Īsumā: galvenā atšķirība
| Rēķins | Pavadzīme | |
|---|---|---|
| Mērķis | Aicina samaksāt un apliecina darījumu grāmatvedībā | Apliecina preču nodošanu un pārvietošanu |
| Kad lieto | Precēm un pakalpojumiem | Tikai precēm |
| Cena un summa | Obligāta | Var nebūt (ja dokuments nav arī rēķins) |
| Paraksts | Saņemtam rēķinam samaksai var nebūt | Papīra pavadzīmei — abu pušu paraksti |
| Regulējums | Grāmatvedības likuma 11. pants, PVN likums | Grāmatvedības likuma 12. pants, MK noteikumu Nr. 877 40.–47. punkts |
Ja pārdodat tikai pakalpojumus (konsultācijas, IT, remontu bez materiāliem), pavadzīme jums nav vajadzīga — pietiek ar rēķinu. Ja pārdodat preces, jautājums ir, vai vajag atsevišķu pavadzīmi vai pietiek ar apvienotu dokumentu.
Kas ir rēķins
Rēķins ir attaisnojuma dokuments, kas apliecina saimnieciskā darījuma esību. Tā rekvizīti noteikti Grāmatvedības likuma 11. panta piektajā daļā: dokumenta nosaukums, datums, numurs, ziņas par izrakstītāju un saņēmēju, darījuma apraksts un vērtība. PVN maksātāja rēķinam ir papildu rekvizīti pēc PVN likuma — tad tas ir PVN rēķins.
Detalizēti — gidā rēķina rekvizīti.
Kas ir pavadzīme
Pavadzīme ir preču piegādes dokuments. VID to raksturo kā apliecinājumu saimnieciskā darījuma un preču aprites izsekojamībai, lai noteiktu preču izcelsmi un piederību preču izsniegšanas un saņemšanas vietās (VID prezentācija par attaisnojuma dokumentiem). Prasības noteiktas Grāmatvedības likuma 12. panta pirmajā daļā un Ministru kabineta 2021. gada 21. decembra noteikumu Nr. 877 "Grāmatvedības kārtošanas noteikumi" 40.–47. punktā.
Būtiskākais par pavadzīmes saturu:
- tajā ir ziņas par nosūtītāju un saņēmēju, preču nosaukums un daudzums, datums un numurs;
- preču vienības cena un darījuma vērtība naudas izteiksmē nav obligāta, ja dokuments kalpo tikai preču pavadīšanai;
- personas kods privātpersonai — saņēmējam nav obligāts;
- tipiski norāda arī iekraušanas un izkraušanas vietu un transportlīdzekli.
Paraksts uz pavadzīmes
Papīra pavadzīmei nosūtītājam jāsaņem no saņēmēja pašrocīgi parakstīts oriģināls. Ja pavadzīme sagatavota elektroniski, to var parakstīt ar drošu elektronisko parakstu, ar elektronisko parakstu vai apliecināt (autorizēt) sistēmā, par ko puses vienojušās — piemēram, ar atzīmi apstrādes sistēmā, ko veic lietotājs ar savu lietotājvārdu un paroli. Abām pusēm jāsaņem informācija par apliecināšanu (MK noteikumu Nr. 877 42. punkts, VID skaidrojums).
Kad pavadzīmi var nesagatavot
MK noteikumu Nr. 877 45.–47. punkts paredz gadījumus, kad preču piegādes dokuments nav vajadzīgs:
- ja samaksu par precēm apliecina kases čeks (tipiski veikalā);
- ja kravu pārvadā, pamatojoties uz starptautiskiem vai iekšzemes pārvadājumu dokumentiem (piemēram, CMR);
- lauksaimniecības produkcijas ražotājiem — par preču izsniegšanu savai struktūrvienībai vai glabāšanas vietai.
