Kāpēc rēķinu izrakstīšana online ir ērtāka
Rēķins Word vai Excel failā izskatās vienkārši, līdz brīdim, kad jāizraksta desmitais. Tad jāatrod iepriekšējā rēķina numurs, jāpārkopē klienta adrese, jāpārrēķina PVN un jāsaglabā fails ar saprotamu nosaukumu. Katrs no šiem soļiem ir iespēja kļūdīties.
Rēķinu izrakstīšana tiešsaistē šos soļus apvieno:
- Nav instalācijas — strādā pārlūkā, arī telefonā, kad esat pie klienta.
- Dati vienuviet — klienti, preces, pakalpojumi un visi iepriekšējie rēķini ir vienā sarakstā.
- Mazāk kļūdu — numurs, datums, PVN un kopsumma tiek aizpildīti automātiski.
- Vieglāk grāmatvedim — viņš var piekļūt rēķiniem pats, nevis gaidīt pielikumus e-pastā.
Rēķina izrakstīšana Billy: soli pa solim
1. Izvēlieties klientu vai ievadiet reģistrācijas numuru
Jaunam klientam pietiek ar reģistrācijas numuru. Billy ielasa uzņēmuma nosaukumu un juridisko adresi no Uzņēmumu reģistra un pārbauda, vai klients ir PVN maksātājs. Ja klients ir privātpersona, ievadiet vārdu un adresi ar roku.
2. Pievienojiet rindas
Izvēlieties preces vai pakalpojumus no sava saraksta vai ierakstiet jaunus. Norādiet daudzumu, mērvienību un cenu. Ja strādājat ar projektiem, rindas varat izveidot no uzskaitītajām darba stundām.
3. Pārbaudiet PVN un apmaksas termiņu
PVN likme tiek piemērota katrai rindai, un summas tiek aprēķinātas automātiski. Iestatiet apmaksas termiņu — piemēram, 14 dienas — un tas parādīsies rēķinā. Ja neesat PVN maksātājs, rēķins tiek izrakstīts bez PVN; par to vairāk gidā rēķins bez PVN.
4. Saglabājiet un nosūtiet
Rēķinam tiek piešķirts nākamais numurs secībā, tiek izveidots PDF, un to varat uzreiz nosūtīt klientam pa e-pastu no Billy vai lejupielādēt.
Pilnu procesu ar piemēriem atradīsiet gidā kā izrakstīt rēķinu.
Biežākās kļūdas, izrakstot rēķinus
| Kļūda | Kā no tās izvairīties |
|---|---|
| Atkārtots vai izlaists rēķina numurs | Automātiska, secīga numerācija |
| Nepareizs klienta nosaukums vai adrese | Dati no Uzņēmumu reģistra pēc reģ. numura |
| Nav norādīts klienta PVN numurs | PVN statusa pārbaude VID datubāzē |
| Kļūda PVN aprēķinā vai noapaļošanā | Summas aprēķina programma |
| Rēķins neatbilst darījumam (avanss, atlaide, atgriešana) | Izmantojiet pareizo dokumenta veidu — avansa rēķinu vai kredītrēķinu |
Ja kļūda jau ir nosūtītā rēķinā, to nelabo, pārrakstot veco failu. Tā vietā izraksta kredītrēķinu un, ja vajag, jaunu rēķinu. Avansa maksājumiem ir sava kārtība — skat. avansa rēķins.
Kuru dokumentu izrakstīt
Ne katrs maksājuma pieprasījums ir parasts rēķins. Pirms sākat, izvēlieties pareizo dokumenta veidu:
| Situācija | Dokuments |
|---|---|
| Prece piegādāta vai pakalpojums sniegts | Rēķins (PVN maksātājam — PVN rēķins) |
| Klients maksā iepriekš, pirms piegādes | Avansa rēķins, pēc piegādes — gala rēķins |
| Jāsamazina vai jāanulē jau izrakstīts rēķins | Kredītrēķins |
| Klientam vajag piedāvājumu ar cenu pirms pasūtījuma | Proforma rēķins (nav grāmatvedības dokuments) |
| Preces tiek pārvietotas vai nodotas kopā ar dokumentu | Pavadzīme |
Billy izrakstāt rēķinus ar vienu un to pašu klientu un preču sarakstu, tāpēc nav jāveido atsevišķas veidnes katram gadījumam.
