Kā rēķini rodas IT uzņēmumā
Programmatūras izstrādes, dizaina, konsultāciju un uzturēšanas uzņēmumos rēķini parasti ir vienā no trim veidiem:
| Modelis | Kā izrakstīt rēķinu |
|---|---|
| Laiks un materiāli (stundas × likme) | Katru mēnesi pēc nostrādātajām stundām projektā |
| Fiksēta cena | Pa posmiem vai ar avansa maksājumu projekta sākumā |
| Uzturēšana vai abonements | Vienāda summa katru mēnesi, plus papildu stundas, ja ir |
Lielākā problēma ir pirmais modelis. Izstrādātāji stundas pieraksta dažādās vietās — uzdevumu sistēmā, tabulā, piezīmēs —, un projektu vadītājs mēneša beigās tās saskaita manuāli. Kļūda stundu kopsavilkumā nozīmē vai nu zaudētu ienākumu, vai neapmierinātu klientu.
Billy IT uzņēmumam
Projekti un darba laika uzskaite
Izveidojiet projektu katram klientam vai līgumam. Komandas locekļi uzskaita savu darba laiku projektā, un jūs redzat, cik stundu nostrādāts šomēnes un kopā.
Kanban dēlis uzdevumiem
Mazām komandām nav vajadzīga atsevišķa uzdevumu pārvaldības sistēma tikai tāpēc, lai redzētu, kas notiek. Billy kanban dēlī uzdevumi ir sasaistīti ar tiem pašiem projektiem, kuros tiek uzskaitīts laiks.
Rēķins no projekta darba stundām
Mēneša beigās izveidojiet rēķinu no projekta nostrādātajām stundām. Rindas ar stundām un likmi tiek aizpildītas automātiski, klienta rekvizīti tiek ielasīti no Uzņēmumu reģistra pēc reģistrācijas numura, un rēķinam tiek piešķirts nākamais numurs. PDF nosūtiet klientam pa e-pastu tieši no Billy.
Fiksētas cenas un uzturēšanas līgumi
Arī tad, ja klientam izrakstāt fiksētu summu, stundu uzskaite ir vērtīga. Tā parāda, vai projekts ir rentabls: ja fiksētās cenas projektā nostrādāts divreiz vairāk stundu nekā plānots, nākamajā piedāvājumā to ņemsiet vērā. Uzturēšanas līgumos, kur mēneša maksā iekļauts noteikts stundu skaits, Billy redzat, cik stundu jau izlietots, un papildu stundas varat iekļaut rēķinā kā atsevišķu rindu.
Avansa maksājumiem projekta sākumā izmantojiet avansa rēķinu, bet, ja projekts tiek apturēts vai apjoms samazināts, jau izrakstīto rēķinu koriģējiet ar kredītrēķinu.
Ārvalstu klienti un PVN
Daudzi Latvijas IT uzņēmumi strādā galvenokārt ar klientiem ārzemēs. Tas maina rēķina saturu:
- Valoda. Rēķins parasti tiek izrakstīts angļu valodā — skat. rēķina paraugu angļu valodā.
- PVN. Pakalpojumiem citas ES valsts PVN maksātājam parasti tiek piemērota nodokļa apgrieztā maksāšana, un rēķinā norāda abu pušu PVN numurus un atbilstošu atsauci. Bezmaksas rēķinu ģeneratorā šim gadījumam ir PVN režīms "ES klients, reversā PVN". Detalizēti — gidā reversais PVN un PVN likumā.
- Valūta. Ja līgums ir ASV dolāros vai citā valūtā, grāmatvedībā summu pārrēķina eiro pēc kursa. Kursu konkrētā datumā varat pārbaudīt ar ECB kursa kalkulatoru.
Visu par rēķiniem ārzemju klientiem atradīsiet gidā rēķins ārvalstu klientam.
Ienākošie rēķini: mākoņi, licences, apakšuzņēmēji
IT uzņēmuma izdevumi bieži ir desmitiem nelielu abonementu — mākoņpakalpojumi, izstrādes rīki, licences, domēni — plus apakšuzņēmēju un ārštata izstrādātāju rēķini. Šie rēķini parasti pienāk uz tā darbinieka e-pastu, kurš abonementu pieteica, un grāmatvedis par tiem uzzina pēdējais.
Billy katrai organizācijai ir sava e-pasta adrese ienākošajiem rēķiniem. Norādiet to abonementu norēķinu iestatījumos vai iestatiet automātisku pārsūtīšanu, un AI nolasīs piegādātāju, numuru, datumu, termiņu un summu. Vairāk — lapā ienākošo rēķinu apstrāde.
Ārštata izstrādātāji un apakšuzņēmēji
Daudzas IT komandas strādā ar ārštata izstrādātājiem, kuri ir pašnodarbinātie un katru mēnesi izraksta rēķinu par savām stundām. Ja viņi arī uzskaita laiku jūsu Billy projektā, jums ir ko salīdzināt ar viņu rēķinu, un viņu rēķins nonāk tajā pašā ienākošo rēķinu sarakstā. Pašnodarbinātajiem pašiem Billy ir piemērots kā rēķinu rīks — skat. risinājumu pašnodarbinātajiem.
Komanda un piekļuves
IT uzņēmumā ne visiem vajag redzēt finanses. Izstrādātājam vajag piekļuvi projektiem un darba laikam, projektu vadītājam — arī rēķiniem, bet grāmatvedim — visiem izejošajiem un ienākošajiem dokumentiem. Billy lietotāju skaits nav ierobežots, un katram varat piešķirt savu lomu. Pieslēgšanās notiek ar Smart-ID vai eParakstu, bez atsevišķām parolēm.
Dati tiek glabāti serveros Eiropas Savienībā atbilstoši GDPR — tas ir svarīgi, ja jūsu klienti savos līgumos prasa, lai piegādātāju dati paliktu ES.
E-rēķini un 2028. gads
Darījumos ar Latvijas uzņēmumiem no 2028. gada 1. janvāra būs obligāti strukturētie e-rēķini (Peppol BIS Billing 3.0), kā noteikts Grāmatvedības likuma grozījumos. Ārvalstu klientiem šī Latvijas prasība neattiecas, bet Peppol tīkls darbojas arī citās valstīs, un daļa lielo klientu jau tagad prasa e-rēķinus. Billy rēķinu dati ir strukturēti, un e-rēķinu nosūtīšana uz e-adresi vai Peppol tīklu ir drīzumā. Vairāk — e-rēķini 2028.
Cena
€9 + PVN mēnesī par organizāciju, neierobežots rēķinu un lietotāju skaits — tātad cena nemainās, kad komanda aug no trim uz piecpadsmit cilvēkiem. Pirmās 14 dienas ir bez maksas, bankas karte nav vajadzīga. Sāciet ar vienu projektu: izveidojiet to, palūdziet komandai nedēļu uzskaitīt laiku un mēneša beigās izrakstiet pirmo rēķinu no stundām — tad redzēsiet, cik laika tas ietaupa salīdzinājumā ar tabulām.