Pavadzīme-rēķins: divi vienā
Latvijā ļoti izplatīts ir apvienotais dokuments "Preču pavadzīme-rēķins". Tas ir atļauts: attaisnojuma dokumentu var izmantot arī kā preču piegādes dokumentu, ja tajā ietver abu dokumentu rekvizītus (MK noteikumu Nr. 877 42. punkts un 43.2. apakšpunkts).
Apvienotajā dokumentā tātad jābūt:
- visiem rēķina rekvizītiem — cenai, summai, PVN (ja esat PVN maksātājs), apmaksas termiņam;
- pavadzīmes datiem — iekraušanas un izkraušanas adresei, transportlīdzeklim vai pārvadātājam, ja preces tiek vestas;
- parakstam vai elektroniskai apliecināšanai par preču nodošanu un saņemšanu.
Piemērs: būvmateriālu piegāde
SIA "Koka nami" piegādā SIA "Jumts" kokmateriālus ar savu kravas auto.
| Prece | Mērv. | Daudz. | Cena | Summa |
|---|---|---|---|---|
| Ēvelēts dēlis 28×145 | m | 300 | 2,10 EUR | 630,00 EUR |
| Brusa 45×95 | m | 120 | 3,40 EUR | 408,00 EUR |
| Summa bez PVN | 1038,00 EUR | |||
| PVN 21 % | 217,98 EUR | |||
| Kopā apmaksai | 1255,98 EUR |
Papildus: iekraušanas adrese (noliktava Ogrē), izkraušanas adrese (objekts Siguldā), transportlīdzekļa numurs, vadītājs, preču nodevēja un saņēmēja paraksti. PVN aprēķinu varat pārbaudīt ar PVN kalkulatoru.
Ja šos pašus kokmateriālus izmantotu būvniecības pakalpojumā starp PVN maksātājiem, var būt jāpiemēro iekšzemes reversais PVN — skat. reversais PVN.
Kad izmantot ko — praktiskais ceļvedis
| Situācija | Ieteicamais dokuments |
|---|---|
| Sniedz tikai pakalpojumu | Rēķins |
| Pārdod preces, klients maksā uzreiz kasē | Kases čeks (pavadzīme nav vajadzīga) |
| Pārdod un piegādā preces, apmaksa vēlāk | Pavadzīme-rēķins |
| Preces nodod uzreiz, rēķinu sūta mēneša beigās par visām piegādēm | Pavadzīmes katrai piegādei + kopējs rēķins |
| Preces pārvieto starp savām noliktavām | Iekšējā pavadzīme (bez cenas) |
| Preces ved pārvadātājs ar CMR | CMR + rēķins |
| Klients maksā avansu pirms piegādes | Avansa rēķins, pēc piegādes — pavadzīme-rēķins |
Pieņemšanas-nodošanas akts — trešais dokuments
Pakalpojumiem pavadzīmes lomu bieži pilda pieņemšanas-nodošanas akts. Tas apliecina, ka darbs ir padarīts un klients to ir pieņēmis, — piemēram, remonts, programmatūras versija, konsultāciju cikls. Grāmatvedības likuma 11. panta astotās daļas 2. punkts paredz, ka arī aktu, ko cits uzņēmums izsniedz pakalpojuma pieņemšanai, saņēmējs var apliecināt savā noteiktajā kārtībā bez izrakstītāja paraksta (VID skaidrojums).
Kopsavilkums par trim dokumentiem:
| Dokuments | Ko apliecina | Kad vajadzīgs |
|---|---|---|
| Rēķins | Pienākumu samaksāt | Vienmēr, ja ir apmaksa |
| Pavadzīme | Preču nodošanu un pārvietošanu | Preču piegādēs |
| Pieņemšanas-nodošanas akts | Darba vai pakalpojuma pieņemšanu | Projektos, būvdarbos, IT izstrādē — pēc vienošanās |
Akts nav obligāts katram pakalpojumam, bet tas ir spēcīgs pierādījums, ja vēlāk rodas strīds par to, vai darbs padarīts. Vairāk par strīdiem — gidā neapmaksāts rēķins.
