Kā pareizi aizpildīt ceļazīmi uzņēmuma auto

Kāpēc ceļazīme vispār vajadzīga

Uzņēmumam jāspēj pierādīt, ka izdevumi par degvielu (vai elektroenerģiju) ir saistīti ar saimniecisko darbību. Ja to nevar pierādīt, izdevumi uzņēmumu ienākuma nodokļa izpratnē var tikt uzskatīti par nesaistītiem ar darbību. Ceļazīme jeb braucienu uzskaites dokuments ir galvenais pierādījums.

Kārtību, kā uzņēmums dokumentē un uzskaita transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus, katrs uzņēmums nosaka savos grāmatvedības organizācijas dokumentos — to prasa Ministru kabineta 2021. gada 21. decembra noteikumu Nr. 877 "Grāmatvedības kārtošanas noteikumi" 60. punkts (60.4. apakšpunkts). Vienotas valsts noteiktas ceļazīmes veidlapas nav: uzņēmuma vadītājs apstiprina formu un saturu, ievērojot nodokļu likumu prasības (VID metodiskais materiāls, aktualizēts 05.02.2026.).

Divi uzskaites veidi

Juridiskais pamats vienkāršotajai uzskaitei ir Uzņēmumu ienākuma nodokļa likuma 8. panta piektās daļas 5. punkts: izdevumi par transportlīdzekļa degvielu ir saistīti ar saimniecisko darbību neatkarīgi no tā, vai auto izmantots tikai darbam, pamatojoties uz faktiski nobraukto kilometru skaitu katrā mēnesī un patēriņa normu, kas nepārsniedz izgatavotājrūpnīcas norādīto pilsētas cikla normu vairāk kā par 20 %, — ja izpildās viens no likumā minētajiem kritērijiem, piemēram, par auto tiek maksāts UVTN. Reprezentatīvajam automobilim šis noteikums nav piemērojams.

VID skaidro: ja kritērijs izpildās, detalizēta braucienu uzskaite (piemēram, ar ceļazīmēm vai maršruta lapām) nav jāveic, bet jānodrošina faktiski nobraukto kilometru un patērētās degvielas daudzuma un vērtības uzskaite (VID metodiskais materiāls). Ja kritērijs neizpildās, jāveic detalizēta braucienu uzskaite grāmatvedības organizācijas dokumentos noteiktajā kārtībā.

Detalizētās ceļazīmes rekvizīti

Tā kā valsts veidlapas nav, ceļazīmes saturu nosakāt paši. Lai dokuments kalpotu kā attaisnojuma dokuments un būtu saprotams VID pārbaudē, ieteicams iekļaut:

1. Dokumenta nosaukums, numurs un periods — piemēram, "Ceļazīme Nr. 10/2026, oktobris".
2. Uzņēmums — nosaukums un reģistrācijas numurs.
3. Transportlīdzeklis — marka, modelis, valsts reģistrācijas numurs.
4. Vadītājs — vārds, uzvārds.
5. Degvielas patēriņa norma — litri uz 100 km un tās pamatojums (ražotāja dati vai uzņēmuma apstiprināta norma).
6. Odometra rādījums perioda sākumā un beigās.
7. Katram braucienam — datums, maršruts (no–uz), brauciena mērķis (klients, objekts, darījums), nobrauktie kilometri.
8. Degviela — atlikums sākumā, uzpildes (datums, litri, summa, čeka numurs), atlikums beigās.
9. Aprēķins — normatīvais patēriņš pret faktisko.
10. Paraksts vai elektronisks apliecinājums — vadītāja un atbildīgās personas.

Gatava veidne ar visiem laukiem ir lapā ceļazīmes paraugs.

Brauciena mērķis — visbiežākā kļūda

"Darba brauciens" nav mērķis. VID pārbaudē jāredz, kāpēc brauciens bija vajadzīgs: "Tikšanās ar SIA Klients, līguma parakstīšana", "Materiālu piegāde uz objektu Jūrmalā", "Banka — skaidras naudas iemaksa". Konkrēts mērķis ir galvenais pierādījums, ka brauciens saistīts ar darbu.

Piemērs: detalizētā ceļazīme

Kravas busiņš, norma 10,0 l/100 km. Odometrs 1. oktobrī 84 200 km, 31. oktobrī 85 650 km.

Normatīvais patēriņš: 1450 × 10,0 / 100 = 145,0 l. Degviela tvertnē 1. oktobrī 20 l, uzpildīti 140 l, atlikums 31. oktobrī 15 l → faktiski patērēts 145 l. Patēriņš atbilst normai, visa degviela attiecināta uz saimniecisko darbību.

Piemērs: vienkāršotā uzskaite UVTN auto

Vieglais auto, par kuru uzņēmums maksā UVTN. Ražotāja pilsētas cikla norma 8,0 l/100 km, tātad maksimālā attiecināmā norma ir 8,0 × 1,2 = 9,6 l/100 km.

Saimnieciskajā darbībā attiecināmi 177,6 l jeb 284,16 EUR. Starpību 19,84 EUR grāmatvedības reģistros norāda atsevišķi kā ar saimniecisko darbību nesaistītu izdevumu — kārtību, kā to aprēķina, nosaka grāmatvedības organizācijas dokumentos. Braucienu maršruti un mērķi šajā gadījumā nav jāraksta.

