Rēķins, ko izraksta pašnodarbinātais

Vai fiziska persona var izrakstīt rēķinu?

Īsā atbilde: jā, ja tā ir reģistrēta kā saimnieciskās darbības veicēja. Rēķins ir attaisnojuma dokuments, ar kuru jūs apliecināt saimniecisko darījumu, un tā izrakstīšana pati par sevi neprasa SIA vai individuālo komersantu. Taču, lai regulāri pārdotu preces vai sniegtu pakalpojumus un par tiem izrakstītu rēķinus, jums pirms darbības uzsākšanas jāreģistrējas Valsts ieņēmumu dienestā.

VID norāda, ka saimnieciskās darbības veicējs reģistrējas pirms darbības uzsākšanas, norādot darbības jomu. Reģistrācija ir bez maksas un notiek VID Elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) (VID: kā reģistrēt un veikt saimniecisko darbību). Ikdienā šādu personu sauc par pašnodarbināto.

Bez reģistrācijas fiziska persona var saņemt ienākumus, piemēram, pēc autorlīguma vai darba līguma, bet tad dokumentus sagatavo un nodokļus ietur izmaksātājs, nevis jūs paši ar rēķinu.

Trīs veidi, kā fiziska persona saņem samaksu

Galvenā atšķirība: ar rēķinu jūs uzņematies grāmatvedību un nodokļu deklarēšanu paši, bet autoratlīdzības gadījumā to dara izmaksātājs. Saimnieciskās darbības veicējs reģistrācijā var izvēlēties nodokļu maksāšanas veidu: iedzīvotāju ienākuma nodoklis no saimnieciskās darbības, autoratlīdzība noteiktiem darbības veidiem vai mikrouzņēmumu nodoklis (VID: pašnodarbinātie).

Autoratlīdzība vai rēķins?

Ja rakstāt tekstus vai veidojat dizainu vienam pasūtītājam reizi gadā, vienkāršāk var būt slēgt autorlīgumu: pasūtītājs ietur nodokli, un jums nekas nav jāreģistrē. Ja klientu ir vairāki un darbs ir regulārs, izdevīgāk un pārskatāmāk ir reģistrēties un rakstīt rēķinus — tad varat arī attiecināt savus izdevumus (datoru, programmatūru, telefonu) uz saimniecisko darbību.

Konkrētas nodokļu likmes un sociālo iemaksu apmērs mainās gandrīz katru gadu, tāpēc pirms izvēles pārbaudiet aktuālo informāciju VID mājaslapā vai konsultējieties ar grāmatvedi.

Kas jānorāda pašnodarbinātā rēķinā

Pašnodarbinātā rēķinam ir tie paši rekvizīti, kas jebkuram attaisnojuma dokumentam pēc Grāmatvedības likuma 11. panta piektās daļas. Atšķiras tikai ziņas par izrakstītāju. VID skaidrojumā par attaisnojuma dokumentiem teikts, ka fiziskai personai, kas veic saimniecisko darbību un nav individuālais komersants, jānorāda vārds, uzvārds un nodokļu maksātāja reģistrācijas kods (VID prezentācija par attaisnojuma dokumentiem).

Obligāti:

1. Dokumenta nosaukums — "Rēķins".
2. Datums un unikāls numurs (rēķinu numerācija).
3. Jūsu vārds, uzvārds un nodokļu maksātāja reģistrācijas kods (parasti tas sakrīt ar personas kodu).
4. Klienta nosaukums un reģistrācijas numurs, ja tas ir uzņēmums; ja privātpersona — vārds un uzvārds. Klienta personas kodu norāda tikai tad, ja klients to prasa vai to paredz cits normatīvais akts.
5. Pakalpojuma vai preces apraksts, daudzums, cena un kopsumma.
6. Paraksts — ja vien nav piemērojams kāds no izņēmumiem (skat. rēķins bez paraksta).

Ieteicams, lai klientam būtu vieglāk samaksāt: bankas konts (IBAN), apmaksas termiņš, adrese un, ja neesat PVN maksātājs, piezīme "Izrakstītājs nav reģistrēts PVN maksātājs".

Pilns rekvizītu saraksts ir gidā rēķina rekvizīti.

Piemērs: tulkotājas rēķins

Pašnodarbinātā tulkotāja Anna Bērziņa tulko līgumu tekstus SIA "Kokmājas".

Rēķina augšā: "Anna Bērziņa, nodokļu maksātāja reģ. kods XXXXXX-XXXXX" (piemērs), zem tabulas: "Summa vārdiem: divi simti četrdesmit seši eiro, 00 centi. Izrakstītāja nav PVN maksātāja. Apmaksas termiņš: 14 dienas."

Ja Anna sāks tulkot arī Vācijas aģentūrai, viņai būs jāreģistrējas PVN maksātāju reģistrā vēl pirms pirmā pakalpojuma, jo pakalpojumi ES PVN maksātājiem prasa reģistrāciju neatkarīgi no apgrozījuma (VID par PVN reģistrāciju). Vairāk — gidā PVN reģistrācija.

