Definīcija
Proforma rēķins (no latīņu pro forma — "formas pēc") ir provizorisks rēķins, ko pārdevējs nosūta pircējam pirms darījuma, lai apstiprinātu preces, daudzumu, cenu un piegādes nosacījumus. Tas nav attaisnojuma dokuments un nerada ne ieņēmumus, ne PVN saistības.
Kad lieto proforma rēķinu
- Klientam iekšēji jāsaskaņo pirkums ar vadību vai jāsaņem budžeta apstiprinājums.
- Preču eksportā muitai vai bankai vajag dokumentu ar gaidāmo vērtību.
- Klients grib redzēt galīgo cenu ar piegādi un PVN, pirms apstiprina pasūtījumu.
- Iepirkumos un piedāvājumos, kur jāiesniedz cenas aprēķins.
Proforma, avansa rēķins un rēķins
| Proforma | Avansa rēķins | Rēķins | |
|---|---|---|---|
| Mērķis | Piedāvājums | Priekšapmaksa | Samaksa par piegādāto |
| Iegrāmato | Nē | Jā | Jā |
| PVN saistības | Nē | Parasti jā | Jā |
| Numurs rēķinu sērijā | Nē | Jā | Jā |
Ja pēc proformas klients samaksā, jūs izrakstāt īstu rēķinu vai avansa rēķinu ar numuru savā rēķinu sērijā. Proformai ieteicams lietot atsevišķu numerāciju, piemēram, PF-2026-012, lai tā nesajauktos ar grāmatvedības dokumentiem.
Piemērs
Uzņēmums vēlas pasūtīt 20 portatīvos datorus. Piegādātājs nosūta proforma rēķinu par 18 000 eiro ar PVN. Klienta finanšu direktors to apstiprina, un piegādātājs izraksta avansa rēķinu par 50 %. Proforma paliek tikai kā sarakstes dokuments.
Biežākās kļūdas
- Proformu nosūta ar parastu rēķina numuru, un tā nonāk klienta grāmatvedībā.
- Dokumentā nav skaidri rakstīts "Proforma rēķins", tāpēc klients to apmaksā kā rēķinu.
- Pēc samaksas netiek izrakstīts īstais rēķins.
Proforma un e-rēķini
Proforma rēķins paliek ārpus obligāto e-rēķinu prasībām, jo tas nav grāmatvedības dokuments. Peppol tīklā proformu nesūta kā rēķinu — to parasti nosūta kā PDF e-pastā. Kad klients piekrīt un tiek izrakstīts īstais rēķins, tam gan jāatbilst e-rēķinu prasībām: darījumos ar budžeta iestādēm jau tagad, bet starp uzņēmumiem no 2028. gada 1. janvāra.
Saistītie termini
Avansa rēķins, PVN rēķins, apmaksas termiņš. Par pareizu numerāciju lasiet gidā Rēķinu numerācija.