VID metodiskajā materiālā "Uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokļa maksātājiem" ir pielikumi ar uzskaites paraugiem (VID materiāls).

Kā noteikt degvielas patēriņa normu

Patēriņa norma ir ceļazīmes pamats: ar to salīdzina faktiski iztērēto degvielu. Ieteicamā secība:

1. Atrodiet ražotāja datus. Tie ir transportlīdzekļa atbilstības sertifikātā (CoC) vai ražotāja tehniskajā specifikācijā. Jaunākiem auto patēriņš norādīts pēc WLTP testa režīmiem (zems, vidējs, augsts, īpaši augsts, kombinēts).
2. Izvēlieties attiecīgo rādītāju. UVTN auto augšējā robeža ir pilsētas cikla norma + 20 %. VID skaidro, ka pilsētas cikla nosacījuma mērķis ir ļaut vērtēt augstāko no patēriņa rādītājiem.
3. Apstipriniet normu. Uzņēmuma vadītājs ar rīkojumu apstiprina normu katram auto.
4. Pārskatiet normu, kad maināt auto, riepas vai lietošanas veidu.

Piemērs. Vieglajam auto CoC sertifikātā kombinētais patēriņš ir 6,4 l/100 km, bet zemā ātruma (pilsētas) režīmā — 8,0 l/100 km. UVTN auto augšējā robeža ir 8,0 × 1,2 = 9,6 l/100 km. Ja uzņēmums apstiprina normu 9,0 l/100 km, tā ir robežās.

Degvielas čeki un uzpildes kartes

Ceļazīme bez degvielas dokumentiem ir tikai puse pierādījuma. Lai uzskaite būtu pilnīga:

• katram čekam vai degvielas kartes izrakstam jābūt datumam, degvielas veidam, litriem un summai;
• čekus pievieno tā mēneša ceļazīmei, kurā degviela iegādāta;
• degvielas veidam jāsakrīt ar auto — dīzeļdegvielas čeks benzīna auto ceļazīmē uzreiz rada jautājumus;
• ja izmanto degvielas karti, mēneša izraksts no degvielas uzņēmuma ir ērtākais dokuments, jo tajā redzami visi uzpildes darījumi;
• PVN maksātājam degvielas rēķins vai čeks ar PVN ir arī pamats priekšnodokļa atskaitīšanai, ievērojot PVN likuma ierobežojumus vieglajiem auto.

Darbinieka nofotografēts čeks der grāmatvedībā, ja uzņēmumā noteikts, kā šādus attēlus apliecina, — sīkāk gidā rēķins bez paraksta.

Elektroniskā ceļazīme

Ceļazīmi nav jāpilda uz papīra. Tā kā formu un apstiprināšanas kārtību nosaka uzņēmums, ceļazīmi var vest elektroniski — tabulā, mobilajā lietotnē vai uzskaites sistēmā. Iekšējos elektroniskos dokumentos parakstu var aizstāt ar elektronisku apliecinājumu, kas ļauj identificēt konkrētu personu (Grāmatvedības likuma 11. panta sestā daļa). Galvenais, lai:

• dati nav labojami bez pēdām (vai labojumu vēsture ir saglabāta);
• katrs ieraksts piesaistīts konkrētam vadītājam un auto;
• ceļazīmi var izdrukāt vai eksportēt, ja to pieprasa VID vai revidents.

Elektroauto

Elektromobiļiem piemēro tās pašas normas: jāuzskaita nobrauktie kilometri un patērētā elektroenerģija. VID skaidro, ka elektroauto patēriņa normai ņem augstāko no ražotāja norādītajiem patēriņa rādītājiem, publiski pieejamā vidējā patēriņa vai publiska testa rādītājiem, jo pilsētas režīmā elektroauto patēriņš parasti ir zemākais (VID metodiskais materiāls).

Biežākās kļūdas ceļazīmēs

1. Odometrs nesakrīt starp mēnešiem — oktobra beigu rādījumam jābūt novembra sākuma rādījumam.
2. Nav mērķa vai mērķis ir vispārīgs.
3. Patēriņa norma "no galvas" — normai jābūt pamatotai un apstiprinātai uzņēmumā.
4. Degvielas čeki citā datumā nekā auto bija lietošanā, vai čeki par citu degvielas veidu.
5. Kilometri uz aci — attālumu labāk noteikt ar karti, nevis aptuveni.
6. Kravas auto vienkāršotajā uzskaitē — vienkāršotā uzskaite pēc UVTN kritērija attiecas uz vieglajiem auto, par kuriem maksā UVTN; kravas transportam vajag braucienu uzskaiti.

Kā Billy palīdz ar ceļazīmēm

Billy (9 EUR + PVN mēnesī, 14 dienas bez maksas) uztur autoparku: katram auto var atzīmēt, vai par to maksā UVTN, un sistēma izvēlas atbilstošo uzskaites veidu. Braucieniem maršruta attālums tiek aprēķināts automātiski, degvielas čekus pievieno mēneša ceļazīmei, un odometrs katru mēnesi turpinās no iepriekšējā mēneša beigu rādījuma. Mēneša beigās var izdrukāt ceļazīmi ar kopsavilkumu, bet UVTN auto — vienkāršotu nobraukuma uzskaiti ar odometru un uzpildēm. Vairāk — lapā ceļazīmes un autoparks, kā arī risinājumi transporta uzņēmumiem.