Kas jānorāda rēķinā
PVN maksātāja rēķina obligātos rekvizītus nosaka PVN likuma 125. pants: piegādātāja un saņēmēja nosaukums, adrese un PVN numurs, rēķina numurs un datums, preču vai pakalpojumu apraksts un daudzums, summa bez PVN, PVN likme, PVN summa un kopsumma. Ja piegādes datums atšķiras no rēķina datuma, norāda arī to. Detalizēts saraksts ir gidā rēķina rekvizīti.
Billy veidnē šie lauki jau ir paredzēti, tāpēc jums nav jāatceras, kas jāieraksta.
Apmaksas termiņš un neapmaksātie rēķini
Izrakstīt rēķinu ir tikai puse darba — otra puse ir saņemt naudu. Dažus padomus, kas palīdz rēķiniem tikt apmaksātiem laikā:
- Norādiet skaidru apmaksas termiņu — konkrētu datumu vai dienu skaitu, piemēram, 14 dienas no rēķina datuma.
- Ierakstiet bankas kontu un maksājuma mērķi — klientam jāzina, ko rakstīt maksājumā, lai jūs atpazītu apmaksu.
- Sūtiet rēķinu uzreiz pēc darba pabeigšanas, nevis mēneša beigās kopā ar citiem.
- Sekojiet līdzi kavētajiem — Billy sarakstā redzat, kuri rēķini vēl nav apmaksāti un kuriem termiņš jau pagājis.
Ja līgumā ir paredzēti nokavējuma procenti, tos varat pieprasīt par katru kavēto dienu. Pirms to darāt, pārbaudiet, kas rakstīts līgumā ar konkrēto klientu.
Rēķinu izrakstīšana no telefona
Billy darbojas pārlūkā, tāpēc rēķinu varat izrakstīt arī no telefona — piemēram, uzreiz pēc darba pabeigšanas pie klienta. Pieslēdzieties ar Smart-ID, izvēlieties klientu, pievienojiet rindu un nosūtiet PDF uz klienta e-pastu. Dati ir tie paši, ko redzat datorā, tāpēc nav jāsinhronizē faili.
Izrakstīšana bez reģistrācijas: bezmaksas ģenerators
Ja jums vajag tikai vienu rēķinu vai vēlaties vispirms paskatīties, kā tas izskatās, izmantojiet bezmaksas rēķinu ģeneratoru. Tas darbojas bez reģistrācijas un izveido gan PDF, gan e-rēķina XML failu. Varat arī apskatīt rēķinu paraugus dažādiem gadījumiem.
Ģenerators ir piemērots vienreizējiem rēķiniem. Ja izrakstāt regulāri, programma ir ērtāka, jo atceras klientus, numurus un vēsturi.
Online rēķini un pāreja uz e-rēķiniem
PDF rēķins, kas nosūtīts pa e-pastu, ir elektronisks dokuments, bet tas nav strukturēts e-rēķins. Saskaņā ar Grāmatvedības likuma grozījumiem no 2028. gada 1. janvāra darījumos starp Latvijas uzņēmumiem būs jāizmanto strukturēti e-rēķini (EN 16931, Latvijā — Peppol BIS Billing 3.0), ko nosūta caur e-adresi vai Peppol piekļuves punktu. Rēķiniem budžeta iestādēm šī prasība ir spēkā jau kopš 2025. gada.
Tāpēc, izvēloties, kur izrakstīt rēķinus tagad, vērts domāt par to, vai tie paši dati vēlāk varēs kļūt par e-rēķinu. Billy rēķinu dati tiek glabāti strukturēti, un e-rēķinu nosūtīšana tieši no Billy uz e-adresi vai Peppol ir drīzumā. Vairāk par pāreju lasiet lapā e-rēķini 2028.
Cik maksā
Billy maksā €9 + PVN mēnesī par organizāciju ar neierobežotu rēķinu un lietotāju skaitu. Pirmās 14 dienas ir bez maksas, un bankas karte nav vajadzīga. Pieslēgties varat ar Smart-ID vai eParakstu, un jūsu uzņēmumi tiks atrasti Uzņēmumu reģistrā automātiski.
Pirmais rēķins piecās minūtēs
- Pieslēdzieties ar Smart-ID vai eParakstu un izvēlieties savu uzņēmumu.
- Pievienojiet logotipu, bankas kontu un, ja esat PVN maksātājs, PVN numuru.
- Ievadiet klienta reģistrācijas numuru — rekvizīti aizpildīsies paši.
- Pievienojiet pakalpojumu vai preci, pārbaudiet summas un apmaksas termiņu.
- Nosūtiet rēķinu klientam pa e-pastu vai lejupielādējiet PDF.
Nākamais rēķins tam pašam klientam aizņems vēl mazāk laika, jo klients un pakalpojumi jau būs saglabāti.