Ar ko pakalpojumu sniedzēja rēķini atšķiras
Ja jūs remontējat, uzkopjat, apkalpojat iekārtas, konsultējat vai mācāt, jūsu darbs nav prece plauktā. Tas nozīmē dažas tipiskas iezīmes:
- Rēķina pamats ir paveiktais darbs — stundas, izsaukums, apjoms kvadrātmetros vai vienreizējs pakalpojums.
- Klienti ir gan uzņēmumi, gan privātpersonas — un tiem rēķinā vajadzīgi atšķirīgi dati.
- Darbs notiek pie klienta, tātad ir braucieni, degviela un laiks ceļā.
- Rēķina aizkavēšana nozīmē naudas aizkavēšanu. Ja rēķinu izrakstāt nedēļas beigās, klients to apmaksā vēl vēlāk.
Rēķins uzreiz pēc darba
Billy darbojas pārlūkā, arī telefonā. Kad darbs pabeigts, atveriet Billy, izvēlieties klientu, pievienojiet pakalpojumu no sava saraksta un nosūtiet PDF klientam pa e-pastu. Rēķins saņem nākamo numuru automātiski, un summa ar PVN tiek aprēķināta pati.
Pakalpojumu sarakstā saglabājiet biežākos darbus ar cenām — piemēram, "izsaukums", "darba stunda", "logu mazgāšana, m²" vai "konsultācija". Tā nākamajā reizē rēķins prasa tikai daudzuma ievadīšanu.
Uzņēmums vai privātpersona: kas jānorāda rēķinā
| Klients | Ko norādīt rēķinā |
|---|---|
| Uzņēmums | Nosaukums, reģistrācijas numurs, juridiskā adrese, PVN numurs (ja ir) |
| Privātpersona | Vārds, uzvārds, adrese |
Uzņēmuma klientam Billy pēc reģistrācijas numura ielasa nosaukumu un adresi no Uzņēmumu reģistra un pārbauda PVN maksātāja statusu VID datubāzē. Privātpersonas datus ievadāt ar roku vienreiz, un tie saglabājas klientu sarakstā.
Ja esat PVN maksātājs, rēķinā jābūt PVN likuma 125. pantā noteiktajiem rekvizītiem. Pilns saraksts — gidā rēķina rekvizīti. Ja neesat PVN maksātājs, rēķinu izrakstāt bez PVN — skat. rēķins bez PVN.
Stundas un darbi projektos
Lielākiem pasūtījumiem — piemēram, dzīvokļa remontam vai ilgstošam apkalpošanas līgumam — izveidojiet projektu. Tajā uzskaitiet nostrādāto laiku, sekojiet darbiem kanban dēlī un mēneša beigās izrakstiet rēķinu no projekta darba stundām. Klients redz, par ko maksā, un jums nav jāpārskaita stundas no piezīmēm.
Ja pasūtījuma sākumā vajag priekšapmaksu par materiāliem, izmantojiet avansa rēķinu; kā to noformēt, skaidrots gidā avansa rēķins.
Braucieni pie klientiem
Ja braucat pie klientiem ar uzņēmuma auto, degvielas izdevumi jāpamato. Billy autoparkā katram auto norādiet bāzes vietu, ievadiet braucienus ar maršrutu — distance tiek aprēķināta automātiski — un brauciena mērķi, piemēram, klienta vārdu. Braucienus varat ierakstīt arī brīvā tekstā, piemēram, "šodien Jūrmala, Ādaži", un tie tiks saglabāti kā braucieni turp un atpakaļ no bāzes vietas.
Degvielas čekus nofotografējiet un augšupielādējiet, un tie tiek piesaistīti auto. Mēneša beigās Billy izveido ceļazīmi. Vieglajiem auto, par kuriem maksā UVTN, var izmantot vienkāršoto nobraukuma uzskaiti ar odometru mēneša sākumā un beigās. Sīkāk — lapā ceļazīmes.
Kad klients nemaksā
Pakalpojumu sniedzējiem neapmaksāti rēķini ir biežāka problēma nekā preču tirgotājiem, jo darbs jau ir izdarīts un to nevar "paņemt atpakaļ". Lai to mazinātu:
- vienojieties par apmaksas termiņu pirms darba un ierakstiet to rēķinā;
- sūtiet rēķinu tajā pašā dienā, kad darbs pabeigts;
- lielākiem darbiem prasiet avansu;
- Billy rēķinu sarakstā sekojiet nokavētajiem rēķiniem un atgādiniet laikus.
Ja klients joprojām nemaksā, rīkojieties pēc gida neapmaksāts rēķins.
Regulāri klienti un ikmēneša apkalpošana
Daudzi pakalpojumi tiek sniegti regulāri — biroja uzkopšana, iekārtu apkope, IT atbalsts, grāmatvedības vai juridiskās konsultācijas. Tad rēķins katru mēnesi ir gandrīz vienāds: tas pats klients, tas pats pakalpojums, varbūt cits daudzums. Billy klients un pakalpojums ar cenu jau ir saglabāti, tāpēc ikmēneša rēķins aizņem mazāk par minūti. Ja mēneša laikā bija papildu izsaukumi, pievienojiet tos kā atsevišķu rindu.
Materiāli un piegādātāju rēķini
Remonta, apkopes un uzstādīšanas darbos jūs pērkat materiālus un rezerves daļas, kas vēlāk tiek iekļautas klienta rēķinā. Piegādātāju rēķinus pārsūtiet uz organizācijas Billy e-pasta adresi vai nofotografējiet papīra čeku, un AI nolasīs piegādātāju, datumu un summu. Tā mēneša beigās redzat gan to, ko izrakstījāt klientiem, gan to, ko paši iztērējāt. Vairāk — lapā ienākošo rēķinu apstrāde.
Ja jūsu klienti ir uzņēmumi, ņemiet vērā, ka no 2028. gada 1. janvāra rēķini Latvijas uzņēmumiem būs jāizraksta kā strukturēti e-rēķini, kā noteikts Grāmatvedības likuma grozījumos. Billy rēķinu dati jau ir strukturēti, un e-rēķinu nosūtīšana uz e-adresi vai Peppol tīklu ir drīzumā — skat. e-rēķini 2028.
Komanda
Ja jums ir darbinieki, kas brauc pie klientiem, pievienojiet viņus kā lietotājus ar atbilstošu lomu. Viņi var ievadīt braucienus, degvielas čekus un darba stundas no telefona, bet jūs redzat kopainu. Lietotāju skaits nav ierobežots, tāpēc par katru jaunu darbinieku nav jāmaksā papildus. Ja jums ir ārpakalpojuma grāmatvedis, pievienojiet arī viņu — viņš redzēs izrakstītos un saņemtos rēķinus bez failu sūtīšanas pa e-pastu.
Cena
€9 + PVN mēnesī par organizāciju — neierobežots rēķinu un lietotāju skaits, autoparks un projekti iekļauti. Pirmās 14 dienas ir bez maksas, bankas karte nav vajadzīga. Pieslēdzieties ar Smart-ID vai eParakstu un izrakstiet pirmo rēķinu jau šodien.