Piegādes datums un PVN
PVN maksātājam pavadzīme ir svarīga arī nodokļa dēļ. PVN par preču piegādi parasti jāaprēķina tajā periodā, kad preces piegādātas, nevis tad, kad samaksāts. Ja preces nodotas 30. septembrī, bet rēķins izrakstīts 3. oktobrī, pavadzīmes datums parāda, ka darījums attiecas uz septembri. Tāpēc pavadzīmē un pavadzīmē-rēķinā vienmēr norādiet preču nodošanas datumu, ja tas atšķiras no dokumenta datuma.
Ja izmantojat apvienoto dokumentu un preces nododat tajā pašā dienā, kad izrakstāt dokumentu, pietiek ar vienu datumu.
Iekšējā pavadzīme
Ja preces pārvieto starp savām noliktavām, veikaliem vai struktūrvienībām, īpašnieks nemainās un samaksas nav. Tad izmanto iekšējo pavadzīmi: tajā ir nosūtītāja un saņēmēja vieta, preces un daudzums, atbildīgās personas un paraksti vai apliecinājums. Cena un vērtība nav obligāta. Iekšējās pavadzīmes palīdz krājumu uzskaitē un inventarizācijā noskaidrot, kur prece atrodas.
Pārvadājumi un CMR
Ja preces ved pārvadātājs, papildus jūsu dokumentam bieži tiek noformēta pārvadājuma pavadzīme — starptautiskos pārvadājumos tā ir CMR. MK noteikumi Nr. 877 ļauj preču piegādes dokumentu nesagatavot, ja kravas transportēšana notiek, pamatojoties uz starptautiskiem vai iekšzemes pārvadājumu dokumentiem. Rēķinu tomēr vajag vienmēr, un rēķinā ieteicams atsaukties uz CMR numuru, lai dokumentus varētu sasaistīt.
Ja paši esat pārvadātājs un vedat preces ar savu auto, ceļazīme apliecina braucienu, bet ne preču nodošanu. Par ceļazīmēm — gidā ceļazīmes aizpildīšana.
Biežākās kļūdas
- Pavadzīme pakalpojumam. Pakalpojumam pavadzīme nav vajadzīga; ja to izrakstāt, tas rada tikai neskaidrības. Darbu pieņemšanai der rēķins un, ja vajag, pieņemšanas-nodošanas akts.
- Nav saņēmēja paraksta. Papīra pavadzīme bez saņēmēja paraksta neapliecina, ka preces nodotas. Strīda gadījumā tas ir vājākais punkts.
- Divi numuri vienam darījumam. Ja izrakstāt pavadzīmi-rēķinu, nerakstiet par to pašu piegādi vēl atsevišķu rēķinu — tā būs dubulta uzskaite.
- Nepareiza secība. Ja preces tiek nodotas vairākkārt, katrai piegādei vajag savu pavadzīmi, bet kopējā rēķinā atsaucieties uz pavadzīmju numuriem.
E-rēķini un pavadzīmes no 2028. gada
No 2028. gada 1. janvāra rēķiniem starp Latvijas uzņēmumiem jābūt strukturētiem e-rēķiniem. Pavadzīmes datus (piegādes adresi, datumu) Peppol e-rēķinā var iekļaut kā piegādes informāciju, tāpēc apvienotais dokuments e-rēķinu laikmetā kļūst vēl ērtāks. Vairāk — lapā e-rēķini.
Paraugs un ģenerators
Gatava veidne ir lapā pavadzīmes paraugs. Bezmaksas rēķinu ģeneratorā varat izvēlēties dokumenta veidu "pavadzīme", pievienot iekraušanas un izkraušanas adresi un transportlīdzekli, un lejupielādēt PDF vai e-rēķina XML bez reģistrācijas. Billy (9 EUR + PVN mēnesī, 14 dienas bez maksas) šos dokumentus numurē automātiski un klienta rekvizītus ielasa no Uzņēmumu reģistra.