau tagad:
- PDF un attēlu rēķinus nolasa Billy AI;
- e-rēķina XML failu varat atvērt un izdrukāt ar bezmaksas e-rēķina skatītāju.
E-rēķinu saņemšana Billy tieši no e-adreses un Peppol tīkla ir drīzumā. Vairāk par pāreju lasiet lapā e-rēķini 2028.
Drošība un dati
Rēķinos ir komerciāla informācija — cenas, piegādātāji, apjomi. Billy dati tiek glabāti serveros Eiropas Savienībā atbilstoši GDPR, un piekļuvi ienākošajiem rēķiniem varat ierobežot ar lomām. Pieslēgšanās notiek ar Smart-ID vai eParakstu.
Kam tas noder visvairāk
- Uzņēmumiem ar vairākiem darbiniekiem, kuri paši iepērkas un saņem rēķinus.
- Uzņēmumiem ar autoparku, kur katru mēnesi ir degvielas, apkopes un nomas rēķini — tos var sasaistīt ar ceļazīmju un autoparka uzskaiti.
- Grāmatvežiem, kuri katru mēnesi vāc dokumentus no klientiem — skat. risinājumu grāmatvežiem.
- Būvniecības uzņēmumiem, kur materiālu un apakšuzņēmēju rēķinu ir daudz un tie jāsaista ar objektiem — skat. risinājumu būvniecībai.
Cena
Ienākošo rēķinu apstrāde ir iekļauta Billy cenā: €9 + PVN mēnesī par organizāciju ar neierobežotu rēķinu un lietotāju skaitu. Izmēģiniet 14 dienas bez maksas — bankas karte nav vajadzīga. Pēc pieslēgšanās vienkārši pārsūtiet pirmo piegādātāja rēķinu uz savu Billy adresi un redziet, kā tas tiek nolasīts.