Skaidra nauda un kases čeks

Ja klients maksā ar pārskaitījumu, darījumu elektroniskajā ierīcē (kases aparātā) nereģistrē. Ja pieņemat skaidru naudu vai karti no privātpersonām, uz jums var attiekties Ministru kabineta noteikumi Nr. 96 par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektroniskajām ierīcēm: atkarībā no darbības veida jālieto kases aparāts vai jāizsniedz VID reģistrētas kvītis (agrāk tās sauca par stingrās uzskaites kvītīm). Izņēmumi ir noteikti šo noteikumu 82.–85. punktā, un tie pēdējos gados mainīti vairākkārt, tāpēc pārbaudiet savu gadījumu VID. Rēķins un kvīts nav viens un tas pats: rēķins ir pieprasījums samaksāt, kvīts vai čeks apliecina, ka samaksa saņemta.

PVN un pašnodarbinātais

Lielākā daļa pašnodarbināto sāk kā ne-PVN maksātāji. Tas nozīmē, ka rēķinā nav PVN numura un PVN summas. PVN reģistrācija kļūst obligāta, kad:

• kalendāra gada apgrozījums pārsniedz 50 000 EUR;
• jūs sniedzat pakalpojumu citas ES valsts PVN maksātājam;
• jūs saņemat pakalpojumu no ārvalstu uzņēmuma, kura sniegšanas vieta ir Latvija (piemēram, reklāma sociālajos tīklos vai platformu pakalpojumi), — šim gadījumam ir arī īpašā reģistrācijas kārtība, ja apgrozījums ir mazs.

Detalizēti par rēķinu bez nodokļa — gidā rēķins bez PVN.

Rēķinu uzskaite un ieņēmumi

Rēķina izrakstīšana ir tikai puse darba. Pašnodarbinātajam, kas maksā iedzīvotāju ienākuma nodokli no saimnieciskās darbības, ienākumi un izdevumi jāuzskaita visa gada garumā un pēc tam jādeklarē gada ienākumu deklarācijā. Praktiski tas nozīmē:

• katram rēķinam — unikāls numurs secīgi. Ja numurs izlaists vai atkārtojas, VID pārbaudē būs jāpaskaidro, kāpēc. Ērtākā sistēma ir prefikss un gads, piemēram, AB-2026-001, AB-2026-002;
• ieņēmumu reģistrs. Katru rēķinu un katru saņemto maksājumu ierakstiet ieņēmumu un izdevumu uzskaitē. Ja klients samaksā daļēji, uzskaitiet, cik vēl ir parādā;
• izdevumu dokumenti. Saglabājiet čekus un rēķinus par saimnieciskajai darbībai vajadzīgajiem iepirkumiem — tie samazina ar nodokli apliekamo ienākumu;
• dokumentu glabāšana. Attaisnojuma dokumenti jāglabā likumā noteikto laiku; elektroniski saņemtos un izrakstītos rēķinus glabā elektroniski, nevis tikai izdrukā.

Ja kļūdāties jau nosūtītā rēķinā, nelabojiet PDF un neizrakstiet jaunu ar to pašu numuru. Izrakstiet kredītrēķinu, kas anulē kļūdaino, un pēc tam jaunu rēķinu ar nākamo numuru.

Avanss un ilgtermiņa projekti

Ja projekts ilgst vairākus mēnešus vai klients ir jauns, nebaidieties prasīt avansu. Pašnodarbinātajam viens neapmaksāts liels rēķins var nozīmēt mēneša ienākumu zaudējumu. Izrakstiet avansa rēķinu, piemēram, par 30–50 % no summas, un pēc darba nodošanas — gala rēķinu par atlikumu, atsaucoties uz avansa rēķina numuru.

Piemērs. Mājaslapas izstrāde par 2000 EUR:

Gala rēķinā norādiet pilnu darba vērtību, samaksāto avansu un atlikumu apmaksai, lai klientam un jums būtu skaidrs, ka abi dokumenti attiecas uz vienu darījumu. Ja klients kavē samaksu, rīcības plāns ir gidā neapmaksāts rēķins.

No 2028. gada — e-rēķini

Grozījumi Grāmatvedības likumā paredz, ka no 2028. gada 1. janvāra rēķini darījumos starp uzņēmumiem Latvijā būs jāizraksta kā strukturēti e-rēķini. Tas attiecas arī uz saimnieciskās darbības veicējiem, kas izraksta rēķinus uzņēmumiem. PDF, kas nosūtīts e-pastā, strukturēts e-rēķins nav. Laikus pārliecinieties, ka jūsu rēķinu rīks prot izveidot e-rēķinu Peppol formātā.

Kā ātri izrakstīt pirmo rēķinu

Gatava veidne ir lapā pašnodarbinātā rēķina paraugs. Ja gribat uzreiz PDF un e-rēķina XML, izmantojiet bezmaksas rēķinu ģeneratoru — reģistrācija nav vajadzīga, summa vārdiem tiek pievienota automātiski.

Ja rēķini kļūst regulāri, Billy (9 EUR + PVN mēnesī, 14 dienas bez maksas) uztur automātisku numerāciju un pēc reģistrācijas numura pats ielasa klienta rekvizītus no Uzņēmumu reģistra. Vairāk par to, kā Billy palīdz pašnodarbinātajiem, — lapā risinājumi pašnodarbinātajiem.